गैर-भुगतान करने वाले ग्राहकों को संग्रह पत्र लिखना हर व्यवसाय के मालिक का एक अनिवार्य कार्य है। भुगतान करने की अपनी बाधाओं को बढ़ाने के लिए, आप क्रेडिट जारी करने से पहले एक विस्तृत भुगतान नीति तैयार करें और पिछले देय खातों पर एकत्रित करने का प्रयास करते समय चालबाजी और व्यावसायिकता का उपयोग करें।
भुगतान नीति बनाएँ
इससे पहले कि आप किसी ग्राहक या ग्राहक को भुगतान स्थगित करने दें, क्रेडिट पर भुगतान करें या उत्पादों या सेवाओं के वितरण के बाद भुगतान करें, ऐसी भुगतान नीति विकसित करें जो आपकी शर्तों को रेखांकित करे। जब आप भुगतान के कारण पर विचार करते हैं, जैसे कि 10 दिनों या 30 दिनों के बाद चालान जारी किया जाता है, तो इसमें विवरण शामिल होना चाहिए। इसमें यह भी विवरण शामिल होना चाहिए कि यदि भुगतान नहीं किया जाता है तो क्या होगा, जैसे कि जुर्माना और देर से शुल्क जारी करना, सेवाओं को बंद करना या कानूनी कार्रवाई करना।
विशिष्टियों को संबोधित करें
अपने संग्रह पत्र का मसौदा तैयार करने में ग्राहक के साथ अपने अनुबंध संबंधी अनुबंध का संदर्भ लें। आदेश, चालान संख्या, सेवा या खरीद की तारीख और मूल भुगतान की तारीख का संदर्भ था। यदि इकट्ठा करने के पिछले प्रयास थे, तो उन लोगों का भी उल्लेख करें, और ग्राहक को कुल दंड दें। उदाहरण के लिए, "1 अक्टूबर को 1,000 पानी की बोतलों का ऑर्डर दिया गया था और $ 250 के लिए एक चालान 3 अक्टूबर को ईमेल के माध्यम से जारी किया गया था। 3 नवंबर की भुगतान तिथि के साथ। आपका खाता अब 30 दिनों का बकाया है और आपके खाते का मूल्यांकन किया गया है।" $ 25 का शुल्क, आपकी बकाया राशि $ 275, तुरंत देय।
सहानुभूतिपूर्ण रहें, फिर भी दृढ़ रहें
हालांकि कुछ भुगतान न करने वाले ग्राहक अपने बिलों को चकमा दे रहे हैं, अन्य लोग अपनी भुगतान तिथि भूल गए हैं या गंभीर नकदी प्रवाह समस्या हो सकती है। ग्राहकों को संदेह का लाभ देते हैं जब उन्हें रक्षात्मक पर डालने से बचने के लिए संग्रह पत्र लिखते हैं। उदाहरण के लिए, "हम समझते हैं कि अप्रत्याशित परिस्थितियाँ पैदा हो सकती हैं और हम इस मामले को हल करने के लिए आपके साथ काम करने के लिए प्रतिबद्ध हैं।" यह दृष्टिकोण ग्राहक का अपमान नहीं करता है, लेकिन यह स्पष्ट करता है कि भुगतान परिस्थितियों की परवाह किए बिना किया जाना चाहिए।
सत्यापन दस्तावेज संलग्न करें
पहले जारी किए गए चालानों के अपने संग्रह पत्र की प्रतियां, इस मुद्दे पर पिछले पत्राचार, किसी भी हस्ताक्षरित अनुबंध या लिखित समझौते की एक प्रति और अपनी भुगतान नीति के अंश संलग्न करें। यदि आप शेष राशि पर बातचीत करने या आंशिक भुगतान लेने के इच्छुक हैं, तो अपने प्रस्ताव की विशिष्ट शर्तों को रेखांकित करें। कॉल करने के लिए एक नंबर प्रदान करें यदि ग्राहक के पास प्रश्न हैं और आसान भुगतान के लिए प्री-पेड, स्व-संबोधित लिफाफा शामिल है।
एक अटॉर्नी का उपयोग करें
यदि पिछले-देय खातों पर एकत्रित करने के बार-बार प्रयास फलदायी साबित नहीं होते हैं, तो आप अपनी ओर से एक वकील को संग्रह पत्र भेजने का विकल्प चुन सकते हैं। आपका वकील छोटे दावों की अदालत की धमकी, एक संग्रह एजेंसी के लिए एक रेफरल, क्रेडिट रिपोर्टिंग या अन्य कानूनी कार्रवाइयों की सिफारिश कर सकता है। आपके संग्रह के प्रयासों को कानूनी पेशेवर बनाम उस राशि से अलग करने की लागत-लाभ का वजन जो आप अपने ग्राहक से संभावित रूप से एकत्र कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, $ 50 बिल के लिए एक संग्रह पत्र लिखने के लिए एक वकील का उपयोग करना लागत प्रभावी नहीं हो सकता है, लेकिन $ 10,000 के खाते पर संग्रह के लिए पेशेवर मदद को नियुक्त करना निश्चित रूप से खर्च के लायक होगा।
