कार्यक्रम प्रबंधन कई परियोजनाओं की योजना, निगरानी, नियंत्रण और मूल्यांकन की प्रक्रिया है। सभी परियोजनाओं को एक कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय में एक पोर्टफोलियो में जोड़ा जाता है, जो निगरानी करता है कि प्रत्येक परियोजना कैसे जुड़ी या संबंधित हो सकती है, प्रत्येक परियोजना की लागत और प्रत्येक परियोजना के साथ जुड़े जोखिम भी। कार्यक्रम प्रबंधन के क्षेत्र में, प्रत्येक परियोजना के आउटपुट या अंतिम परिणाम मुख्य फोकस होते हैं। कार्यक्रम प्रबंधन आउटपुट का मूल्यांकन भविष्य की योजना में योगदान देता है जो यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि संगठनात्मक प्रदर्शन को अधिकतम करने के लिए एक पोर्टफोलियो के भीतर सही परियोजनाओं का चयन किया जाए।
परियोजनाओं का प्रबंधन
कार्यक्रम प्रबंधन का एक उद्देश्य विभिन्न प्रकार की संबंधित परियोजनाओं का प्रबंधन करना है। जैसे, परियोजनाओं को एक ही समय या अलग-अलग समय अंतराल पर निर्धारित किया जा सकता है। एक कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय प्रत्येक परियोजनाओं के लिए रणनीतियों को क्रियाओं में जोड़ने के लिए जिम्मेदार है जो कार्यक्रम प्रबंधन के क्षेत्र में निरंतर सुधार के साथ-साथ इसकी प्रथाओं और प्रक्रियाओं में एक निरंतरता को सक्षम करेगा। कार्यक्रमों के प्रशासन में कार्यक्रम प्रबंधन में दिशा प्रदान करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस कारण से, परियोजना प्रबंधन संस्थान कार्यक्रम प्रबंधन के क्षेत्र के प्रशासन पर ध्यान केंद्रित करता है।
प्रबंध संसाधन
कार्यक्रम प्रबंधन में एक दूसरी वस्तु संसाधनों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना है। इसमें ऐसे संसाधन शामिल हैं जो एक कार्यक्रम के लिए आंतरिक और बाहरी दोनों हैं। परियोजना प्रबंधन संस्थान के अनुसार, हितधारक प्रबंधन कार्यक्रम प्रबंधन संसाधनों में अभिन्न है। हितधारक कार्यक्रम प्रबंधन प्राधिकरण, प्रबंधक और अंतिम-उपयोगकर्ता या ग्राहक हैं। हितधारकों की कुल भागीदारी के बिना, कार्यक्रम प्रबंधन असफल होगा। संसाधनों के प्रबंधन की आवश्यकता है क्योंकि कार्यक्रम वैश्विक हो सकते हैं और जटिल गतिविधियों या कार्यों से युक्त होते हैं, जिनमें अक्सर विभिन्न संस्कृतियां और भौगोलिक क्षेत्र शामिल होते हैं।
जोखिम और परियोजना लागत को नियंत्रित करना
कार्यक्रम प्रबंधन के अन्य उद्देश्यों में जोखिम विश्लेषण का संचालन करके परियोजना जोखिमों और परियोजना लागतों को नियंत्रित करना शामिल है। एक जोखिम विश्लेषण में एक कार्यक्रम में लाभों की प्राप्ति प्रदान करने के लिए जोखिमों की पहचान, विश्लेषण और प्राथमिकता देना शामिल है। जोखिमों की पहचान के लिए किसी परियोजना के जीवन चक्र के दौरान, किसी परियोजना की लागत, अनुसूची या समग्र प्रदर्शन और निकट भविष्य में होने वाली घटनाओं के प्रलेखन को प्रभावित करने वाले ज्ञात, वर्तमान घटनाओं के प्रलेखन की आवश्यकता होती है। जोखिमों का विश्लेषण एक योजना को यह बताकर रणनीतियों को कम करने में सक्षम बनाता है कि कैसे जोखिम को कम किया जा सकता है, समाप्त किया जा सकता है, बचा जा सकता है या किसी अन्य स्रोत पर स्थानांतरित किया जा सकता है। एक बार जब जोखिमों को प्राथमिकता दी जाती है, तो एक कार्यक्रम के भीतर प्रत्येक परियोजना की लागत सुनिश्चित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जाता है कि परियोजनाएं संगठन के बजट के भीतर हैं।
