व्यवसाय और संगठन व्यवस्थित तरीके से कार्य करते हैं जो कंपनी के आकार, उद्देश्य, विकास के चरण और लक्ष्यों को दर्शाते हैं। एक संगठनात्मक चार्ट या ऑर्ग चार्ट इस आंतरिक प्रणाली और संरचना का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है जो कंपनी के संचालन और भूमिकाओं को समझने में आसान बनाता है। चूंकि सभी संगठन समान तरीके से नहीं चलते हैं, इसलिए विभिन्न प्रकार के संगठनात्मक चार्ट संरचनाएं हैं, जिनमें कार्यात्मक, मैट्रिक्स, विभाजन और सपाट शामिल हैं। इनमें से प्रत्येक कंपनी संगठनात्मक चार्ट लेआउट में एक विशिष्ट उपस्थिति है और संगठन की संरचना का एक विस्तृत स्नैपशॉट प्रदान करती है। संगठनात्मक चार्ट संगठन के भीतर रिपोर्टिंग संबंधों और टीम भूमिकाओं की कल्पना करने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है।
क्यों संगठनात्मक संरचना मामलों
हॉकी हॉल ऑफ फेम के एक प्रसिद्ध उद्धरण वेन ग्रेत्ज़की का कहना है कि हम उन 100 प्रतिशत शॉट्स को याद करते हैं जो हम नहीं लेते हैं, जो हॉकी, जीवन और व्यवसाय के संदर्भ में होता है, यदि आप नहीं लेते हैं तो आप एक लक्ष्य प्राप्त नहीं कर सकते हैं। कार्रवाई, या "शॉट _।" _ किसी कंपनी का विज़न और मिशन सम्मोहक हो सकता है, लेकिन स्पष्ट रूप से परिभाषित संरचना के बिना, किसी संगठन के पास कोई निर्देश नहीं है, कोई स्पष्ट उद्देश्य और लक्ष्य नहीं हैं, जिस पर कार्रवाई करना है, इसलिए 100 प्रतिशत गायब है। सफलता प्राप्त करने के अपने अवसरों की। उदाहरण के लिए, एक घृणित संगठन में, कर्मचारी और विभाग उनकी भूमिका और उनके योगदान के महत्व को नहीं समझ सकते हैं, जिससे मनोबल और जलन की कमी हो सकती है। जब कोई कंपनी अपने संगठनात्मक ढांचे को नेत्रहीन रूप से परिभाषित करती है, तो व्यक्तियों और विभागों के कार्य विवरण, रिश्ते और भूमिकाएं स्पष्ट हो जाती हैं, और लक्ष्यों तक पहुंचना बहुत आसान हो जाता है।
जैसा कि एक संगठन बढ़ता है, कंपनी संगठनात्मक संरचना चार्ट को कंपनी के भीतर परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए संशोधित करने की आवश्यकता हो सकती है क्योंकि यह विकसित होती है। उदाहरण के लिए, एक स्टार्टअप एक सपाट चार्ट के साथ शुरू हो सकता है, लेकिन जैसे ही वे गति प्राप्त करते हैं, नए क्षेत्रों और उप-ब्रांडों के विकास के लिए एक डिवीजनल चार्ट में चले जाते हैं। जब आपकी वर्तमान व्यवसाय संरचना आपके उद्देश्यों को जल्दी से पूरा करने के लिए आपकी टीमों को सशक्त नहीं कर रही है, तो यह मूल्यांकन करने के लिए मार्गदर्शन प्राप्त करें कि क्या आपकी संरचना को पुनर्गठित करने से गति बहाल होगी और अधिक तेज़ी से आपके लक्ष्यों को प्राप्त होगा।
संगठनात्मक चार्ट संरचनाओं के प्रकार
एक संगठनात्मक संरचना चार्ट एक संगठन के भीतर विभिन्न लोगों और विभागों के नक्शे की तरह दिखता है; एक परिवार के जीनोग्राम के समतुल्य व्यवसाय जो परिवार के विभिन्न सदस्यों के बीच संबंधों को दर्शाता है। जिस तरह एक परिवार का जीनोग्राम हमें एक परिवार की संरचना और परिवार के भीतर लोगों की भूमिकाओं को समझने में मदद करता है, उसी तरह एक संगठनात्मक संरचना चार्ट हमें एक कंपनी के भीतर व्यक्तियों की भूमिकाओं को समझने में मदद करता है।
ये चार प्रमुख प्रकार के संगठनात्मक चार्ट संरचनाएं हैं, जो आपकी कंपनी के वर्तमान परिचालन को दर्शा सकती हैं या ऑपरेशन के एक अलग मोड में आपके पुनर्गठन में मदद कर सकती हैं:
