बोली या प्रस्ताव के लिए अनुरोध, या RFP, विक्रेताओं के लिए एक व्यवसाय या संगठन द्वारा बनाया गया एक दस्तावेज है। उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी को बढ़ई की आवश्यकता हो सकती है या साइट बनाने के लिए अस्पताल को एक वेब डिजाइनर की आवश्यकता हो सकती है। आमतौर पर आरएफपी विक्रेता के लिए दिशानिर्देशों के साथ औपचारिक दस्तावेज होते हैं। वे उस व्यवसाय पर विवरण शामिल करते हैं जो अनुरोध कर रहे हैं, व्यापार परियोजना के विनिर्देशों, विक्रेताओं के लिए विनती प्रक्रिया, विक्रेता या विक्रेताओं को चुनने के लिए चयन प्रक्रिया, अनुबंध प्रक्रिया और याचना के दौरान संचार प्रक्रिया।
अपनी सभी जानकारी पहले से एकत्र कर लें। अपने वित्तीय विवरण, बजट, अनुबंध, समझौते और परियोजना से संबंधित किसी भी अन्य उचित दस्तावेज रखें। यह आपके RFP को लिखना आसान बना देगा।
एक संक्षिप्त विवरण या परिचय लिखें, जिसे कभी-कभी "कार्यकारी सारांश" कहा जाता है। यह खंड व्यवसाय या संगठन को अपने उद्योग के भीतर अनुरोध और उसकी जगह बनाने का परिचय देता है। सारांश एक हाइलाइट फैशन में प्रस्तुत करता है जो परियोजना या व्यवसाय की आवश्यकता है जिसके लिए अनुरोध किए जा रहे हैं।
विनिर्देशों को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करें, जिसके संदर्भ में विक्रेता जवाब देंगे। अपनी परियोजना की प्रकृति और दायरे, अपनी आवश्यकताओं, अपने अपेक्षित परिणाम और किसी भी अन्य आवश्यक जानकारी को परिभाषित करें। विशिष्ट होना; डिज़ाइन की गई वेबसाइट की आवश्यकता और डिज़ाइन की गई वेबसाइट की आवश्यकता के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है, अद्यतन और नियमित रूप से प्रबंधित।
स्पष्ट रूप से निर्देश दें कि संचार प्रक्रिया को सॉलिसिटेशन प्रक्रिया के दौरान कैसे संभाला जाएगा। यदि आप चाहते हैं कि विक्रेता आपके संगठन में किसी एक व्यक्ति से संपर्क करें, तो उसे स्पष्ट करें। यदि वेंडर्स को उपस्थित होने के लिए एक प्रस्तुति होगी, तो उस पर सभी विवरण शामिल करें। यदि आप नहीं चाहते हैं कि विक्रेता प्रक्रिया के दौरान आपसे संपर्क करें, तो निश्चित रूप से बताएं। इस बात का निर्धारण करें कि आपके द्वारा बोली कैसे प्राप्त की जाएगी, उन्हें सील किया जाना चाहिए और समय सीमा क्या है।
बता दें कि RFP एक कॉन्ट्रैक्ट नहीं है और इसका जवाब देना चयन की गारंटी नहीं देता है। ऐसी जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें, जो विक्रेता के समय के लिए विक्रेता की प्रतिक्रिया के लायक बनेगी। बजट, अनुबंध, भुगतान का प्रकार और परियोजना के सक्रिय होने के दौरान कार्य के मूल्यांकन का विवरण रखें।
विक्रेताओं पर विचार करने के लिए कोई भी कानूनी, कॉपीराइट, बीमा और नैतिक विचार शामिल करें। इसमें शामिल हैं, लेकिन यह गोपनीयता समझौते, अल्पसंख्यक विक्रेता की आवश्यकताओं, स्थानीय नियमों, सुरक्षा कारणों और व्यावसायिक प्रथाओं तक सीमित नहीं है।
किसी भी विशिष्ट निर्देशों को निर्दिष्ट करें कि प्रतिक्रियाओं को कैसे स्वरूपित किया जाना चाहिए। विक्रेताओं को निर्देश दें कि आप उनके प्रस्ताव संख्याओं को कैसे देखना चाहते हैं, उन्हें अपने प्रस्तावों के साथ क्या जानकारी शामिल करनी चाहिए, जैसे कि बीमा जानकारी या व्यावसायिक लाइसेंस की प्रतियां।
चयन प्रक्रिया के संबंध में एक अनुमानित निष्कर्ष शामिल करें। वेंडरों को बताएं कि अगर उन्हें नौकरी नहीं मिली है तो उन्हें सूचित किया जाएगा या नहीं, अगर उन्हें नौकरी के लिए चुना जाता है तो उन्हें क्या करना चाहिए।
