सभी विभागों को संचालित करने और उनकी देखरेख करने में मदद करने के लिए एक योग्य प्रबंधक होना एक सफल व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा है। उदाहरण के लिए, क्रय विभाग को चलाने के लिए एक प्रबंधक की आवश्यकता होती है। यदि आप उस प्रबंधक के रूप में होते हैं, तो आपको यह समझने की आवश्यकता है कि व्यवसाय के लिए क्रय विभाग क्या करता है। सीधे शब्दों में कहें तो, क्रय विभाग व्यवसाय की खरीदारी करने के लिए जिम्मेदार है, जिसमें उपकरण, आपूर्ति और कुछ भी शामिल है जो व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यक है। प्रबंधक को व्यवसाय के लिए इस महत्वपूर्ण नौकरी समारोह के हर पहलू की देखरेख करने की आवश्यकता है।
विस्तृत रिकॉर्ड रखें। कर उद्देश्यों के लिए, व्यवसायों को खरीदे गए सभी खर्चों और वस्तुओं के बारे में बहुत सावधानी से रखने की आवश्यकता है। आपकी सभी खरीद की हार्ड कॉपी और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने के लिए कंपनी के लेखा विभाग के साथ मिलकर काम करें। रिकॉर्ड रखने और दाखिल करने के अपने विशिष्ट तरीके पर अपने विभाग के सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें।
अग्रिम योजना। जब खरीद करने की बात आती है, तो जितनी जल्दी हो सके उतना बेहतर होगा। एक विशिष्ट कर्मचारी या कर्मचारियों के समूह को असाइन करें जो आपके विभाग की खरीद को विनियमित करने और फिर से व्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छा समय निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, आप और आपकी टीम यह निर्णय ले सकती है कि कार्यालय के लिए स्याही को पुनः व्यवस्थित करने का एक अच्छा समय है जब आपूर्ति कक्ष में प्रति प्रिंटर केवल एक अतिरिक्त स्याही कारतूस बचा हो।
जितनी जल्दी हो सके उचित खरीद आदेश की प्रक्रिया करें। आपके विभाग के कर्मचारियों का एक हिस्सा अन्य विभागों से भेजे गए खरीद आदेशों के प्रसंस्करण के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। उदाहरण के लिए, विपणन विभाग को आदेशित एक नए कंप्यूटर की आवश्यकता हो सकती है। जब तक आप खरीद आदेश प्राप्त करते हैं, तब तक खरीद पहले ही अनुमोदित हो चुकी होगी। इसलिए, आपकी टीम आइटम खरीदने और खर्च को ट्रैक करने पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
क्रय विभाग का प्रबंधन करते समय अच्छे निर्णय का उपयोग करें। आपके प्रमुख कार्य में से एक खरीद आदेशों को संसाधित करना है। हालाँकि, आपको इस बात पर भी ध्यान देना चाहिए कि आप क्या आदेश दे रहे हैं। कुछ कंपनियों में, भवन के विभिन्न अन्य विभाग आपसे अत्यधिक या अनावश्यक खरीद का अनुरोध कर सकते हैं जो आप बनाने की उम्मीद कर रहे हैं। यदि आप इस प्रकार की खरीद को देखते हैं, तो आपको अपनी श्रेष्ठता, मुख्य वित्तीय अधिकारी, व्यवसाय के स्वामी या निदेशक मंडल को सूचित करना चाहिए, जो आपकी कंपनी में पदानुक्रम के आधार पर होता है।
