कुछ बिंदु पर, अधिकांश व्यावसायिक पेशेवरों को एक बैठक के लिए एक प्रस्तुति देने की आवश्यकता होगी। प्रस्तुति अधिक अनौपचारिक हो सकती है, अगर कोई व्यक्ति अपने विभाग के साथ मिलता है, या कंपनी की व्यापक बैठकों या सम्मेलनों में बेहद औपचारिक होता है। प्रस्तुतियों को तैयार करने में बहुत समय लग सकता है। इसके अतिरिक्त, आमतौर पर लोग प्रस्तुति से पहले थोड़ा घबरा जाते हैं। हालांकि, कुछ महत्वपूर्ण मीटिंग प्रस्तुति युक्तियां हैं जो किसी को भी अत्यधिक प्रभावशाली प्रस्तुति देने में मदद कर सकती हैं।
सही ऑडियंस का चयन करें
आपकी बैठक और प्रस्तुति के लिए सही दर्शकों का चयन करें, लेख के अनुसार "Businessknowhow.com पर व्यावसायिक प्रस्तुतियाँ बनाना"। उन सभी कर्मचारियों के बारे में सोचें जो आपकी नौकरी और प्रस्तुति को प्रभावित करते हैं। यदि आप एक विपणन अनुसंधान निदेशक हैं, तो अपनी बैठक में प्रमुख ब्रांड, विज्ञापन, उत्पाद विकास और वित्तीय निदेशकों और प्रबंधकों को आमंत्रित करें। ईमेल द्वारा कम से कम कुछ सप्ताह पहले सभी को सूचित करें। बैठक के प्रमुख उद्देश्यों और लगभग कितने समय तक बैठक चलेगी, इसके बारे में लोगों को बताएं।
सभी को शामिल करें
यदि आप एक लंबी बैठक की योजना बनाते हैं, तो कुछ प्रबंधकों और निदेशकों को अपनी जानकारी प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित करें, खासकर यदि आपके निर्णय लेने के लिए उनके इनपुट की आवश्यकता है। आप बैठक के एजेंडे को नियंत्रित करेंगे और बैठक कक्ष की स्थापना करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपकी बैठक सुबह 8 बजे से दोपहर तक निर्धारित है, तो आपको सभी की प्रस्तुति का समय निर्धारित करना होगा। आपको यह भी निर्धारित करना होगा कि किस प्रकार के उपकरणों की आवश्यकता होगी, जैसे कि लैपटॉप प्रोजेक्टर, ओवरहेड स्लाइड प्रोजेक्टर और स्क्रीन।
अपनी प्रस्तुति के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रारूप तय करें
आपकी प्रस्तुति बैठक की कुंजी होनी चाहिए। अन्य सभी विषयों को आपकी चर्चा से संबंधित होना चाहिए। इसलिए, अपनी जानकारी पहले प्रस्तुत करें। हालाँकि, अपनी प्रस्तुति तैयार करते समय, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक उद्घाटन, शरीर और अपनी प्रस्तुति के करीब है, businessknowhow.com के अनुसार। समय आवंटन के लिए, आपका उद्घाटन आपकी प्रस्तुति का लगभग 10 से 20 प्रतिशत होना चाहिए। आपके उद्घाटन में प्रमुख बिंदु शामिल होने चाहिए, जिन्हें आप अपनी प्रस्तुति के मुख्य भाग में चर्चा करने की योजना बनाते हैं, जिसमें आपकी प्रस्तुति का 75 प्रतिशत तक शामिल होगा। एक बयान, मजाक या हास्य वीडियो क्लिप के साथ खोलें जो आपके विषय से संबंधित है। यह लोगों का ध्यान आकर्षित करेगा और आपको आराम करने में मदद करेगा, यदि आपके पास कोई पूर्व बैठक है। प्रस्तुति निकाय का एक उदाहरण ग्राहक की महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया हो सकती है जो आपको हाल ही में ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण से मिली है। कुछ सिफारिशों के साथ अपनी प्रस्तुति को बंद करें, फिर प्रश्नों के लिए पांच मिनट आवंटित करें।
अपने स्लाइड सरल रखें
तय करें कि आप एक लैपटॉप प्रस्तुति करने जा रहे हैं या ओवरहेड स्लाइड का उपयोग करें। लैपटॉप की प्रस्तुतियाँ आम तौर पर अधिक प्रभाव डालती हैं। अपनी प्रस्तुति के लिए आठ से 12 स्लाइड तैयार करें। बड़े पर्याप्त अक्षरों का उपयोग करें ताकि लोग उन्हें पढ़ सकें, जैसे कि 32-पॉइंट फोंट। अपनी स्लाइड्स को प्रत्येक बुलेट बिंदुओं तक सीमित करें। खाली जगह का भरपूर उपयोग करें। आपको प्रभाव के लिए छवियों और रंग का भी उपयोग करना चाहिए, जो आपको दर्शकों का ध्यान रखने में मदद करेगा।
आंख से संपर्क बनाये रखिये
हमेशा अपने दर्शकों से संपर्क बनाए रखें। यदि आप स्क्रीन पर एक सूचक का उपयोग कर रहे हैं, तो उस बुलेट बिंदु पर इंगित करें जिसमें आप चर्चा कर रहे हैं, लेकिन जब आप बोलते हैं तो अपने दर्शकों की ओर देखें। इसके अलावा, जोर से और स्पष्ट रूप से बोलें। मध्यम गति से जाओ और बहुत तेज मत बोलो, तो लोग तुम्हें समझेंगे और खुद को दोहराने के लिए नहीं कहेंगे।
