यह गलतफहमी में पड़ना आसान है कि व्यवसाय का पैसा दो काम कर रहा है - बाहर आना या बाहर जाना। एक तीसरी श्रेणी है: लिम्बो।जब लिम्बो में होता है, तो पैसा खाते में जमा होने की प्रतीक्षा में रहता है या फिर उसे नकद प्राप्त करना या प्राप्त करना बाकी है। कभी-कभी इन निधियों को एक अस्थायी खाते के माध्यम से ट्रैक किया जाता है, एक तरह का स्टेशन। लोकप्रिय रूप से "क्लियरिंग अकाउंट" के रूप में जाना जाता है, इन्हें अक्सर वॉश अकाउंट्स, बार्टर अकाउंट्स, जीरो-बैलेंस अकाउंट्स और यहां तक कि सिर्फ अस्थायी अकाउंट्स के रूप में भी जाना जाता है।
एक साफ़ खाता क्या है?
समाशोधन खाते कभी-कभी "सस्पेंस खातों" के साथ भ्रमित हो सकते हैं - समझ में आता है क्योंकि वे दोनों अस्थायी खाते हैं जो अगले चरण के होने से पहले अधिक जानकारी की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
जहां वे अलग हैं कि एक रहस्य या समस्या को हल करने के बारे में एक सस्पेंस खाता है। शायद कुछ क्लाइंट ने एकमुश्त राशि में एक बार में कई चीजों का भुगतान किया है और यह भुगतान कैसे टूट जाता है, यह तय करने में कुछ संघर्ष है। यह हल होने तक भुगतान सस्पेंस खाते में चला जाता है और यह समझा जाता है कि पैसा कहां है।
हालाँकि, क्लीयरिंग खाता, सामान्य बहीखाता की तरह होता है, जो कि प्राप्त या बेची गई सेवाओं के लिए एक रिमाइंडर के रूप में उपयोग किया जाता है, जिसे अभी तक बिल नहीं किया गया है, या अन्य लेनदेन जो अभी तक विस्तार से दर्ज नहीं किए गए हैं। कई बार, यह एक चालू परियोजना को ट्रैक करने के लिए एक तरीका के रूप में उपयोग किया जाता है, एक कार्यालय नवीकरण कहता है जहां बिल समय-समय पर जमा किए जा रहे हैं, लेकिन बाद में एक सामान्य ठेकेदार को एकमुश्त भुगतान की आवश्यकता होती है। एक बार भुगतान देय और हो जाने के बाद, इसे सही खातों में पोस्ट किया जा सकता है और क्लीयरिंग खाते से हटा दिया जा सकता है।
एक अन्य उदाहरण वित्तीय वर्ष के अंत की पुस्तकों पर काम करने वाली कंपनी है। समीक्षा पूर्ण होने तक वे अस्थायी या समाशोधन खाते में इस परियोजना से संबंधित राजस्व और लागत को पार्क कर सकते हैं। उस बिंदु पर, वे उक्त राजस्व और व्यय को समाशोधन खाते से अपनी शुद्ध कमाई में स्थानांतरित कर सकते हैं।
जब एक व्यवसाय के लिए क्लीयर खाता की आवश्यकता होती है
वॉल्यूम आमतौर पर क्लीयरिंग खातों की आवश्यकता के साथ बहुत कुछ है। कहो कि वहाँ पेरोल के साथ मुकाबला करना है पेरोल क्लियरिंग खाता शून्य-शेष खाता होना चाहिए। भुगतान लंबित होने के ठीक बाद, जब वे कर्मचारियों को जारी किए जाते हैं, उससे पहले पेरोल फंड को क्लियरिंग खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है। जब वे कैश हो जाते हैं, तो खाता शून्य हो जाता है और सभी भुगतान पंजीकृत हो जाते हैं।
शायद एक ऐसी कंपनी है जो बहुत सारे नकद कारोबार करती है, जैसे कि एक जंकिंग सेवा जो पूरे दिन लोगों से एकत्र करती है और हर स्टॉप या दो पर नकद प्राप्त करती है। यह प्रोप्राइटर एक क्लियरिंग खाते का उपयोग लेनदेन और नकदी को जल्दी से रिकॉर्ड करने के लिए कर सकता है, जब तक कि वह दिन के अंत, या सप्ताह के अंत में अपने सही खातों में धनराशि रिकॉर्ड और आवंटित नहीं कर सकता।
