कंपनियों को सुचारू रूप से चलाने के लिए व्यवसाय बहुत सारे प्रलेखन का उपयोग करते हैं। ऐसा करने से आम तौर पर अधिक राजस्व प्राप्त होता है। सबसे बुनियादी दस्तावेजों में से दो कंपनियों का उपयोग बिक्री के आदेश और चालान हैं। हालाँकि दस्तावेज़ों के बीच कुछ समानताएँ हैं (जैसे, दोनों कंपनी और क्रेता के पते को सूचीबद्ध कर सकते हैं), इसमें भी बड़े अंतर हैं।
कार्य
बिक्री के आदेश से संकेत मिलता है कि कंपनी जो सामान या सेवाएं प्रदान कर रही है, उसे कार्रवाई करने की आवश्यकता है (यानी, ऑर्डर पूरा करने के लिए)। आमतौर पर इसमें उत्पाद ढूंढना, उसकी पैकेजिंग करना आदि शामिल हैं, या एक बैठक की स्थापना की जाती है ताकि सेवाओं को प्रदान किया जा सके। इनवॉइस इंगित करता है कि वस्तुओं या सेवाओं के खरीदार को कार्रवाई करने की आवश्यकता है। इसका आम तौर पर मतलब है कि खरीदार को कंपनी को उन उत्पादों या सेवाओं के लिए मौद्रिक रूप से क्षतिपूर्ति करने की आवश्यकता होती है, जो कंपनी को चेक या मनी ऑर्डर भेजकर, बैंक खाते से धन हस्तांतरित करने या कंपनी की वेबसाइट पर जाने और ऑनलाइन फॉर्म का उपयोग करके किया जा सकता है। क्रेडिट कार्ड से भुगतान करना।
उत्प्रेरक
बिक्री आदेश उपभोक्ता के खरीद आदेश से शुरू होते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक कंपनी उन वस्तुओं या सेवाओं को सूचीबद्ध नहीं कर सकती है जो एक व्यक्ति चाहता है जब तक कि व्यक्ति कंपनी को यह पता नहीं होने देता कि क्या वांछित है। बिक्री या सेवा के पूरा होने से चालान शुरू हो जाते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि कंपनी उन उत्पादों के लिए एक व्यक्ति को चार्ज नहीं कर सकती है जो कभी वितरित नहीं किए गए थे या ऐसी सेवा के लिए जो कभी नहीं दिया गया था।
लिस्टिंग
विक्रय आदेश उन उत्पादों या सेवाओं को सूचीबद्ध करता है जो उपभोक्ता चाहता है। यह एक एकल आइटम / सेवा हो सकती है या यह कई उत्पादों / सेवाओं की एक व्यापक सूची हो सकती है। इन्हें अक्सर एक आइटम / सेवा संख्या और एक संक्षिप्त विवरण के साथ सूचीबद्ध किया जाता है। चालान उन उत्पादों या सेवाओं के लिए बकाया राशि की सूची देता है। इनवॉइस उत्पाद और सेवा सूची को स्पष्ट रूप से दिखाने के लिए दोहरा सकता है कि कुल बकाया कैसे प्राप्त किया गया था, लेकिन मुख्य उद्देश्य यह इंगित करना है कि पैसा बकाया है।
दिनांक
विक्रय आदेश उस तारीख को इंगित करते हैं, जिस दिन किसी उत्पाद या सेवाओं के लिए उपभोक्ता का अनुरोध संसाधित किया गया था। इसका मतलब यह है कि सूचीबद्ध तारीख अतीत में एक समय इंगित करती है। इनवॉइस उस तारीख को इंगित करता है जो पैसा उन उत्पादों या सेवाओं के लिए है। इसका मतलब है कि सूचीबद्ध तारीख भविष्य में एक समय का संकेत देती है।
उपयोग
विक्रय आदेशों का उपयोग आदेश को पूरा करने, ट्रैक करने और संसाधित करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक बार विक्रय आदेश क्रेता द्वारा प्राप्त होने के बाद, यदि कोई त्रुटि हो जैसे कि लापता वस्तुएं / सेवाएं, गलत वस्तुएं / सेवाएं, आदि, तो क्रेता कंपनी से संपर्क करके आदेश को संशोधित कर सकता है और उसे सही कर सकता है। आदेश पूरा होने के लिए चालान का उपयोग किया जाता है। इस समय तक वस्तुओं / सेवाओं को वितरित या प्रदान किया गया है, इसलिए व्यक्ति परिवर्तन नहीं कर सकता है।
