पेरोल प्रोसेसिंग एक विस्तृत कार्य है जिसमें ठोस गणितीय और समस्या समाधान कौशल की आवश्यकता होती है। नियोक्ता या पेरोल कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी कर्मचारियों का वेतन सही और समय पर हो। कई मामलों में उन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों के साथ बातचीत करनी होगी कि कंपनी के भीतर हर कोई पेरोल प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को समझता है। अपने कार्यों को कुशलता से करने के लिए, पेरोल कर्मचारियों को एक सुव्यवस्थित पेरोल प्रणाली तैयार करनी चाहिए, जिसमें महत्वपूर्ण पेरोल जानकारी का प्रलेखन शामिल है।
पेरोल प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण
दस्तावेज़ समय घड़ी और समय कार्ड प्रक्रियाएँ। प्रति घंटा कर्मचारियों के साथ कई कंपनियों को उन्हें एक समय घड़ी पंच करने की आवश्यकता होती है; दूसरों को उन्हें एक समय कार्ड पूरा करने की आवश्यकता होती है। प्रति घंटा कर्मचारियों को मिलने वाला वेतन उनके समय पर उनके समय कार्ड में दर्शाया गया है; इसलिए, किसी भी समय घड़ी या समय कार्ड परिवर्तन जो लागू किए जा रहे हैं, सभी कर्मचारियों को लिखित रूप से सूचित किया जाना चाहिए। आप या तो प्रबंधकों / पर्यवेक्षकों को एक ज्ञापन भेज सकते हैं, या आप उन्हें परिवर्तनों का एक मुद्रित संस्करण सौंप सकते हैं। प्रबंधक / पर्यवेक्षक अपने कर्मचारियों को किसी भी आवश्यक परिवर्तन को रिले करने के लिए जिम्मेदार हैं।
एक वार्षिक पेरोल कैलेंडर प्रिंट करें। हर साल के अंत से पहले, आगामी वर्ष की तारीखों को ध्यान से देखें कि यह निर्धारित करने के लिए कि पेरोल प्रसंस्करण किन तिथियों में होगा। बैंक की छुट्टियों, सार्वजनिक छुट्टियों और किसी अन्य कंपनी की छुट्टियों पर ध्यान दें। समय कार्ड और पेरोल परिवर्तन, और वास्तविक वेतन तिथियों के लिए प्रस्तुत तिथियों को उजागर करने के लिए विभिन्न रंगों का उपयोग करें। एक पेशेवर प्रिंटिंग कंपनी इन कैलेंडर को मुद्रित करने में आपकी सहायता कर सकती है। सभी प्रबंधकों / पर्यवेक्षकों को पेरोल कैलेंडर वितरित करें।
पेरोल विभाग के लिए एक मानक पेरोल प्रोसेसिंग बुकलेट रखें। बुकलेट में सभी पेरोल प्रोसेसिंग चरणों को शामिल करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी के पास बायोवेक्ली पे शेड्यूल है, तो बुकलेट तैयार करें, ताकि यह बताया जाए कि वेतन अवधि की शुरुआत से लेकर अंत तक बायवेकली पेरोल की प्रक्रिया कैसे होती है। नए पेरोल कर्मचारियों को प्रशिक्षित करते समय यह कदम विशेष रूप से प्रभावी है।
पेरोल प्रोसेसिंग बुकलेट में रिपोर्टिंग और चेक हैंडलिंग प्रक्रिया को शामिल करें। पेचेक मुद्रित होने या बैंक में डायरेक्ट डिपॉज़िट फ़ाइल का प्रसारण होने के बाद, पेरोल प्रक्रिया अभी भी पूरी नहीं हुई है। इन चरणों का दस्तावेजीकरण करें, जैसे कि पेरोल रजिस्टर और टैक्स रिपोर्ट को प्रिंट करना और दाखिल करना, और उन व्यक्तियों के नाम जिन्हें आप पेचेक / स्टब्स को सौंपेंगे। जैसे-जैसे समय के साथ जानकारी बदलती है, बुकलेट को अपडेट करें और सुनिश्चित करें कि पेरोल विभाग में सभी के पास एक प्रति है।
सुनिश्चित करें कि पेरोल कर्मचारियों का प्रत्येक सदस्य उनकी भूमिका को समझता है। दस्तावेज़ और उन्हें अपने विशिष्ट नौकरी कर्तव्यों की एक प्रति दें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि पेरोल प्रसंस्करण के दौरान वे अपनी जिम्मेदारियों के बारे में जानते हैं।
