एक आकस्मिक पत्र में योजनाएं और प्रक्रियाएं शामिल हैं जो एक व्यवसाय विभाग का पालन करेगा यदि ऐसा कुछ होता है जो कंपनी के संचालन को सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। पत्र समझाएगा कि आग या डेटा हानि का जवाब कैसे दिया जाए - या अप्रत्याशित सौभाग्य, जैसे कि एक बड़ा ऑर्डर। जबकि पूरे व्यवसाय के लिए एक व्यापक आकस्मिक योजना कई विभागों को शामिल कर सकती है, एक आकस्मिक पत्र उन समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करता है जो एक व्यक्तिगत विभाग का सामना कर सकता है और उन समस्याओं के आसपास काम करने के लिए एक योजना की रूपरेखा तैयार करता है।
प्रक्रिया और कार्य
प्रत्येक विभाग के पर्यवेक्षक को एक आकस्मिक पत्र तैयार करना चाहिए जो उसके द्वारा की जाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं और उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों का विवरण देता है। इस पत्र में वह सब कुछ शामिल होना चाहिए जो विभाग करता है, प्रत्येक व्यक्ति जिसके साथ वह संचार करता है, वह क्या डिलिवरेबल्स प्रदान करता है और जब वह डिलिवरेबल्स प्रस्तुत करता है। उदाहरण के लिए, एक लेखा विभाग के लिए आकस्मिक पत्र को यह दिखाना होगा कि लेखा विभाग प्राप्य विभाग के साथ किस तरह से खातों को प्राप्य रिकॉर्ड करने के लिए संचार करता है और क्रय विभाग के साथ उसके संचार के तरीकों को देय खातों को ट्रैक करने के लिए, साथ ही साथ विभाग मासिक आय विवरण और त्रैमासिक कैसे वितरित करता है। कर विवरणी।
विफलता अंक
आकस्मिक पत्र में प्रत्येक प्रक्रिया में विफलता बिंदु शामिल होने चाहिए। ये ऐसी घटनाएं हैं जो किसी प्रक्रिया या कार्य को पूरा करने में बाधा डाल सकती हैं। विफलता के बिंदु प्राकृतिक आपदाओं से लेकर भयावह डेटा हानि से लेकर सहकर्मियों के बीच साधारण गलतफहमी तक हो सकते हैं। एक आकस्मिक पत्र जो एक लेखा विभाग की विफलता के बिंदुओं को रेखांकित करता है, उसमें बिक्री चालान के एक सप्ताह के मूल्य का चूक या एक हार्ड ड्राइव क्रैश शामिल हो सकता है जो महत्वपूर्ण वित्तीय विवरणों को मिटा देता है।
संभाव्यता और प्रभाव
आकस्मिक पत्र का अगला भाग इस संभावना की जानकारी देता है कि विफलता के बिंदु हो सकते हैं और इस तरह के विफलता बिंदुओं का प्रभाव परिचालन पर पड़ेगा। पत्र दिखा सकता है कि कैसे कुछ विफलता अंक में उच्च संभावना है लेकिन न्यूनतम खतरे का प्रतिनिधित्व करते हैं, जबकि अन्य विफलता बिंदु अत्यधिक संभावना नहीं है लेकिन विनाशकारी परिणाम प्रदान कर सकते हैं। एक लेखा विभाग के स्वचालित रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम के लिए आकस्मिक पत्र कंपनी के रिकॉर्ड को अद्यतित रखने में विफलता की कम संभावना दिखा सकता है, लेकिन यह पत्र यह भी दिखा सकता है कि इस प्रणाली में विफलता का विभाग के संचालन पर गंभीर प्रभाव पड़ सकता है।
आकस्मिकता कार्य योजना
आकस्मिक पत्र में एक कार्ययोजना होगी जो विभाग की विफलता के चरणों की रूपरेखा तैयार करती है यदि कोई विफलता बिंदु होता है तो विभाग आवश्यक कार्य पूरा करते समय विफलता बिंदु के आसपास काम कर सकता है। जबकि आकस्मिक पत्र में उल्लिखित क्रियाएँ कार्य को पूरा करने के सबसे कुशल या सुविधाजनक तरीके नहीं हो सकते हैं, वे काम करवाते हैं। लेखा विभाग के आकस्मिक पत्र में कार्य योजना में दुर्घटनाग्रस्त हार्ड ड्राइव से डेटा हानि की स्थिति में पेपर लेज़र पुस्तकों और कैलकुलेटर का उपयोग करने के चरण शामिल हो सकते हैं।
