एक व्यावसायिक पत्र के लिए सामान्य प्रारूप एक सलामी पत्र है जिसके बाद पत्र का मुख्य भाग होता है और समापन के साथ अंतिम रूप दिया जाता है। हालांकि, दर्जनों संभावित क्लोजिंग हैं जिनका उपयोग व्यवसाय पत्र को समाप्त करने के लिए किया जा सकता है। समापन को चुनने से पहले जो आपके विशेष पत्र के लिए सही है, आपको पत्र के स्वर के साथ-साथ आपके व्यक्तिगत इतिहास और पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ पिछले इंटरैक्शन पर विचार करना चाहिए।
औपचारिक क्लोजिंग
"ईमानदारी से," "वास्तव में तुम्हारा" और "सम्मानपूर्वक तुम्हारा" जैसे व्यावसायिक पत्र समापन को औपचारिक, अवैयक्तिक समापन माना जाता है और आमतौर पर उन प्राप्तकर्ताओं के लिए व्यावसायिक पत्र भेजते समय उपयोग किया जाता है जिनके साथ आपने कोई अन्य संबंध स्थापित नहीं किया है। एक पत्र में इन औपचारिक क्लोजिंग में से एक का उपयोग करके एक व्यापारिक सहयोगी के साथ जिसके साथ आपके मित्रवत संबंध स्वीकार्य हैं; हालाँकि, यह आपके रिश्ते के इतिहास को देखते हुए कुछ हद तक कठोर और अवैयक्तिक लग सकता है।
अर्ध-औपचारिक क्लोजिंग
"औपचारिक संबंध," या "कॉर्डियली" जैसे अर्ध-औपचारिक समापन अक्सर एक पार्श्व सहयोगी को व्यावसायिक पत्राचार भेजते समय उपयोग किए जाते हैं जिनके साथ आपके पास एक स्थापित तालमेल है। अपने बॉस या नए व्यावसायिक संपर्क को पत्र भेजते समय एक अर्ध-औपचारिक समापन आमतौर पर उचित नहीं होता है क्योंकि इसे बहुत व्यक्तिगत या पेशेवर के रूप में देखा जा सकता है।
बिजनेस कैजुअल क्लोजिंग
यदि आप अपने पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ एक मैत्रीपूर्ण, आकस्मिक या प्रेमपूर्ण संबंध बनाए रखते हैं, तो आपके पत्र का समापन करते समय "बेस्ट विश" या "बेस्ट ऑफ़ लक" जैसे क्लोजिंग का उपयोग करना उचित है। फिर, ये अपेक्षाकृत आकस्मिक, निरर्थक समापन हैं जिन्हें औपचारिक व्यावसायिक संपर्कों के बजाय दोस्ताना व्यापार सहयोगियों के लिए आरक्षित किया जाना चाहिए।
