बिज़नेस डिक्शनरी के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक “इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम है जिसे दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इन दस्तावेजों को आमतौर पर सॉफ्टवेयर के साथ व्यवस्थित किया जाता है, जो उपयोगकर्ता को दस्तावेजों को एक्सेस करने, संशोधित करने और केंद्रीय रूप से संग्रहीत करने की क्षमता प्रदान करता है। ”कंपनियां अक्सर इन प्रणालियों का उपयोग ऐतिहासिक कागजात को आसान संदर्भ के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बदलने और भंडारण स्थान को कम करने के लिए करती हैं। अधिकांश कंपनियां अपने संचालन से जुड़े कुछ प्रकार की कागजी कार्रवाई उत्पन्न करती हैं। इन दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका खोजना कंपनी के आंतरिक वर्कफ़्लो में सुधार कर सकता है।
व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए आने वाले बिंदुओं की समीक्षा करें। व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को यह निर्धारित करना चाहिए कि दस्तावेज़ उनकी कंपनी में कैसे प्रवेश करते हैं और यह तय करते हैं कि कैसे उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से सर्वोत्तम रूप से कैप्चर करना है।
इलेक्ट्रॉनिक रूप से जानकारी कैप्चर करने के लिए सॉफ्टवेयर लागू करें। कंपनियां बाहरी पार्टियों से अनुरोध कर सकती हैं - जैसे विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं या इसी तरह के समूहों को - ईमेल या वेबसाइटों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से जानकारी भेजने के लिए। यह कंपनियों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सीधे जानकारी लोड करने की अनुमति देता है।
कर्मचारियों को एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में पेपर दस्तावेजों को स्कैन करने की आवश्यकता होती है। किसी कर्मचारी द्वारा अपना कार्य पूरा करने के बाद, प्रबंधकों को यह आवश्यक हो सकता है कि वह कंपनी के कंप्यूटर या सर्वर स्टोरेज की सभी प्रासंगिक जानकारी को स्कैन कर ले। कर्मचारी तब संवेदनशील जानकारी के निपटान के लिए मूल को हिला सकता है।
एक दस्तावेज़ खोज प्रणाली सेट करें। संग्रहित दस्तावेजों को जल्दी से खोजने की क्षमता ऐतिहासिक जानकारी की खोज में बिताए गए कर्मचारी के समय में कटौती कर सकती है। कंपनियों को बाद की तारीख में जानकारी संग्रहीत और खोजने के लिए एक मानक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम बनाना चाहिए।
टिप्स
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कंपनियां अपने दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को आउटसोर्स करने का निर्णय ले सकती हैं। व्यवसाय जानकारी संग्रहीत करने में विशेषज्ञ हो सकते हैं ताकि किसी कंपनी को दस्तावेजों के लिए भौतिक मात्रा के प्रचुर मात्रा में स्थान की आवश्यकता न हो।
चेतावनी
जबकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक कंपनी के लिए कई लाभ प्रदान करते हैं, उनमें कमियां भी हो सकती हैं। कंप्यूटर या सर्वर की विफलता के खिलाफ जानकारी का बैकअप लेने के दौरान कंपनियां दुरुपयोग या धोखाधड़ी से इलेक्ट्रॉनिक जानकारी को सुरक्षित करने में सक्षम होनी चाहिए।
