एक अनुदान प्रशासक अनुदान प्रस्तावों की देखरेख, अनुदान कोष की निगरानी और यह सुनिश्चित करना के लिए जिम्मेदार है कि सभी अनुदान गतिविधियां अनुबंध के अनुपालन में हैं। व्यवस्थापक को सभी समयसीमाओं और औसत दर्जे के परिणामों से परिचित होना चाहिए और पत्राचार का उत्पादन करना चाहिए, रिपोर्ट बनाना और यह साबित करने के लिए रिकॉर्ड रखना चाहिए कि अनुदान की सभी शर्तें पूरी हो रही हैं। डेटा संग्रह, डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण प्रक्रिया का हिस्सा हैं। ग्रांट प्रशासन एक पेशेवर गतिविधि है जिसमें विस्तार और तकनीकी विशेषज्ञता पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
व्यवस्थित करें
पुरस्कार से संबंधित अनुदान प्रस्ताव, सभी संपार्श्विक सामग्री और बाद के पत्राचार को इकट्ठा और व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, प्रत्येक औसत दर्जे के परिणाम के लिए एक फ़ाइल के साथ संगठन के लिए प्रारंभिक बिंदु के रूप में अनुदान वर्गों का उपयोग करें। परिणाम के तहत एकत्र किए गए सभी आंकड़ों को फ़ाइल करें, इसलिए यह जानकारी आसानी से उपलब्ध है जब मासिक या वर्ष के अंत की रिपोर्ट बनाने का समय है। अनुदान के समुचित प्रशासन में बहुत सी कागजी कार्रवाई शामिल है और इसे सावधानीपूर्वक आयोजित करने की आवश्यकता है।
अनुबंध द्वारा निर्दिष्ट तरीके और समय सीमा में आवश्यक रूपों को पहचानें और सबमिट करें। प्रक्रिया में जल्दी एक चेकलिस्ट और टाइम लाइन बनाने से बीमा अनुपालन में मदद मिलेगी।
अनुदान की शर्तों को पूरा करने के लिए आवश्यक डेटा संग्रह प्रणालियों को निर्धारित करना और उन्हें लागू करना। अनुदान में निर्दिष्ट प्रत्येक औसत दर्जे का परिणाम प्रलेखन के साथ सिद्ध किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपने 50 छात्रों को दाखिला देने का वादा किया है, तो आपके पास नामांकन फॉर्म और लिखित रूप में साइन-इन शीट होनी चाहिए।
मॉनिटर बजट: खरीद और व्यय सुनिश्चित करने के लिए ट्रैक व्यय को बजट में लाइन आइटम के अनुसार बनाया जाता है और समय-समय पर रिपोर्ट जारी करता है ताकि कर्मचारियों को पता चले कि वे खरीद और बजट सीमाओं के संबंध में कहां खड़े हैं।
अनुबंध की शर्तों के अनुसार अनुमति के रूप में अनुदान संशोधनों के लिए अनुमोदन प्राप्त करें क्योंकि अनुदान अवधि आगे बढ़ती है और परिवर्तनों की आवश्यकता स्पष्ट हो जाती है। अनुदान शर्तों में किसी भी बदलाव को संगठन के मुख्य कार्यकारी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
लक्ष्यों की दिशा में प्रगति की निगरानी करें और परिणामों का वादा करें और अगर ये नहीं मिल रहे हैं तो परिवर्तन का सुझाव दें। यदि उपस्थिति लक्ष्य पूरा नहीं हो रहा है, उदाहरण के लिए, भर्ती के लिए जिम्मेदार स्टाफ सदस्य को चेतावनी दी जानी चाहिए ताकि वे सुधारात्मक कार्रवाई कर सकें।
टिप्स
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बजट में लाइन आइटम के रूप में प्रशासक के वेतन को अनुदान में लिखें। यदि व्यवस्थापक एक से अधिक अनुदान संभाल रहा है, तो उन्हें उस समय के प्रतिशत के रूप में लिखें, जब उन्हें प्रत्येक अनुदान को प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी।
चेतावनी
मौजूदा कर्मचारियों को उम्मीद के मुताबिक अनुदान देने के लिए समय खोजने की गलती न करें। $ 100,000 का अनुदान पुरस्कार और अधिक समय और विशेषज्ञता के लिए एक महान सौदे की आवश्यकता होती है ताकि अनुपालन और अनुपालन सुनिश्चित हो सके यदि आप भविष्य में धन सुरक्षित रखने की उम्मीद करते हैं।