- कार्यात्मक: एक कार्यात्मक कंपनी ओआरजी चार्ट में दर्शाया गया है कि ज्यादातर लोग नौकरशाही या परिचालन के पदानुक्रमित मोड के साथ क्या जोड़ेंगे। यह शीर्ष पर सी-सूट के साथ एक पारंपरिक टॉप-डाउन संरचना है, इसके बाद कंपनी में सबसे अधिक शक्ति और प्रभाव वाले अन्य वरिष्ठ प्रबंधन और मध्य प्रबंधक हैं। आरेख के शीर्ष पर अपेक्षाकृत कम कर्मचारी सूचीबद्ध होते हैं, अधिक से अधिक कर्मचारी या विभाग आरेख के निचले भाग की ओर सूचीबद्ध होते हैं। संगठन में आप जितना नीचे जाएंगे, उतनी ही कम लोगों को शक्ति मिलेगी। लोगों को कंपनी के भीतर उनके कार्य या कौशल के आधार पर विभागों में विभाजित किया जाता है। पदानुक्रमित संगठनों के उदाहरणों में सैन्य, अधिकांश निगम और संगठित धर्म शामिल हैं। कार्यात्मक संरचना का एक प्रमुख लाभ संगठन के अन्य काम करने वाले हिस्सों के बारे में चिंता किए बिना, केवल प्रत्येक कर्मचारी और विभाग पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता है जो वे सबसे अच्छा करते हैं। उसी समय, विभागों के बीच संचार की कमी संगठन के समग्र लक्ष्यों की ओर प्रगति को धीमा कर सकती है, क्योंकि दाहिने हाथ को अक्सर पता नहीं होता है कि बाएं हाथ क्या कर रहा है।
- मैट्रिक्स: मैट्रिक्स कंपनी ओआरजी चार्ट एक कार्यात्मक कंपनी संरचना चार्ट के समान है, सिवाय इसके कि कर्मचारी स्थिति और परियोजना के आधार पर कम से कम दो पर्यवेक्षकों को रिपोर्ट करते हैं। उदाहरण के लिए, उनके पास एक मुख्य बॉस हो सकता है, लेकिन फिर तीन अलग-अलग परियोजनाओं के लिए अलग-अलग परियोजना प्रबंधक जो वे वर्तमान में काम कर रहे हैं। इसका मतलब है कि वे चार अलग-अलग लोगों को रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार हैं। जबकि यह चार्ट अभी भी मुख्य रूप से टॉप-डाउन संबंधों को दिखाता है, आप लोगों या विभागों के बीच समान स्तर पर क्षैतिज संबंध रेखाएँ भी देखेंगे क्योंकि लोगों को विशिष्ट परियोजनाओं पर एक-दूसरे को रिपोर्ट करना होगा। मैट्रिक्स सिस्टम का एक फायदा यह है कि यह डिवीजनों के बीच आसान संचार की अनुमति देता है। लेकिन मैट्रिक्स संरचना का एक नुकसान यह है कि कर्मचारियों को भ्रमित किया जा सकता है या एक ही समय में इतने सारे अलग-अलग वरिष्ठों को सूचित किया जा सकता है, प्रत्येक अपनी स्वयं की प्रबंधन शैली और मांगों के साथ।
- संभागीय (भौगोलिक सहित): एक डिवीजनल कंपनी संरचना चार्ट बड़ी कंपनियों पर लागू होता है जिसमें उनकी छतरी के नीचे कई ब्रांड या भौगोलिक स्थान शामिल होते हैं। गैप एक संभागीय संगठन का एक उत्कृष्ट उदाहरण है। उनके संगठनात्मक चार्ट उदाहरण पर, द गैप शीर्ष पर सूचीबद्ध है, और फिर वे जिन ब्रांडों का प्रबंधन करते हैं वे चार्ट के दूसरे स्तर पर सूचीबद्ध होते हैं, जिसमें द गैप, ओल्ड नेवी, बनाना रिपब्लिक, एथलेटा और हिल सिटी शामिल हैं। इनमें से प्रत्येक डिवीजन में संगठनात्मक चार्ट पर अपनी स्वयं की कार्यात्मक संरचना है। एक और कंपनी जो इस तरह से काम करती है, वह है फ़ॉइल्टिक्स, जिसका नाम चार्ट के शीर्ष पर सूचीबद्ध है और फिर दूसरी लाइन पर उनके ब्रांड डिवीजनों में शामिल हैं, जिनमें JUSTFAB, Shoedazzle, और Fabletics और Fabkids शामिल हैं, प्रत्येक डिवीजन के पास अपनी कार्यात्मक संरचना है। संभागीय चार्ट में प्रत्येक मंडल के अंतर्गत विभिन्न प्रकार के संगठनात्मक चार्ट संरचनाएँ शामिल हो सकती हैं। जबकि एक डिवीजन एक कार्यात्मक संरचना के साथ काम करता है, दूसरा मैट्रिक्स संरचना का उपयोग कर सकता है, जबकि एक नव विकासशील डिवीजन को एक सपाट के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। संभागीय संरचना की ताकत यह है कि एक ही कंपनी के भीतर अलग-अलग डिवीजनों में संगठनों के रूप में स्वायत्त रूप से संचालित करने की शक्ति है। हालांकि, डिवीजनों के बीच संचार मुश्किल हो सकता है, और नीतियों और प्रक्रियाओं में अंतर कर्मचारी अनुभव को एक विभाजन से दूसरे तक मौलिक रूप से भिन्न बना सकता है।
