अच्छी जानकारी किसी भी संगठन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, यह एक प्रमुख निगम या एक धर्मार्थ परियोजना हो। ऐसा संगठन जिसके पास खुद की ताकत और कमजोरियों की स्पष्ट तस्वीर नहीं है, वह प्रदर्शन में सुधार के लिए रणनीति नहीं बना सकता है। प्रमुख प्रदर्शन संकेतक, जिन्हें KPI कहा जाता है, एक संगठन के पहले से सहमत मिशन, विज़न और क्रिटिकल सक्सेस फैक्टर्स की ओर प्रगति के उपाय हैं, जिन्हें CSF कहा जाता है, जिन्हें एक रणनीतिक योजना में लिखा जाता है। KPI स्पष्ट डेटा प्रदान करने के लिए एक बेंचमार्क के खिलाफ मापता है, इस प्रकार संगठन को अधिक प्रभावी ढंग से आगे बढ़ने में मदद करता है।
मात्रात्मक परिणाम
KPI कार्रवाई करने योग्य जानकारी प्रदान करते हैं क्योंकि वे हमेशा मापने योग्य और मात्रात्मक होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक होटल कंपनी की पहचान की गई CSF पूरे वर्ष में उच्च स्तर की अधिभोग व्यवस्था बनाए रखती है, तो KPI कमरे के अधिभोग का प्रतिशत होगा, जो कि साप्ताहिक आधार पर मापा जाता है, पिछले वर्ष के बेंचमार्क के रूप में उपयोग किया जाता है।
आम लक्ष्यों की ओर संरेखण
सभी विभागों या टीमों को एक संगठन के भीतर रखना और सामान्य लक्ष्यों की ओर काम करना अक्सर मुश्किल होता है। एक बार एक संगठन के मिशन, विजन और सीएसएफ को एक रणनीतिक योजना में लिखा गया है, केपीआई जटिल जानकारी को समझने योग्य मैट्रिक्स में तोड़ते हैं जो संगठन की प्रगति पर निरंतर प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं। KPI के प्रति प्रगति का संचार सभी को एक ही दिशा में आगे बढ़ाता है।
भविष्य की रणनीतियों के लिए मंच
KPI से प्राप्त जानकारी भविष्य की रणनीतियों के लिए एक मंच प्रदान करती है। यदि एक होटल कंपनी के लिए CSF पूरे वर्ष में कमरे में रहने का स्थान है, तो वर्ष के दौरान अधिभोग के प्रतिशत को कम करने का उसका KPI प्रबंधन को समय अवधि दिखाएगा जिसमें उसे, उदाहरण के लिए, विज्ञापन बढ़ाना चाहिए या छूट प्रदान करनी चाहिए। इस नई रणनीति की सफलता को फिर से KPI का उपयोग करके मापा जा सकता है। समय के साथ, CSF को प्राप्त करने के लिए KPI के उपयोग से संगठन के प्रदर्शन और शक्ति में सुधार होगा।
व्यक्तिगत प्रदर्शन के लिए प्रोत्साहन
KPI अक्सर प्रोत्साहन से जुड़े होते हैं। टीमों या व्यक्तियों को एक विशिष्ट समयावधि के दौरान अपने KPI को एक विशेष स्तर तक सुधारने के लिए प्रोत्साहन की पेशकश की जाती है। इसे सफल होने के लिए, KPI को स्पष्ट रूप से समझा जा सकता है और मात्रात्मक होना चाहिए, और रिपोर्टिंग सटीक होनी चाहिए। KPI द्वारा प्रदान की गई जानकारी लोगों को संगठन के साथ-साथ अपने स्वयं के व्यक्तिगत प्रदर्शन में सुधार करने का अधिकार देती है।
