पेरोल प्रोसेसिंग एक बहुआयामी कार्य है जिसे एक नियोक्ता को करना चाहिए। नियोक्ता को संयुक्त राज्य श्रम विभाग के वेतन और घंटे के मानकों और आंतरिक राजस्व सेवा के पेरोल कर नियमों का पालन करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, इसे अपनी राज्य पेरोल आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। पेरोल प्रोसेसिंग चेकलिस्ट होने से अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिलती है।
वेतन प्रसंस्करण
चेकलिस्ट में प्रत्येक वेतन अवधि के लिए मजदूरी प्रसंस्करण कार्य शामिल होने चाहिए। इसमें मजदूरी को शुरू से अंत तक संसाधित करने के लिए आवश्यक सभी कदम शामिल हैं। यदि कई वेतन अवधि हैं, जैसे कि द्वैमासिक और अर्ध-मासिक रूप से, भ्रम से बचने के लिए प्रत्येक वेतन चक्र के लिए अलग-अलग चेकलिस्ट तैयार करें। उदाहरण के लिए, यदि सभी प्रति घंटा श्रमिकों को द्विवार्षिक रूप से भुगतान किया जाता है और सभी वेतनभोगी कर्मचारियों को अर्ध-भुगतान किया जाता है, तो दोनों चेक समूहों को अलग-अलग संसाधित किए जाने के बाद अलग-अलग चेकलिस्ट की आवश्यकता होगी।
वेज प्रोसेसिंग चेकलिस्ट में टाइम कार्ड सबमिशन, टाइम कार्ड कम्प्यूटेशन और सिस्टम में पेरोल के घंटे दर्ज करने की पुष्टि करने के लिए कदम शामिल हो सकते हैं। इसमें वेतनभोगी कर्मचारियों को वेतन अवधि के लिए अपना नियमित वेतन सुनिश्चित करने के लिए एक कदम शामिल होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, इसमें कर्मचारी पेरोल डेटा में परिवर्तन करना शामिल होना चाहिए, जैसे पता और कटौती परिवर्तन, वेतन समायोजन, जैसे वेतन वृद्धि और शून्य चेक, और नया किराया और समाप्ति प्रसंस्करण। इसमें प्रोसेसिंग सप्लीमेंट पे, जैसे ओवरटाइम, विच्छेद, बोनस और कमीशन शामिल हो सकते हैं।
प्रसंस्करण की कटौती
पेरोल कटौती में वैधानिक / अनैच्छिक कटौती शामिल है। उत्तरार्द्ध का मतलब है कि कटौती कानूनी रूप से बाध्यकारी है। वैधानिक कटौती में संघीय आयकर, सामाजिक सुरक्षा कर और चिकित्सा कर, और ज्यादातर मामलों में, राज्य आयकर शामिल हैं। नियोक्ता कर्मचारियों के वेतन से इन करों को वापस लेने के लिए जिम्मेदार है। इसके अलावा, यह पेरोल करों के अपने हिस्से के लिए जिम्मेदार है। चेकलिस्ट में आवश्यक वैधानिक कटौती शामिल होनी चाहिए। वैधानिक कटौती में मजदूरी गार्निशमेंट और चाइल्ड सपोर्ट विथहोल्डिंग ऑर्डर भी शामिल हैं। यदि लागू हो तो उन्हें चेकलिस्ट पर शामिल करें।
स्वैच्छिक कटौती वे हैं जो कंपनी प्रदान करती है, जैसे सेवानिवृत्ति और स्वास्थ्य लाभ, जीवन और विकलांगता बीमा, धर्मार्थ योगदान, पार्किंग शुल्क, संघ बकाया और ऋण चुकौती। चेकलिस्ट में प्रत्येक स्वैच्छिक कटौती प्रकार को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसमें स्वैच्छिक कटौती के लिए जाँच शामिल होनी चाहिए। एक बार पेरोल प्रतिनिधि पेरोल से परिचित हो जाता है, यह जानना आसान होता है कि कौन से कटौती किस कर्मचारी को प्रभावित करती है।
पे जनरेशन
चेकलिस्ट में पेचेक प्रिंट करने और स्टब्स का भुगतान करने और डायरेक्ट डिपॉज़िट फ़ाइल जनरेट करने के चरण होने चाहिए। प्री-प्रोसेसिंग रिपोर्ट को प्रिंट करने के लिए एक कदम शामिल करें, जो पेरोल प्रतिनिधि को डबल-चेक करने की अनुमति देता है - और यदि आवश्यक हो, तो समायोजित करें - पेचेक को प्रिंट पेचेक से पहले और डायरेक्ट डिपॉजिट फाइल जनरेट करने से पहले। इसके अतिरिक्त, यदि पेरोल को पेरोल प्रोसेसिंग के बाद किसी विशिष्ट व्यक्ति को भेजा जाना चाहिए, तो चेकलिस्ट पर यह संकेत दें।
प्रोसेसिंग के बाद
एक बार पेरोल संसाधित हो जाने के बाद, संबंधित डेटा को रिकॉर्ड रखने के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए दर्ज किया जाना चाहिए। चेकलिस्ट को अलग-अलग पेरोल रिपोर्ट बताए जाने चाहिए जो दायर की जानी चाहिए। इसके अतिरिक्त, इसमें संबंधित विभागों के लिए आवश्यक रिपोर्ट शामिल होनी चाहिए, जैसे कि लेखांकन या वित्त और मानव संसाधन। यदि इन या अन्य विभागों के साथ आगे बातचीत आवश्यक है, तो इसे चेकलिस्ट पर शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि कोई बाहरी कर कंपनी कंपनी के पेरोल कर मामलों को संभालती है, तो चेकलिस्ट में शामिल होना चाहिए कि कर कंपनी को पेरोल कर फ़ाइलों को कैसे अग्रेषित किया जाए।
