रिसेप्शनिस्ट आम तौर पर पहले लोग होते हैं जिन्हें आप एक कार्यालय में प्रवेश करते हुए देखते हैं, जो उन्हें उन कंपनियों का एक महत्वपूर्ण प्रतिनिधित्व करता है जिनके लिए वे काम करते हैं और कार्यालय में अन्य पेशेवरों। व्यावसायिक शिष्टाचार का पालन करना एक रिसेप्शनिस्ट की नौकरी का एक प्रमुख हिस्सा है, लेकिन अच्छे शिष्टाचार का गठन करने वाले लोगों की विविधतापूर्ण और बदलती राय उचित व्यवहार को निर्धारित करने के लिए एक रिसेप्शनिस्ट या पर्यवेक्षक के लिए मुश्किल बनाती है।
महत्व
एक रिसेप्शनिस्ट का महत्व उस व्यक्ति के रूप में है जो कॉल करने वालों और आगंतुकों को पहली छाप देता है, जो ओवरस्टेट करना मुश्किल है। गरीब शिष्टाचार के साथ एक रिसेप्शनिस्ट एक बैठक से पहले एक नकारात्मक स्वर सेट करता है और संभावित ग्राहकों में विश्वास को प्रेरित करने में विफल रहता है। दूसरी ओर, एक रिसेप्शनिस्ट जो व्यापार शिष्टाचार का पालन करता है, व्यावसायिकता और दक्षता की एक मजबूत भावना देता है। यह न केवल बाहरी लोगों के लिए कंपनी की छवि को बढ़ाता है, बल्कि अन्य श्रमिकों को भी महसूस करने में मदद करता है जैसे कि उनका कार्यालय काम करने के लिए एक पेशेवर स्थान है।
प्रकार
रिसेप्शनिस्ट विभिन्न तरीकों से अपने नियोक्ताओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। फोन कॉल और अभिवादन करने वालों का जवाब देना रिसेप्शनिस्टों के लिए सबसे आम कर्तव्यों में से दो हैं, और दोनों के लिए उचित शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। विभिन्न प्रकार के ग्राहकों को कॉल प्राप्त करने और उनसे संपर्क करने पर कंपनी की नीति में रिसेप्शनिस्ट को एक पूर्व निर्धारित टेलीफोन स्क्रिप्ट का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। अन्य मामलों में, रिसेप्शनिस्ट को एक अलग, हालांकि उचित, औपचारिकता और व्यावसायिकता के स्तर के साथ प्रत्येक बातचीत को संभालने में अपने विवेक का उपयोग करने की अनुमति है। कार्यालय में काम करने वाले व्यक्ति कभी-कभी एक रिसेप्शनिस्ट के लिए अतिरिक्त नियमों को पारित करते हैं, जैसे कि रिसेप्शनिस्ट कब और कैसे उनसे संपर्क कर सकता है।
प्रशिक्षण
जबकि कुछ कार्यालयों को उच्च विद्यालय या कॉलेज की डिग्री प्राप्त करने के लिए रिसेप्शनिस्ट की आवश्यकता होती है, लेकिन रिसेप्शनिस्ट के शिष्टाचार प्रशिक्षण में से अधिकांश काम पर होता है। रिसेप्शनिस्ट एक ऐसी स्थिति वाले कार्यालय में काम करना शुरू कर सकते हैं जिसके लिए सहभागिता की आवश्यकता नहीं होती है, जैसे कि डेटा प्रविष्टि नौकरी या कार्यालय सहायक। कंपनी की नीतियों और रिसेप्शनिस्टों के व्यवहार पर ध्यान देने से नए कर्मचारियों को पहली बार रिसेप्शनिस्ट पद के लिए अर्हता प्राप्त हो सकती है, जो अनुभव उत्पन्न करेगा जो अन्य रिसेप्शनिस्ट नौकरियों को आगे बढ़ाने में उपयोगी हो सकता है।
विचार
रिसेप्शनिस्ट के शिष्टाचार के लिए हर उद्योग और कार्यालय के अपने नियम होते हैं। कुछ कार्यालयों को पोशाक और भाषण के एक औपचारिक तरीके की आवश्यकता होती है। दूसरों को शिष्टाचार का एक और अधिक आकस्मिक रूप प्रदान करता है ताकि ग्राहकों को आराम और स्वागत महसूस हो। एक नए रिसेप्शनिस्ट और पर्यवेक्षकों के बीच संचार आवश्यक है ताकि सभी को पता हो कि क्या अपेक्षित है। एक रिसेप्शनिस्ट के रूप में, यदि आप किसी विशेष स्थिति के लिए शिष्टाचार के बारे में अनिश्चित हैं, तो विनम्रता से अपने आप को क्षमा करें और एक पर्यवेक्षक या वरिष्ठ रिसेप्शनिस्ट से पूछें कि आपको कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए।
टिप्स
भले ही हर कार्यालय अलग है, लेकिन रिसेप्शनिस्ट अभी भी उसी कुछ सुझावों से लाभ उठा सकते हैं। अच्छी नौकरी के प्रदर्शन के लिए मल्टीटास्किंग आवश्यक है, लेकिन जब कोई कार्यालय में प्रवेश करता है तो उसे अपना पूरा ध्यान देना महत्वपूर्ण होता है। इसका मतलब है कि कॉल को होल्ड पर रखना या उन्हें जल्दी से पूरा करना, कागजात स्थापित करना और सीधे आंखों से संपर्क करना। एक रिसेप्शनिस्ट का कार्य स्थान अव्यवस्था से मुक्त होना चाहिए ताकि एक और अधिक पेशेवर डेमोनर को प्रोजेक्ट किया जा सके और एक फॉर्म भरने के लिए जानकारी खोजने और किसी को पेन देने की तरह सरल कार्यों को पूरा करना आसान बनाया जा सके। अंत में, जब किसी को कार्यालय में ले जाते हैं, तो रिसेप्शनिस्ट को हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए नेतृत्व करना चाहिए कि उसकी उपस्थिति की अनुमति दी जाए और उसे जाने की शर्मिंदगी से बचाने के लिए कि कहां जाना है।
