लेखा कार्यालय में एक फ़ाइल सिस्टम कैसे लागू करें

लेखा कर्मचारी बहुत सारी कागजी कार्रवाई को संभालते हैं और फाइलिंग सिस्टम के बिना, कार्यालय जल्दी से एक गड़बड़ बन सकता है। लेखा विभागों के लिए कई फाइलिंग कैबिनेट्स होना आम बात है, जिनमें लॉकर और अन्य गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखना शामिल है। वित्तीय फ़ाइलों और डेटा तक पहुंच सीमित होनी चाहिए - कार्यालय सार्वजनिक स्थानों पर स्थित नहीं होना चाहिए। लेखा कार्यालय में एक फाइलिंग सिस्टम को लागू करने से कुछ चुनौतियां सामने आती हैं, लेकिन यह सफलतापूर्वक किया जा सकता है और विभाग की दक्षता को बढ़ा सकता है।

दो प्रकार की फाइलें सेट करें। एक फाइलिंग कैबिनेट या दराज दैनिक फ़ाइलों के लिए है, जो आमतौर पर साल के अंत के बाद दूर संग्रहीत होते हैं। इन फ़ाइलों में आपके अधिकांश व्यय और आय आइटम शामिल हैं। दूसरे प्रकार की फाइलें स्थायी या दीर्घकालिक वस्तुओं के भंडारण से संबंधित हैं जिन्हें समय के साथ एक्सेस करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण नीतियों और प्रक्रियाओं, अनुबंधों, अचल संपत्तियों, बीमा पॉलिसियों और अन्य दस्तावेज़ीकरण के लिए फाइल होंगे जिन्हें साल के अंत के बाद दूर नहीं किया जा सकता है।

फ़ाइल प्रलेखन प्रकार के द्वारा। वेतन पेरोल और लेखांकन के अन्य क्षेत्रों से अलग से दायर किए जाते हैं। मिश्रण और मैच मत करो। यदि कुछ लेन-देन एक से अधिक क्षेत्र से संबंधित हैं, जैसे कि व्यय और अचल संपत्ति, कागजी कार्रवाई की प्रतियां बनाते हैं और दोनों फाइलों पर प्रलेखन डालते हैं। विक्रेता के नामों से व्यय वर्णानुक्रम में दर्ज किए जा सकते हैं, जबकि निश्चित परिसंपत्ति फ़ाइलों को खरीद तिथियों द्वारा वर्गीकृत किया जा सकता है। आपके व्यवसाय के आधार पर, बाद में बैंक सुलह की सुविधा के लिए आय बैकअप रसीद या जमा की तारीख से दाखिल किया जाता है।

अपनी फ़ाइलों के साथ विभिन्न रंगों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप अपने सभी खर्चों को लाल फ़ोल्डर्स, हरे रंग में आय और पीले फ़ोल्डरों में अनुबंधित कर सकते हैं। यदि आप एक आय आइटम की तलाश कर रहे हैं, तो समय और ऊर्जा की बचत करते हुए, सीधे हरे फ़ोल्डर्स के लिए जाएं। यदि आपको कोई लाल फाइल दिखाई देती है, तो आप उसे सही फाइलिंग कैबिनेट में ले जा सकते हैं, जिसमें कोई समस्या या देरी नहीं है। रंग समन्वय फाइलिंग को आसान बनाता है।

टिप्स

• एक गर्म फ़ाइल स्थापित करें जहाँ आप ऐसी वस्तुओं को रखते हैं जिन्हें आपके तत्काल ध्यान की आवश्यकता होती है और जिसे आप अपने डेस्क पर रखते हैं।