व्यापार पत्र आम तौर पर एक ब्लॉक शैली का उपयोग करके स्वरूपित होते हैं, जिनमें से कम से कम तीन होते हैं: मानक ब्लॉक शैली, संशोधित ब्लॉक शैली और अर्ध-ब्लॉक शैली। नए अक्षर शैली, जैसे कि सरलीकृत शैली, ब्लॉक शैली पर आधारित हैं। प्रत्येक शैली मार्जिन चौड़ाई, पैराग्राफ रिक्ति और पत्र की सामग्री का क्रम निर्धारित करती है। मानक ब्लॉक शैली एक लोकप्रिय विकल्प है क्योंकि यह प्रारूप का सबसे आसान लेआउट है।
तथ्य
मानक ब्लॉक लेटर स्टाइल और इसकी विविधताओं का उपयोग आपको अक्षरों को प्रारूपित करने में मदद करने के लिए गाइड के रूप में किया जाता है। प्रत्येक शैली और निशुल्क टेम्पलेट्स के उदाहरण ऑनलाइन उपलब्ध हैं, प्रत्येक अगले से थोड़ा अलग है। कुछ कंपनियों को अपने कर्मचारियों को एक अनुमोदित प्रारूप का उपयोग करने की आवश्यकता होती है और अपने कर्मचारियों को व्यापार-पत्र टेम्पलेट के साथ प्रदान करना सुनिश्चित करने के लिए कि प्रारूप का पालन किया जाता है। हालांकि, क्योंकि मानक ब्लॉक शैली पत्र में प्रत्येक पंक्ति बाएं मार्जिन के साथ फ्लश होती है, इसलिए टेम्पलेट के बिना इसके दिशानिर्देशों का पालन करना बहुत आसान है।
विशेषताएं
यदि वह लेटरहेड का उपयोग कर रहा है, तो प्रेषक को अपना पता टाइप करने की आवश्यकता नहीं है, जो मानक ब्लॉक शैली का उपयोग करके लिखे गए पत्र का पहला घटक होगा। जिस तारीख को पत्र लिखा गया था, वह अगली पंक्ति में है, प्राप्तकर्ता के नाम और पते के बाद कुछ पंक्तियाँ। एक पंक्ति बाद में, सलाम पत्र शुरू होता है। पत्र के शरीर में, प्रत्येक एकल-रिक्त पैराग्राफ को एक रिक्त लाइन द्वारा अलग किया जाता है। इसी तरह, एक रिक्त रेखा अंतिम पैराग्राफ को समापन ("ईमानदारी से तुम्हारा" या "धन्यवाद," उदाहरण के लिए) से अलग करती है, जिसे बाद में हस्ताक्षर ब्लॉक द्वारा कुछ पंक्तियों का पालन किया जाता है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, प्रत्येक पंक्ति बाएं मार्जिन के साथ फ्लश है।
संशोधित ब्लॉक शैली भिन्नता
एक मानक ब्लॉक शैली पत्र के प्रत्येक घटक को संशोधित ब्लॉक शैली में शामिल किया गया है। अंतर यह है कि पृष्ठ के केंद्र में तारीख, समापन और हस्ताक्षर ब्लॉक शुरू होते हैं। ध्यान दें कि वे पृष्ठ पर केंद्रित नहीं हैं, लेकिन केंद्र-औचित्यपूर्ण हैं।
अर्ध-खंड शैली भिन्नता
यह शैली संशोधित ब्लॉक शैली का अनुसरण करती है। हालांकि, पत्र के शरीर के प्रत्येक पैराग्राफ को बाएं मार्जिन पर फ्लश करने के बजाय, प्रत्येक पैराग्राफ का पहला वाक्य इंडेंट किया जाता है (10 से अधिक रिक्त स्थान नहीं)।
सरलीकृत पत्र शैली
मानक ब्लॉक पत्र शैली को संशोधित किया जाना जारी है। उदाहरण के लिए, प्रशासनिक प्रबंधन सोसायटी ने सरलीकृत पत्र शैली बनाई। यह मानक ब्लॉक शैली पर बहुत अधिक आधारित है: प्रत्येक घटक बाएं मार्जिन पर शुरू होता है और समान रिक्ति दिशानिर्देशों का पालन करता है। हालांकि, शैली दो घटकों (नमस्कार और समापन) को छोड़ देती है और एक घटक (एक विषय पंक्ति) जोड़ देती है। मेमो या ई-मेल में उपयोग किए जाने वाले विषय की तरह, विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता के पते के नीचे दो खाली लाइनों और पहले पैराग्राफ से पहले दो लाइनों में टाइप की जाती है। अभिवादन और समापन को छोड़ कर, लेखक अनुचित सलाम और अजीब शिष्टाचार की सामान्य समस्याओं से बचता है।