- Flatarchy: एक सपाट स्थिति में, कर्मचारियों को नए विचारों का योगदान देने या थिंक टैंक में भाग लेने के लिए स्वागत किया जाता है, स्थिति की परवाह किए बिना। संगठनात्मक चार्ट अभी भी एक पदानुक्रम से मिलता-जुलता है, जिसमें पर्यवेक्षक हैं, फिर भी पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों को श्रेणियों में एक साथ गांठ लगाया जा सकता है, "फ्लैट टीमों", जहां सभी के विचार समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। Google, लिंक्डिन और 3M जैसी कंपनियां अपने कर्मचारियों का नवाचार समूहों में भाग लेने के लिए स्वागत करती हैं और व्यक्तिगत रचनात्मकता और परियोजनाओं के लिए समय प्रदान करती हैं जो पूरे संगठन को लाभान्वित कर सकते हैं। ऊपर से नीचे आने वाले नए विचारों के बजाय, जहाँ भी वे स्वाभाविक रूप से उत्पन्न होते हैं, वहाँ से नए विचारों का स्वागत किया जाता है। समतलता की ताकत संभावनाओं के धन में निहित है जो संगठन के लिए खोले जाते हैं जब नए विचार कुछ चुनिंदा लोगों के दिमाग तक सीमित नहीं होते हैं। फिर भी, एक ही समय में कई अलग-अलग दिशाओं में विचारों का पीछा करने से बचने के लिए सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने के लिए एक मजबूत मिशन स्टेटमेंट और विजन स्टेटमेंट की आवश्यकता होती है।
एक संगठन संरचना चार्ट बनाना
एक बार जब आप समझ जाते हैं कि आपका संगठन एक कार्यात्मक, मैट्रिक्स, विभाजन या सपाट संरचना का उपयोग करके संचालित होता है, तो आप एक संगठनात्मक संरचना चार्ट बना सकते हैं जो आपके संचालन के तरीके को दर्शाता है। Microsoft Office, Airtable, SmartDraw और Insperity OrgPlus संगठनात्मक चार्टिंग क्षमताओं की पेशकश करने वाले सॉफ़्टवेयर हैं जो आपको अपनी वांछित संरचना चुनने की अनुमति देते हैं और फिर अपने संगठन के भीतर प्रत्येक स्थिति, विभाग या विभाजन के लिए उपयुक्त जानकारी देते हैं। यह सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से एक चार्ट बनाता है जिसका उपयोग आप अपने संगठन में संचार और दक्षता बढ़ाने के लिए कर सकते हैं। विकल्प नि: शुल्क से भुगतान किए गए संस्करणों तक होते हैं, छोटे संस्करणों के लिए सबसे उपयुक्त संस्करण के साथ और भुगतान बड़े संगठनों या उन लोगों के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं जो अपने पसंदीदा ग्राफिक्स चाहते हैं।
आपका समाप्त संगठनात्मक चार्ट प्रबंधन को भूमिकाओं की व्याख्या करने में मददगार हो सकता है, कर्मचारियों को कंपनी के भीतर पदोन्नति के रास्ते समझने या भविष्य के लिए योजनाओं को संप्रेषित करने में मदद करता है। कुछ कंपनियां अपने चार्ट का उपयोग कंपनी के निर्देशिका के रूप में दोहरे उद्देश्य के लिए करती हैं, फोन नंबर और ईमेल पते के साथ।
संगठनात्मक संक्रमण के समय के दौरान, विभिन्न प्रकार के संगठनात्मक संरचना चार्ट तैयार करने से आपको प्रत्येक संरचना का मूल्यांकन करके मंथन में मदद मिल सकती है और यह आपके व्यवसाय को कैसे लाभान्वित कर सकता है - सूचित निर्णय लेने के लिए एक अमूल्य उपकरण है।
