व्यवसाय में अधिकांश व्यक्ति नियमित रूप से ईमेल अनुलग्नक के रूप में दस्तावेज जमा करते हैं। हालाँकि, डाक मेलिंग के लिए एक अच्छा फ़ोल्डर बनाना सबसे अच्छा है। व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किसी भी दस्तावेज़ को लिखने में आपका लक्ष्य पेशेवर भाषा में दूसरे पक्ष की आवश्यकताओं की जानकारी शामिल करना है। इसका मतलब यह नहीं है कि भाषा उच्च-ब्रो या अस्पष्ट होनी चाहिए। यदि दस्तावेज़ पढ़ने वाले लोग पूरी तरह से समझ नहीं पाते हैं, तो मुख्य दस्तावेज़ को समझाने के लिए बुलेटेड जानकारी का एक अलग पृष्ठ बनाने पर विचार करें।
आपके दस्तावेज़ के लिए आवश्यक सभी जानकारी इकट्ठा करें। एक फ़ॉन्ट आकार में दस्तावेज़ में स्पष्ट जानकारी दें, अन्य लोग आसानी से पढ़ सकते हैं। एक अच्छा दृश्य प्रभाव बनाने के लिए फ़ॉन्ट आकार और प्रिंट शैलियों के साथ प्रयोग करें। किसी ऐसे व्यक्ति से पूछें, जिस पर आपके द्वारा भेजे जाने से पहले दस्तावेज़ की समीक्षा करने का भरोसा है।
दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम, शीर्षक और विभाग रखें। दस्तावेज़ के लेखक का नाम, ईमेल पता और फोन संपर्क नंबर शामिल करें। कवर पेज के ऊपरी दाएं कोने में इस तरह की जानकारी टाइप करें, या नीचे इस जानकारी को केंद्र में रखें।
एक कार्यकारी सारांश लिखें, जिसमें लिखा है कि दस्तावेज़ क्या आपूर्ति करता है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ एक अनुबंध की नौकरी के लिए बोली है। आधा पृष्ठ या उससे कम के कार्यकारी सारांश को प्रतिबंधित करें। इस खंड को इस तरह लिखें जैसे कि दस्तावेज में दी गई किसी भी जानकारी के बारे में पाठक के पास कोई सुराग नहीं है। सारांश को यह जानकारी प्रदान करनी चाहिए कि दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले व्यक्ति को दूसरों के साथ साझा करने की आवश्यकता हो सकती है।
सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ शुरू करने से पहले आप जिस परियोजना पर चर्चा करना चाहते हैं, उससे संबंधित जानकारी प्रदान करें। पाठक की रुचि को संलग्न करें और प्रत्येक पैराग्राफ के माध्यम से इसे पकड़ने का प्रयास करें। व्यावसायिक दस्तावेज़ बहुत अधिक क्रिया के साथ उबाऊ हो जाते हैं। जानकारी को और अधिक रोचक अंदाज़ में प्रस्तुत करने के लिए सबहेडिंग बनाएँ।
अपने शब्दों के साथ एक चित्र पेंट करें। पाठक को उन बिंदुओं की कल्पना करने में मदद करें जो आप भाषा का उपयोग करके बनाने की कोशिश कर रहे हैं जो बताता है कि क्या होने की आवश्यकता है।
चेतावनी
पाठक की शिक्षा के स्तर पर कोई भी व्यावसायिक दस्तावेज़ लिखें। यदि आप एक खुदाई कंपनी को निर्माण स्थल से गंदगी हटाने की योजना बनाते हैं, तो उस भाषा का उपयोग करें जो कंपनी अपने दैनिक कार्यों में उपयोग करेगी, वैज्ञानिक विवरण नहीं।