जब आमदनी का एक स्थिर प्रवाह आ रहा है या बाहर जा रहा है, तो एक क्लीयरिंग खाता संक्रमण के बारे में जानकारी रखने में मददगार हो सकता है या आने वाले हफ्तों में इसके साथ दोबारा जुड़ने की आवश्यकता होगी।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि क्लीयरिंग खातों का उपयोग करने का पूरा बिंदु पैसे के साथ संक्रमणकालीन चरण के दौरान जीवन को सरल बनाना है। यदि कोई सभी प्रकार के लेन-देन के लिए एक एकल समाशोधन खाते का उपयोग करता है, तो यह उद्देश्य को हरा देता है।
इसके बदले एक कंपनी को पेरोल क्लियरिंग अकाउंट और दूसरा खर्चों के प्रबंधन के लिए होना चाहिए, और इसी तरह। ऐसा करने से, आवश्यकतानुसार आसान समस्या-समाधान और निगरानी के लिए मौनियों को उनकी उचित श्रेणियों में रखा जाता है। कोई सीमा नहीं है कि कितने खाते खातों को साफ़ करने की कोई सीमा है, क्योंकि वे शून्य-शेष खातों को अंतिम लेखांकन खाताधारकों पर दिखाने का इरादा नहीं रखते हैं। यह सभी के बारे में है जो लेनदेन को रिकॉर्ड करने और पुस्तकों को संतुलित करने के लिए समझ में आता है।
क्लियरिंग अकाउंट कैसे सेट करें
क्लीयरिंग अकाउंट सेट करना इस बात पर निर्भर करता है कि आप इसे कहाँ कर रहे हैं। कहो Quickbooks अपनी पसंद का सॉफ्टवेयर है। "सूची" खोलें, फिर "खातों का चार्ट" चुनें और यहां कहीं भी राइट-क्लिक करें, फिर "नया" चुनें। अब एक "नया खाता जोड़ें" विंडो होनी चाहिए, इसलिए "बैंक" बटन चुनें। क्विकबुक नोट करता है कि चुनने के लिए कई प्रकार के खाते हैं, लेकिन "बैंक" एक लचीले खाते के लिए सबसे अच्छा है क्योंकि यह लचीलापन प्रदान करता है।
"बैंक" आपको "भुगतान प्राप्त करें" या "जमा करें" का उपयोग करके खाते में भुगतान करने की अनुमति देता है। भुगतान करते समय, आप "चेक लिख सकते हैं" या "भुगतान बिल" का उपयोग कर सकते हैं। एक और प्लस यह है कि बैंक खाता एक बैलेंस शीट होगी। आइटम के साथ-साथ एक नकदी प्रवाह विवरण, शेष राशि के रूप में दिखा रहा है और शेष राशि में भी परिवर्तन करता है।
तब व्यावहारिकता है क्योंकि शून्य चेक का उपयोग करके ओवरहेड या क्लास को खर्च आवंटित करने का मतलब है कि क्लियरिंग खाते के लिए "बैंक" खाते की आवश्यकता है।
लेकिन, क्लियरिंग अकाउंट बनाने के लिए: एक बार जब आपने "बैंक" चुना, "हिट" जारी रखें और अब खाता नाम फ़ील्ड में एक शीर्षक दर्ज करें - क्लियरिंग, बार्टर, वॉश, अस्थायी सभी इस खाते के लिए अच्छे नाम हैं, और शायद किस विभाग के लिए जैसे, "खाता साफ़ करने वाला खाता।"
अब एक प्रारंभिक संतुलन दर्ज न करें। बस इसे सहेजें और बंद करें।
लेकिन रुको, वहाँ अधिक है
प्रत्येक लेखांकन सॉफ्टवेयर विभिन्न विकल्प और खाता नियंत्रण प्रदान करता है। उनके उत्पाद समर्थन में उस प्रणाली के लिए समाशोधन खाते स्थापित करने के लिए सूचीबद्ध कदम होंगे। यदि आपकी कंपनी एक छोटा व्यवसाय है और आप साल के अंत के लेखांकन के लिए बाहर की सेवाओं को नियुक्त करते हैं, तो यह देखने के लिए अपने अकाउंटेंट से सलाह लें कि वह आपके व्यवसाय की जरूरतों के लिए क्लियरिंग खातों को तैयार करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है। वह सूचीबद्ध कर सकती है कि क्लियरिंग खातों की कौन सी श्रेणियां आपके परिचालन को लाभान्वित करेंगी
