आप अपने कार्यालय की फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किस तरह से दक्षता और उत्पादकता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं। एक फाइलिंग सिस्टम इस बात पर आधारित होना चाहिए कि फाइलों का उपयोग कार्यालय में कैसे किया जाता है, फाइल की किन विशेषताओं को सबसे अधिक बार संदर्भित किया जाता है और कैसे फाइलों का मौखिक रूप से अनुरोध किया जाता है। इन सवालों के जवाब देने से आपको अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छी प्रणाली निर्धारित करने में मदद मिलेगी।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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फाइलें रखने की अलमारी
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फ़ाइल फ़ोल्डर
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फ़ाइल लेबल
निर्धारित करें कि क्या आप फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में विषय के आधार पर व्यवस्थित करेंगे, संख्यात्मक रूप से पूर्व निर्धारित नंबरिंग प्रणाली या कालानुक्रमिक रूप से बनाई गई तिथि या नियत तारीख का उपयोग करके। अस्थायी और स्थायी फ़ाइलें बनाएँ। अस्थाई फाइलें वर्तमान में सक्रिय फाइलें हैं जिनके पास एक अंतिम तिथि है जिस समय फाइल को नष्ट किया जा सकता है या संग्रहीत फ़ाइलों के साथ रखा जा सकता है। अस्थायी फ़ाइलों के उदाहरणों में वर्तमान प्रोजेक्ट, एक्शन आइटम और पढ़ने के लिए सामग्री शामिल हैं। स्थायी फाइलें वे हैं जो अक्सर एक्सेस नहीं की जाती हैं लेकिन भविष्य के संदर्भ के लिए अभिलेखागार में रखने की आवश्यकता होती है।
एक दस्तावेज़ में अपने लेबल शीर्षक और परिभाषाएँ लिखें जिन्हें संदर्भित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संख्यात्मक फाइलिंग प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो उस विषय को लिखें जिसमें प्रत्येक संख्या उस विषय से संबंधित दस्तावेजों के उदाहरणों को सूचीबद्ध और सूचीबद्ध करती है। दस्तावेजों को दाखिल करते समय यह स्थिरता बनाए रखने में मदद करता है।
अस्थायी दस्तावेजों, स्थायी दस्तावेजों और कचरे के लिए ढेर बनाएं। फाइलिंग सिस्टम में उन्हें शामिल करने से पहले दस्तावेजों को क्रमबद्ध करें। जो सेव करने की जरूरत नहीं है, उसे फाइल न करें।
फ़ाइल संग्रहण स्थान चुनें। आप यह तय कर सकते हैं कि अस्थायी सक्रिय फ़ाइलों को आपके डेस्क दराज में दर्ज किया जाना चाहिए जहां वे आसानी से सुलभ हैं। कर्मचारियों के बीच साझा की गई फाइलें केंद्रीय रूप से कार्यालय में स्थित होनी चाहिए। यदि आप उन फ़ाइलों के साथ काम करते हैं जिन्हें संरक्षित करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि क्लाइंट की व्यक्तिगत जानकारी वाली फाइलें, एक लॉकिंग फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग करें और निर्धारित करें कि कार्यालय में कौन पहुंचेगा।
अपनी फ़ाइलें बनाएँ। अपने अल्फ़ाबेटिक, न्यूमेरिक या कालानुक्रमिक सिस्टम के साथ फाइल को लेबल करें। याद रखें कि जब आप अपने लेबल शीर्षक के साथ विशिष्ट होना चाहते हैं, तो आप यह भी चाहते हैं कि शीर्षक कई प्रकार के दस्तावेजों को शामिल करने के लिए पर्याप्त व्यापक हो। उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट मीटिंग नाम के साथ फ़ाइल लेबल करने के बजाय, एक वर्ष में भाग लेने के लिए मीटिंग के लिए फ़ाइल बनाएँ और उसमें सभी संबंधित दस्तावेज़ संग्रहीत करें। यह आपको कई फाइलें बनाने से रोकता है जिसमें केवल एक या दो दस्तावेज संग्रहीत किए जाएंगे।
टिप्स
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याद रखें सरल हमेशा बेहतर होता है। जटिल फाइलिंग सिस्टम से बचने की कोशिश करें जो आपके और कर्मचारियों के लिए याद रखना मुश्किल होगा। दिनांक भुगतान या चालान जैसे विशिष्ट कार्यों के लिए एक टिकर फ़ाइल का उपयोग करें। कार्यों के आधार पर अपनी टिकलर फ़ाइल को महीने या दिन के आधार पर व्यवस्थित करें और फ़ाइल को शुद्ध करें क्योंकि कार्य या तो दस्तावेजों को पूरा करके या उन्हें एक स्थायी फ़ाइल में स्थानांतरित करके पूरा किया जाता है।
