आप कितनी भी कोशिश कर लें, कभी-कभी ऐसी चीजें काम नहीं करतीं, जैसे आप योजना बनाते हैं। जब व्यवसाय में ऐसा होता है, तो आप एक मूल्यवान ग्राहक या ग्राहक को परेशान कर सकते हैं। शायद आप अनजाने में एक ग्राहक के लिए अशिष्ट थे या आपके किसी कर्मचारी ने उचित रूप से एक स्थिति को संभालने के लिए नहीं किया था। हो सकता है कि आप किसी ग्राहक की समय सीमा से चूक गए हों या किसी आइटम की अपर्याप्त मात्रा भेज दी गई हो। माफी पत्र लिखने से कुछ परिस्थितियों में यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि आपका कार्य संबंध जारी रहे। यदि आपने कोई गलती की है, तो देरी हुई है, एक दोषपूर्ण उत्पाद भेजा गया है या खराब सेवा प्रदान की है, तो आप अपने ग्राहक या ग्राहक के लिए ईमानदारी से माफी चाहते हैं।
ग्राहक को माफी पत्र कैसे लिखें
जब आप ग्राहक सेवा उद्योगों में काम करते हैं, तो आपका व्यवसाय केवल उतना ही अच्छा होता है जितना आप अपने ग्राहकों के साथ व्यवहार करते हैं। ग्राहक दिल से "ग्राहक हमेशा सही होते हैं" कहावत अपनाते हैं। यदि ग्राहक को कुछ गलत लगता है, तो माफी पत्र लिखना अच्छा है।
एक ग्राहक को माफी पत्र कंपनी के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए, या कंपनी की शिकायतों के लिए बिंदु व्यक्ति द्वारा ईमेल के माध्यम से भेजा जाना चाहिए। इसे शिकायत करने वाले व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए और समय पर भेजा जाना चाहिए। आपका पत्र एक माफी के साथ शुरू होना चाहिए जो स्वीकार करता है कि क्या हुआ। अपने कार्यों की जिम्मेदारी लें और सुनिश्चित करें कि ग्राहक को अपनी बात सुनाई जाए। ग्राहक को यह बताने की कोशिश करें कि आप देख सकते हैं कि वह कैसा महसूस कर रही थी और वह क्यों परेशान थी। अंत में, संभव होने पर गलत को सही करने का एक तरीका पेश करें।
उदाहरण:
प्रिय मिशेल,
पिछले सप्ताह हमारे स्टोर पर आपको प्राप्त हुई सेवा के बारे में मुझसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। मैं क्षमा चाहता हूं कि हमारे कैशियर ने आपके आइटम रिटर्न के साथ स्थिति को कैसे संभाला। मुझे खेद है कि उसने आपके धनवापसी के बारे में गलत जानकारी दी। आपको यह बताने से पहले प्रबंधक के साथ जांच करनी चाहिए कि आपके पास रसीद होने पर ही वह रिटर्न दे सकता है। मुझे खेद है कि आपने हमारे खजांची के साथ बहस करते हुए 20 मिनट बिताए। मुझे भी निराशा होती। यदि आप इस सप्ताह स्टोर में आना चाहते हैं, तो मैं व्यक्तिगत रूप से आपके रिटर्न को संभाल लूंगा। इसमें कुछ ही मिनट लगेंगे।
निष्ठा से,
रोजर एस।
स्टोर प्रबंधक
क्लाइंट से माफी कैसे मांगे
चल रहे ग्राहकों के साथ संबंध आपके व्यवसाय के लिए भी महत्वपूर्ण हैं। चाहे वह लंबे समय से स्थापित ग्राहक हो या अपेक्षाकृत नया, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप जितनी जल्दी हो सके कोई भी समस्या का समाधान करें।
एक ग्राहक से माफी माँगने के लिए, यह एक पत्र लिखने के लिए एक लंबा रास्ता तय करता है। यह इंगित करता है कि आपने उसकी चिंता को दिल से लिया और पत्र लिखने के लिए अपने व्यस्त कार्यक्रम से समय निकाल लिया। एक ग्राहक को माफी पत्र की तरह, पत्र को कंपनी के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए या आपको या विभाग प्रमुख द्वारा ईमेल के माध्यम से भेजा जाना चाहिए। गलती या निगरानी क्यों हुई, यह देखने के लिए किसी भी आवश्यक आंतरिक जांच के बाद पत्र को जल्द से जल्द भेजने की कोशिश करें। एक माफी के साथ पत्र शुरू करें जो इंगित करता है कि आप समझते हैं कि आपका ग्राहक परेशान क्यों है। गलती की जिम्मेदारी लें और सुधारात्मक कार्रवाई प्रदान करें। चूँकि आपके पास एक निरंतर संबंध है, इसलिए बात करने के लिए एक समय निर्धारित करना भी एक अच्छा विचार है ताकि आप चर्चा कर सकें कि क्या हुआ।
प्रिय माइकल,
मुझे खेद है कि हमने सबसे हालिया वेबसाइट रिडिजाइन की समय सीमा को याद किया। मैं आपको यह बताने के लिए माफी मांगना चाहता हूं कि हम पीछे चल रहे थे। हमारे परियोजना प्रबंधक को आपको यह बताना चाहिए था कि परियोजना जनवरी की समय सीमा को पूरा करने के लिए ट्रैक पर नहीं थी। उसके साथ बात करने के बाद, ऐसा प्रतीत होता है कि वह परियोजनाओं से बहुत अधिक भरा हुआ था और वह उन चीजों के शीर्ष पर नहीं था जैसा कि उसे होना चाहिए था। मुझे पता है कि प्रोजेक्ट डेडलाइन मिस करना कितना निराशाजनक है। मैं आपको आश्वासन दे सकता हूं कि हम सप्ताह के अंत तक परियोजना को पूरा कर सकते हैं। मैं अच्छे विश्वास में आपके अगले बयान से भुगतान के एक सप्ताह में कटौती करने को तैयार हूं। मुझे आपके साथ इस पर चर्चा करने में खुशी हो रही है। मौका मिलने पर कृपया मुझसे संपर्क करें।
निष्ठा से,
ब्रूक बी।
डिज़ाइन डायरेक्टर
क्यों माफी मांगना जरूरी है
माफी मांगना एक अच्छा व्यवसाय अभ्यास है। यह दर्शाता है कि आप अपने ग्राहकों और ग्राहकों के साथ अपने चल रहे रिश्ते की परवाह करते हैं। इससे यह भी पता चलता है कि आप रक्षात्मक या दोषारोपण के बिना, अनुचित पक्ष की भावनाओं को स्वीकार और सम्मान कर सकते हैं।
अपनी गलती का स्वामित्व लेने से बहुत अधिक ईमानदारी दिखाई देती है, जो एक ग्राहक या ग्राहक को प्रोत्साहित करना हो सकता है जो आपके साथ व्यापार करना जारी रखना चाहता है।