चाहे आप Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks या किसी अन्य लेखा प्रणाली का उपयोग करते हैं, उनके समर्थन पृष्ठ यह बताएंगे कि खातों को कैसे साफ़ करना शुरू करना है, क्योंकि वे अधिकांश व्यवसाय लेखांकन प्रथाओं के लिए बहुत ही मौलिक हैं। कुछ क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और यहां तक कि क्विकबुक में थर्ड-पार्टी प्लग-इन हैं जो कि बीस्पोक क्लीयरिंग खाता समाधान देते हैं जो जांच के लायक हो सकते हैं।
समाशोधन खातों के साथ जवाबदेह बने रहना
क्लीयरिंग खाते पैसे के प्रवाह के प्रबंधन और नकदी यातायात पैटर्न के शीर्ष पर रहने के लिए बहुत अच्छे हैं। लेकिन अगर यह क्लीयरिंग अकाउंट चालू रखने के लिए कोई जवाबदेह नहीं है, तो यह सब गड़बड़ हो सकता है।
एक समाशोधन खाते की मासिक समीक्षा की जानी चाहिए। खाता सफलता को साफ़ करने में सुलह एक महत्वपूर्ण भूमिका है। सामंजस्य के बिना, समाशोधन खाते कुछ भी लेकिन स्पष्ट हैं।
क्लियरिंग खाते में सूचीबद्ध प्रत्येक लेनदेन के लिए एक ऑपरेशन खाते को नामित करने के लिए एक महीने का समय बहुत है। इन प्रविष्टियों के लिए सही धनराशि को उक्त खातों में स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त समय है।
इस अवधि के बाद समाशोधन खाते में कुछ भी बचा हुआ लेन-देन एक लेनदेन है, जिसका पीछा करने की आवश्यकता है। जैसे, एक विक्रेता द्वारा भुनाया जाने वाला चेक क्यों नहीं है? क्या यह भी प्राप्त हुआ था? यदि नहीं, तो यह कंपनी को स्टॉक प्राप्त करने या समय पर आवश्यक सेवाओं को प्राप्त करने की क्षमता के साथ बंदर कर सकता है।
यह सुनिश्चित करना कि नकदी जमा हो, न कि केवल जमा राशि प्राप्त करना, एक सफल व्यवसाय होने का हिस्सा है। आखिरकार, जब सेवा प्रदाता आपको पैसे के आने और जाने के लिए जिम्मेदार महसूस करते हैं, तो यह लंबी दौड़ के लिए बेहतर कार्य संबंध बनाता है, क्योंकि वे जानते हैं कि आप उन्हें अपनी सेवाओं के लिए चुकाने पर ध्यान दे रहे हैं।
बैलेंस शीट पर क्लियरिंग अकाउंट कैसे लिखें
पेरोल क्लीयरिंग अकाउंट के लिए एक लोकप्रिय उपयोग है और यह एक शानदार उदाहरण है कि क्लियरिंग अकाउंट कैसे कार्य करता है।
किसी भी समाशोधन खाते की तरह, पेरोल क्लियरिंग खाते शून्य-शेष खाते हैं। पेरोल की साल-दर-साल की प्रकृति के कारण और कैसे चीजें करों और अन्य कटौती में इतनी बार बदल सकती हैं, इन चीजों को सामंजस्य बनाने में मदद करने के लिए क्लियरिंग खाते का उपयोग करना बहुत अच्छा है। और, जब त्रुटियां होती हैं या समायोजन करने की आवश्यकता होती है, तो ए / पी या ए / आर में एक लाइन आइटम बनाम एक कार्य-प्रगति प्रगति खाते में यह हल करने के लिए एक अधिक सरल प्रक्रिया हो सकती है। यही कारण है कि लेखाकार क्लियरिंग खातों का उपयोग करना पसंद करते हैं - यह कहीं और गन्दी प्रविष्टियों से बचने में मदद करता है।
- $ 22,476 की मजदूरी
- कार्यकर्ता का मुआवजा $ 1,348.56
- नियोक्ता कर $ 4,719.96
- पेरोल शुल्क $ 77
- क्लियरिंग खाता शेष $ 28,621.52
इन सभी रकमों को लेखा बही के बाईं ओर एक डेबिट के रूप में सूचीबद्ध किया गया है। क्लीयरिंग अकाउंट बैलेंस कुल मजदूरी, श्रमिक की COMP, नियोक्ता करों और पेरोल फीस - मजदूरी के वितरण में शामिल सभी मुद्राएं हैं।
खाता बही के दाईं ओर, एक क्रेडिट $ 28,621.52 के रूप में सूचीबद्ध है, जो क्लीयरिंग खाता मजदूरी से संबंधित मौनियों के लिए कुल है।
