सफल रिसेप्शनिस्ट मेहमानों, आगंतुकों और संभावित कर्मचारियों को अपनी कंपनियों की सकारात्मक पहली छाप देते हुए कई कार्यों का अनुग्रह करने में सक्षम हैं। चाहे आप एक छोटी पेशेवर सेवा फर्म या एक बड़े बहुराष्ट्रीय निगम में काम करते हों, उचित संगठनात्मक कौशल एक प्रभावी रिसेप्शन डेस्क को बनाए रखने की कुंजी हो सकते हैं। सर्वश्रेष्ठ रिसेप्शनिस्ट संगठन के विचार नियमित कार्यों को सरल बनाते हैं और आतिथ्य को अधिक प्रभावी बनाते हैं।
त्वरित संदर्भ मार्गदर्शिकाएँ
नियमित जानकारी के लिए त्वरित संदर्भ मार्गदर्शिकाएँ बनाएं जैसे कि अक्सर नंबर, कार्यालय संख्या और फोन एक्सटेंशन सूची। इन गाइडलाइन्स को आसानी से संभालना और उन्हें जल्दी से संदर्भित करना आसान बनाते हैं। जब सक्रिय उपयोग में न हों तो इन गाइडों को एक संगठित फ़ाइल में रखें। अनुरोध पर प्रदान करने के लिए इन गाइडों की अतिरिक्त प्रतियां होने पर विचार करें। ये गाइड आपको अधिक कुशल बनाएंगे और कॉल ट्रांसफर करने जैसे नियमित कार्यों को गति देने में मदद कर सकते हैं।
प्रमुख नियुक्तियाँ
नियुक्ति समय द्वारा दिन के लिए प्रत्याशित आगंतुकों की एक सूची बनाएं। उस व्यक्ति का नाम रखें और जिनके आने पर आपको सूचित करना चाहिए। यह सूची आपको आगंतुकों के लिए अपने स्वागत वक्तव्य को अनुकूलित करने देगी। उदाहरण के लिए, जब कोई मेहमान आता है, तो आप कह सकते हैं, "आपका स्वागत है, श्री स्मिथ। सुश्री एप्स आपकी बैठक के बारे में उत्साहित हैं।" इस प्रकार के अभिवादन से अतिथि का अधिक स्वागत होता है और वह उनकी बैठक के परिणामों को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है। यह अनुकूलित स्वागत कर्मचारी साक्षात्कार के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। यदि एक संभावित कर्मचारी का स्वागत किया जाता है, तो वह अपने साक्षात्कार के लिए अधिक सहज होगी और कंपनी के लिए काम करने के लिए अधिक अनुकूल दृष्टिकोण होगा।
ब्रेक रोटेशन अनुसूची
सुनिश्चित करें कि आपके पास अपने कर्तव्यों को कवर करने के लिए उचित बैकअप है जब आप ब्रेक पर हैं या बीमार दिन हैं। "चीट शीट" बनाएं जो बुनियादी कर्तव्यों और कार्यों को रेखांकित करता है जो आपके लिए भरने वाले को दिया जा सकता है। एक औपचारिक कार्यक्रम बनाने पर विचार करें जो आपकी कंपनी में विभिन्न विभागों के बीच कवरेज कर्तव्यों को घुमाए। यह रोटेशन सिस्टम आपको व्यापार के कई हिस्सों के साथ और अधिक संपर्क प्रदान करेगा, जिससे भविष्य में प्रश्नों को निर्देशित करना आपके लिए आसान हो जाएगा।
कंपनी स्क्रैपबुक
सकारात्मक समाचारों और कंपनी की गतिविधियों पर प्रकाश डालने वाली कंपनी स्क्रैपबुक बनाएं। जब आप डाउनटाइम करते हैं तो इन पुस्तकों को शिल्प करें और आगंतुकों की समीक्षा के लिए उन्हें अपने प्रतीक्षा क्षेत्र में रखें। ये पुस्तकें आगंतुकों के लिए एक रचनात्मक तरीका प्रदान करेंगी जब वे अपनी नियुक्ति की प्रतीक्षा कर रहे हैं और उसी समय आपकी कंपनी के साथ अधिक परिचित होने में मदद कर सकते हैं। अपने मेहमानों को कब्जे में रखने से, आप अपना ध्यान अन्य असाइनमेंट और फोन कॉल पर रख पाएंगे, जिससे आपकी संगठनात्मक दक्षता बढ़ जाती है।
जलपान
अपने रिसेप्शन डेस्क पर आसान पहुंच के भीतर जलपान रखें। अपने डेस्क या वेटिंग एरिया में कोल्ड ड्रिंक को स्टोर करने के लिए एक छोटा फ्रिज स्थापित करें। चीनी और क्रीम जैसे मानक कॉफी उत्पादों के साथ-साथ पहुंच के भीतर एक-कप कॉफी बनाने वाली मशीन रखें। अपने रिसेप्शन काउंटर पर पके हुए माल की एक ट्रे रखें, या कठोर कैंडीज का एक कटोरा। इन रिफ्रेशमेंट को बंद करके, आप रिसेप्शन क्षेत्र को छोड़ने की आवश्यकता के बिना अपनी कंपनी के अतिथि को गर्म स्वागत प्रदान करने में सक्षम हैं।
