एक कारोबारी माहौल को व्यवस्थित रखना एक सफल उद्यम के लिए एक महत्वपूर्ण घटक है। कार्यालय प्रक्रियाएँ उस संगठित वातावरण के दिशा-निर्देश हैं।सेटअप कार्यालय प्रक्रियाओं के विस्तृत चरणों का पालन करके आपकी टीम आपको दूर ले जाने वाली वस्तुओं के बजाय व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
वर्तमान प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। वर्तमान प्रक्रियाओं को समझना बदलाव के लिए आधार रेखा बनाता है। यदि कोई प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई थी, तो लेखन प्रक्रिया अवलोकन एक अच्छा पहला कदम है।
कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें। एक बार जब आपके बेसलाइन कार्यालय की प्रक्रियाओं पर कब्जा कर लिया जाता है, तो सहकर्मियों से आगे की प्रतिक्रिया एकत्र करें। उनसे पूछें, "क्या बदलना चाहिए? क्या बदल सकता है? क्या कार्यालय की प्रक्रिया का क्रम सही है?"
पहचानें कि कौन सी प्रक्रिया काम करती है। यह जानना कि कौन से कार्य सहायक होंगे, उन प्रक्रियाओं पर आपका ध्यान केंद्रित करने में मदद करेंगे जो काम नहीं करती हैं।
पहचानें कि कौन सी प्रक्रियाएं काम नहीं करती हैं। सुधार के क्षेत्रों पर प्रकाश डाला, इसलिए सिफारिशों पर काम किया जा सकता है।
उन प्रक्रियाओं में बदलाव की सिफारिश करें जो काम नहीं कर रही हैं। ऊपर दिए गए चरण से सूची का उपयोग करें और अन्य कर्मचारियों के साथ मिलकर उन प्रक्रियाओं पर बदलाव के लिए सिफारिशें प्रस्तुत करें जो काम नहीं कर रही हैं।
कार्यालय की प्रक्रिया के चरणों को विस्तार से बताएं। अब जब आपके पास उन प्रक्रियाओं की एक सूची है जो काम करते हैं और जो नहीं करते हैं उनके लिए समाधान की सिफारिश की है, उन्हें विस्तार से लिखें। ध्यान दें कि एक प्रक्रिया दूसरे से कैसे लिंक करती है।
कर्मचारियों को कार्यालय प्रक्रियाओं को प्रकाशित करें। विस्तृत प्रलेखन सभी कर्मचारियों के साथ साझा किया जाना चाहिए ताकि हर कोई कार्यालय प्रक्रियाओं का उपयोग कर सके।
टिप्स
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कार्यालय प्रक्रियाएं एक प्रशिक्षण मैनुअल, प्रश्न-उत्तर सत्र और "अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न" दस्तावेज़ के साथ प्रकाशित की जाती हैं। कभी एक प्रक्रिया काम करता है मान। चल रहे सुधार के लिए इसकी निगरानी करते रहें।
चेतावनी
कार्यालय प्रक्रियाओं को कभी-कभी व्यवसाय पूरा करने के लिए बाधाओं के रूप में देखा जाता है, इसलिए कुछ कर्मचारी बदलने के लिए जिद्दी हो सकते हैं। एक कार्यालय प्रक्रिया के लाभों पर ध्यान दें।