एक बार पेचेक कैश हो जाने के बाद, राशि $ 22,476 तक होनी चाहिए, और इसे शून्य पर समेटा जा सकता है। जब श्रमिक का भुगतान सरकार के पास जाता है, तो वह शून्य हो जाता है। इसी तरह टैक्स सबमिशन और पेरोल सेवाओं के भुगतान के लिए।
इसलिए, जैसा कि प्रत्येक पंक्ति वस्तु को पूरे महीने के लिए भुनाया जाता है या भुगतान किया जाता है, या महीने के अंत में, यह मेल खाता है, और यह सब कहने और किए जाने के बाद, समाशोधन खाता शून्य शेष पर वापस आ जाना चाहिए। यह वह जगह है जहां शब्द "शून्यिंग आउट" से आता है - इसका परिणाम यह है कि खाता आइटमों को समेटने के बाद यह समेट लिया जाता है।
QuickBooks पर क्लियरिंग अकाउंट कैसे नोट करें
क्विकबुक के पीछे इंटुइट टीम ने खातों को काफी सरल प्रक्रिया से साफ़ करने का उपयोग किया है।
सबसे पहले, जर्नल एंट्री बनाएं और फिर A / R या A / P अकाउंट जोड़ें किस से आप पैसे ले जा रहे हैं। अब समाशोधन खाता जोड़ें। इस जर्नल प्रविष्टि को सहेजें।
फिर एक दूसरी जर्नल एंट्री बनाएं और इस प्रविष्टि में समाशोधन खाता जोड़ें। अगला, ए / पी या ए / आर खाता जोड़ें किसको आप पैसे ले जाएंगे।
अंत में, "वेतन बिल" या "भुगतान प्राप्त करें", इन दो जर्नल प्रविष्टियों को एक साथ लिंक करें।
जब शून्य बैलेंस नहीं होता है
क्या पेरोल के लिए उपयोग किया जाता है, देय खातों, बाद में संकल्प या प्राप्य की आवश्यकता वाले नकद लेनदेन, समाशोधन खातों को लेनदेन में आने और बाहर जाने के बाद लगभग हमेशा शून्य पर लौटना पड़ता है। जब समाशोधन खाते शून्य से मेल नहीं खाते हैं, तो यह सामान्य लेज़र में रिपल करने वाली समस्याओं का कारण बनता है।
सामंजस्य अन्य खातों के साथ के रूप में ही है। यदि भुगतान डॉलर में मेल खाते हैं, तो यह पूछना महत्वपूर्ण है कि क्यों। यदि भुगतान गलत रकम के लिए निकलता है, तो इसे हल करने की आवश्यकता है। यदि चेक कैश नहीं हो रहे हैं, तो उन्हें कैश कराने का समय आ गया है। यह सब समाशोधन खाते को समेटने में चला जाता है। जब सही योग शून्य हो जाते हैं, तो समाशोधन खाता शून्य शेष पर आ जाएगा और समाशोधन की प्रक्रिया नए सिरे से शुरू हो सकती है।
अंतिम विचार
जब छोटी कंपनियां शामिल होती हैं, तो क्लियरिंग खातों में गिरावट हो सकती है। यदि पारदर्शिता और अतिरेक की इस परत को जोड़ने के औचित्य के लिए पर्याप्त लेनदेन नहीं हुआ है, तो यह अतिरिक्त काम हो सकता है जो अनावश्यक है। पेन्सियों और डॉलर के द्वारा बंद की गई अनचाही प्रविष्टियाँ उनके लायक होने की तुलना में अधिक परेशानी पैदा कर सकती हैं, लेकिन सप्ताह-दर-सप्ताह और महीने-दर-महीने के आधार पर इसके शीर्ष पर रहना इन्हें न्यूनतम तक बनाए रख सकता है।
इसके अलावा, यह संभव है कि यह छोटे व्यवसायों के लिए नीचे की रेखा पर भी नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। यह हो सकता है कि एक क्लियरिंग खाते में धनराशि स्थानांतरित करने का मतलब कॉर्पोरेट बचत पर ब्याज लाभ कम करना हो सकता है, जो कि एक बड़ी राशि होने की संभावना नहीं है, लेकिन छोटे व्यवसाय स्वास्थ्य में हर पैसा नहीं गिनता है?
अंततः, कई कंपनियों के लिए क्लियरिंग खाते एक जबरदस्त उपकरण हो सकते हैं। क्लियरिंग खाते आपकी फर्म के लिए फायदेमंद हैं या नहीं, यह लेन-देन की मात्रा में आता है और कॉरपोरेट अकाउंटिंग में कितने हाथ शामिल हैं। यदि आपने बेहतर पारदर्शिता और क्लीन अकाउंटिंग खाताधारकों की मांग की है, तो खातों को साफ़ करना आपके बाद का समाधान हो सकता है।
