Google डॉक्स एक शक्तिशाली फ़ाइल-साझाकरण उपकरण है जिसका उपयोग व्यवसाय शेड्यूल प्रकाशित करने के लिए कर सकते हैं। आप इसे सीधे Google डॉक्स में शेड्यूल बनाकर पूरा कर सकते हैं। जब आप नियमित रूप से किसी कर्मचारी के काम का शेड्यूल प्रकाशित करते हैं, तो आप गलतफहमी को रोकते हैं जिससे कर्मचारियों को उन बदलावों का सामना करना पड़ सकता है जो महसूस नहीं करते थे कि वे काम करने के लिए निर्धारित थे।
फ्री वर्क शेड्यूल टेम्प्लेट का उपयोग करें
Google डॉक्स मुफ़्त और रेडी-टू-यूज़ टेम्प्लेट की विशाल लाइब्रेरी बनाए रखता है। टेम्प्लेट एक्सेस करने के लिए, एक नया Google डॉक्स दस्तावेज़ खोलें और फिर "वर्क शेड्यूल" शब्दों के साथ टेम्प्लेट खोजें। अधिकांश कर्मचारी कार्य शेड्यूल सप्ताह-दर-सप्ताह प्रारूप का उपयोग करते हैं क्योंकि नियोक्ता साप्ताहिक आधार पर प्रकाशित करते हैं। यदि कोई टेम्प्लेट शेड्यूल जरूरतों को पूरा नहीं करता है, तो किसी अन्य प्रोग्राम में कस्टम शेड्यूल बनाएं।
एक कस्टम शेड्यूल बनाएं
Google डॉक्स की तरह, Google शीट में ऐसे टेम्प्लेट हैं जो प्रबंधक अनुकूलित कर सकते हैं। टेम्पलेट गैलरी मेनू के तहत शीट्स में इन्हें खोजें। बस सूची से शेड्यूल चुनें और फिर शेड्यूल डेट्स और कर्मचारी नामों के साथ टेम्प्लेट डेटा को बदलकर फ़ील्ड्स को कस्टमाइज़ करें। जरूरत नहीं है किसी भी पंक्तियों और स्तंभों को हटाएँ।
नई फ़ाइल खोलकर स्क्रैच से शेड्यूल बनाएं। मुख्य पृष्ठ पर एक नया स्प्रेडशीट शुरू करें पर क्लिक करें और दस्तावेज़ को "साप्ताहिक अनुसूची" या अन्य वांछित नाम के रूप में शीर्षक देने के लिए उपयोग करें। शेड्यूल कवर्स को परिभाषित करने के लिए पहली पंक्ति का उपयोग करें।
इसके बाद, एक चार्ट बनाएं, जिस पर क्षैतिज कॉलम हेडर सप्ताह के दिनों को सूचीबद्ध करता है और पंक्तियों को शिफ्ट बार सूचीबद्ध करता है। संबंधित शिफ्ट बॉक्स में कर्मचारी के नाम डालें। एक उपयुक्त फ़ाइल नाम के तहत फ़ाइल को Google डॉक्स में सहेजें।
कर्मचारी अनुमतियां प्रबंधित करें
नियोक्ता चाहते हैं कि कर्मचारी शेड्यूल पढ़ें और शायद व्यक्तिगत कंप्यूटर या डिवाइस पर सहेजने के लिए एक फ़ाइल डाउनलोड करें। हालांकि, कर्मचारियों को शेड्यूल को संपादित करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। डिफ़ॉल्ट रूप से, Google डॉक्स कर्मचारियों को उनके द्वारा साझा की गई फ़ाइलों को पढ़ने और डाउनलोड करने की अनुमति देता है।
किसी व्यक्ति के सिल्हूट और धन चिह्न के साथ आइकन पर क्लिक करके फ़ाइलें साझा करें जो "साझा करें" का प्रतिनिधित्व करता है। उन कर्मचारियों के ईमेल पते दर्ज करें जिनके साथ आप फ़ाइल साझा करना चाहते हैं। दस्तावेज़ केवल-पढ़ने के लिए सुनिश्चित करने के लिए ईमेल लिंक भेजने से पहले अनुमतियों की जाँच करें।
अनुमतियों के लिए, "संपादित कर सकते हैं" के बजाय "देख सकते हैं" चुनें, और फिर कर्मचारियों के लिए शेड्यूल प्रकाशित करने के लिए शेयर बटन का चयन करें। कर्मचारियों को एक ईमेल प्राप्त होता है जो उन्हें सूचित करता है कि एक नया शेड्यूल प्रकाशित किया गया है। ईमेल में शेड्यूल का लिंक शामिल है।
नियमित कार्यक्रम निर्धारित करें
शेड्यूल का टेम्प्लेट रखना साप्ताहिक शेड्यूलिंग को आसान बनाता है। शेड्यूल प्रकाशित करने और एक ही समय में ईमेल के माध्यम से सभी कर्मचारियों के साथ साझा करने के लिए एक मानक दिन और समय निर्धारित करें।
शेड्यूल फ़ाइलों को "जनवरी 15 शिफ्ट शेड्यूल" जैसे आसान तरीके से खोजें। यह भ्रम को कम करता है और कर्मचारियों को शेड्यूलिंग विसंगतियों या मुद्दों को जल्दी से नोट करने की अनुमति देता है। अनुसूची में बदलाव के लिए वांछित नोटिस प्रदान करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता वाली कंपनी की नीतियां बनाएं।
