दुनिया भर में, व्यवसाय संचार, डेटा स्थानांतरण और सहयोग के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। व्यापार उत्पादकता बढ़ाने और डेटा विश्वसनीयता बढ़ाने के लिए ईमेल एक प्रभावी उपकरण रहा है। हालांकि, ईमेल का उपयोग करने में आसानी और कम हुई औपचारिकता अव्यवसायिक संचार और डेटा अधिभार बना सकती है। व्यवसाय के लिए ईमेल का उपयोग करने से आपके कंप्यूटर नेटवर्क को संभावित वायरस और ईमेल अनुलग्नकों के माध्यम से भेजे गए मैलवेयर को खोलने का नुकसान भी होता है।
प्रबंधन स्तर में कमी
व्यवसाय के सभी स्तरों पर कर्मचारी व्यवसाय में किसी को भी ईमेल भेज सकते हैं। संदेशों को भेजने में आसानी से स्थापित चेन-ऑफ़-कमांड को बायपास किया जाता है और मानव संसाधन से संबंधित मुद्दों के लिए मानक समीक्षा प्रक्रियाओं को बाधित करता है। यह अनौपचारिकता उन अधिकारियों के लिए भी व्यवधान पैदा कर सकती है, जिन्हें दिन-प्रतिदिन के कर्मियों के मुद्दों के बजाय उच्च-स्तरीय अवसरों पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
शुद्धता
ईमेल भेजने में आसानी से सूचना की सटीकता कम हो सकती है। अधिक अनौपचारिक माध्यम के रूप में, प्रेषक आमतौर पर संदेशों का तुरंत जवाब देते हैं और जानकारी की समीक्षा नहीं करते हैं। सटीकता के संबंध में कर्मचारी अनुरोधों का शीघ्रता से जवाब देने के लिए दबाव महसूस कर सकते हैं। जब संदेश गलत जानकारी के साथ भेजे जाते हैं, तो अन्य पार्टियों को ईमेल के तेजी से प्रसार के कारण त्रुटि को ठीक करना मुश्किल हो सकता है।
प्रतियोगिता
ईमेल से व्यावसायिक प्रतिस्पर्धा बढ़ सकती है। ग्राहक कम कीमतों की मांग करते हुए प्रतियोगियों को बिक्री उद्धरण अग्रेषित कर सकते हैं। यदि वे कम कीमत प्राप्त करते हैं, तो वे एक प्रतियोगी के साथ जा सकते हैं या कम कीमत का अनुरोध करके वापस आ सकते हैं। ईमेल से आपके ग्राहकों के लिए अपतटीय कंपनियों के साथ काम करना आसान हो जाता है जो कम मजदूरी और विकासशील देशों में रहने की कम लागत के कारण कम कीमत पर सेवाएं प्रदान करते हैं।
व्यावसायिकता
ईमेल से व्यावसायिकता का स्तर कम हो सकता है। कर्मचारी ईमेल का उपयोग करते समय संचार के लिए एक कम औपचारिक दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, जो वर्तमान और संभावित ग्राहकों के लिए अव्यवसायिक दिखाई दे सकते हैं। पाठ और रंग परिवर्तनों के माध्यम से रचनात्मक स्वरूपण आपकी कंपनी प्रोफाइल के साथ किशोर और असंगत दिखाई दे सकता है।
रोजगार बढ़ा
ईमेल से कर्मचारियों की जरूरत बढ़ सकती है। उपभोक्ता ईमेल का जवाब देने के लिए अतिरिक्त ग्राहक सेवा कर्मचारियों की आवश्यकता हो सकती है, और व्यस्त अधिकारियों के लिए ईमेल संचार को सॉर्ट और जवाब देने में मदद के लिए अधिक कार्यकारी सहायकों की आवश्यकता हो सकती है।
बहुत ज्यादा जानकारी
ईमेल आसानी से प्राप्तकर्ताओं में सूचना अधिभार बना सकते हैं। पूरे संगठन में संदेशों की प्रतिलिपि बनाने में आसानी से अवांछित या अनावश्यक जानकारी वाले कर्मचारियों को समीक्षा के लिए अधिभारित किया जा सकता है। सूचना अधिभार उत्पादकता कम कर देता है।
सुरक्षा
डेटा सुरक्षा को बनाए रखना मुश्किल हो सकता है क्योंकि संवेदनशील जानकारी ईमेल द्वारा आसानी से भेजी जा सकती है। ईमेल अटैचमेंट के माध्यम से भेजे जाने वाले वायरस, जो कंप्यूटर सिस्टम को नुकसान और डेटा हानि का कारण बनते हैं, कंप्यूटर नेटवर्क से समझौता कर सकते हैं।
