चाहे वह बैठक सहकर्मियों या प्रतियोगियों के साथ हो, आपको हमेशा अच्छी तरह से सलाह दी जाती है कि जो चर्चा की गई थी, उसे संक्षेप में बताएं और विशेष रूप से जो तय किया गया था, और उसे जल्द से जल्द लिखित में करें। आप व्यावसायिक दस्तावेज़ों के पुस्तकालय से प्रासंगिक टुकड़ों को जोड़ सकते हैं, जैसे "इंक" पर पत्रिका की वेबसाइट।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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बैठक से नोट्स या अन्य रिकॉर्ड
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बैठक में संदर्भित या वितरित किए गए दस्तावेज़
बैठक की तिथि, समय और स्थान के अनुकूल लेकिन स्पष्ट पुनरावृत्ति के साथ शुरू करें, जो किस क्षमताओं में शामिल हुए और बैठक के उद्देश्य का एक संक्षिप्त बयान। उदाहरण के लिए, "प्रिय माइक: आपके कला विभाग के मेरे और स्टीव के साथ कल सुबह बिताने के लिए धन्यवाद, आपकी पैकेजिंग के नए स्वरूप के लिए योजनाओं पर चर्चा करते हुए।"
बैठक में दस्तावेज़ों और सामग्रियों के बारे में और उनके बारे में चर्चा के किसी भी महत्वपूर्ण आइटम की समीक्षा करें: "मुझे खुशी है कि आपने स्टीव के विचारों को पसंद किया जैसा कि मैंने किया था। हम सहमत थे कि हेक्सागोनल कार्टन आपके उत्पाद को ध्यान देने के लिए एक महत्वपूर्ण बदलाव देता है। सुविधाएँ जो आप अगले वर्ष जोड़ रहे हैं, लेकिन यह है कि इसे शेल्फ पर क्षैतिज रूप से झूठ बोलने के लिए बनाना अधिक स्थिर होगा और हमें दोनों सिरों को एक फ्लैट के बजाय थोड़ा सा उत्तल बनाने की अनुमति देगा और दूसरा बिना किसी वास्तविक कनेक्शन के विस्तारित बिंदु। उत्पाद।"
बैठक में सहमत सभी एक्शन आइटमों पर रिपोर्ट प्रदान करें: "स्टीव ने आज हमारे निर्माण इकाई के लिए नए डिजाइन के चश्मे के लिए प्रतिबद्ध किया है, और वे मुझे सप्ताह के अंत तक क्षैतिज कार्टन के लिए नई लागत के आंकड़े देने में सक्षम होना चाहिए। स्टीव।" और मैं दोनों निराश हो जाऊंगा यदि वे आंकड़े कम से कम 20 प्रतिशत अनुमानों से कम नहीं हैं, जो हमने कल ईमानदार, उच्च-बिंदु वाले कार्टन के लिए किया था, क्योंकि निर्माण सममित और कम जटिल होगा ताकि हम फिट हो सकें। बेल्ट बकसुआ मुद्रित किया जाएगा या उभरा है, और क्या आप उस पर धातु की स्याही चाहते हैं, इससे पहले कि आप का फैसला कर सकते हैं।
सभी पक्षों द्वारा अगले चरणों के लिए समय-सीमा निर्धारित करें: "मैंने एक नोट किया था कि आपने सोचा था कि आप आज या कल किए गए निर्णय ले सकते हैं। इससे हम सोमवार को व्यवसाय के नज़दीक आपके पास वापस आ सकते हैं। लागत आंकड़े पर्याप्त रूप से मिलेंगे जो हम शुरू कर सकते हैं। एक अनुबंध को औपचारिक बनाने के लिए। ”
पत्र को मित्रवत तरीके से बंद करें जैसा कि बैठक की प्रकृति के लिए उपयुक्त है, और आपके द्वारा निर्धारित किसी भी अन्य मीटिंग के लिए योजनाओं को पुनर्स्थापित करें: "यह हमेशा आपके साथ एक खुशी की बैठक है। मेरे कैलेंडर पर आपके कार्यालय में मंगलवार को दोपहर का भोजन है।" जब मैं मॉकअप स्टीव लाऊंगा तो काम कर रहा हूं। कृपया मुझे बताएं कि क्या जान वास्तव में हमसे जुड़ पाएगी।"
टिप्स
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ईमेल सबसे समय पर फैशन में फॉलोअप भेजने के तरीके के रूप में ठीक है, लेकिन हार्डकॉपी को मेल करने के लिए हमेशा सबसे अच्छा होता है, खासकर जब बैठक में कई कंपनियां और मामले शामिल होते हैं जिन्हें बाद में अनुबंध और खरीद आदेशों में औपचारिक रूप दिया जाएगा। मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों को रिकैप लेटर की प्रतियां भेजें या नाम, फ़ंक्शन या विभाग द्वारा पत्र में उल्लेख किया गया है।
