एक मजबूत और स्वस्थ व्यापारिक संबंध औपचारिक पत्र के साथ शुरू हो सकता है। अंतरराष्ट्रीय आयातकों और निर्यातकों के साथ काम करते समय यह विशेष रूप से सच है। आपके पास उनसे आमने-सामने मिलने का अवसर नहीं हो सकता है, इसलिए एक पेशेवर पत्र सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है। इस पत्र को लिखने में परिश्रम और विचार लगता है।
अपनी कंपनी के लोगो, संपर्क जानकारी और पृष्ठ के शीर्ष पर स्थित आपकी व्यक्तिगत जानकारी के साथ, अपने पत्र को पेशेवर रूप से प्रारूपित करें। इसके अलावा, आयातक के व्यापार संपर्क जानकारी और एक उचित सलामी शामिल करें। पैराग्राफ के लिए कोई इंडेंटेशन नहीं है और सिंगल लाइन रिक्ति के साथ पाठ को बाईं ओर संरेखित किया जाना चाहिए।
अपने मुख्य विक्रय बिंदु को उजागर करके पहले पैराग्राफ में आयातक का ध्यान आकर्षित करें। भेदभाव के बिंदु पर जोर दें जो आपके उत्पादों को बाजार पर सबसे अच्छा बनाता है। आपके पास ऑर्डर से लेकर डिलीवरी तक की सबसे कम कीमत, सबसे अच्छी सुविधाएँ या सबसे तेज़ बदलाव का समय हो सकता है। आपको अतिरंजना करने की ज़रूरत नहीं है लेकिन अपनी फर्म के लाभों को प्रमुखता से बताना सुनिश्चित करें।
दूसरे पैराग्राफ में अपनी फर्म और उसकी पृष्ठभूमि के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करें। स्पष्ट करें कि आप कितने समय से व्यवसाय में हैं और आप कहाँ स्थित हैं। वर्णन करें कि आप क्या और किस मात्रा में उत्पादन करते हैं। यह भी बताएं कि आपके वर्तमान ग्राहक कौन हैं और उन्हें संदर्भ के रूप में उपलब्ध कराएं।
अपने उत्पादों की विशेषताओं के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करें। यह विशेष रूप से तकनीकी उत्पादों जैसे कि कंप्यूटर हार्डवेयर, नेटवर्किंग उपकरण या फार्मास्युटिकल आइटम के लिए महत्वपूर्ण है। आयातक अधिक से अधिक विनिर्देशों को जानना चाहेंगे। आप एक अलग लगाव पर आरेख या मॉडल भी शामिल कर सकते हैं।
पाठक को समझाएं कि आपकी फर्म के साथ काम करने के लिए सबसे अच्छा है और आप वादे के अनुसार वितरित कर सकते हैं। भुगतान की शर्तों, टर्नअराउंड समय, लॉजिस्टिक्स जानकारी और मूल्य निर्धारण की रूपरेखा। बातचीत और फॉलो-अप के लिए पत्र को खुला छोड़ दें। नोट को शालीन साइन-ऑफ के साथ बंद करें।
