एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) आंतरिक नियंत्रणों से बना है जो कंपनी प्रबंधन को दैनिक आधार पर व्यवसाय चलाने में सहायता करता है। MIS केवल एक कंप्यूटर सूचना प्रणाली नहीं है जो जानकारी एकत्र करता है, बल्कि प्रबंधन द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक समग्र निर्णय लेने वाला उपकरण है।
सुचना प्रणाली
सभी व्यवसाय आज अपनी कंपनी में तकनीकी सूचना प्रणाली के किसी न किसी रूप का उपयोग करते हैं। व्यवसाय लेनदेन को रिकॉर्ड करने और संसाधित करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली का उपयोग करना एक लाभदायक कंपनी चलाने और बाजार में उतार-चढ़ाव का जवाब देने के लिए आवश्यक है। हालांकि, सूचना प्रणाली सिर्फ कंपनी की जानकारी एकत्र करने और रिपोर्ट करने के लिए सर्वश्रेष्ठ हैं; प्रबंधन को अभी भी कंपनी के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए जानकारी की समीक्षा और उपयोग करना चाहिए।
प्रबंधन के तरीके
एमआईएस द्वारा रिपोर्ट की गई जानकारी प्रबंधन को उन क्षेत्रों को खोजने में मदद करेगी जिनकी उनकी कंपनी में सुधार की आवश्यकता है। यह जानकारी कैसे व्यवसाय संचालन को सही करने के लिए उपयोग की जाती है यह एक व्यवसाय में उपयोग की जाने वाली प्रबंधन की शैली पर निर्भर करती है। डी-केंद्रीकृत प्रबंधन शैली का उपयोग करके फ्रंट-लाइन प्रबंधक द्वारा सुधार किए जाने की अनुमति मिलती है; यह प्रबंधन पदों में स्वायत्तता का एक बड़ा सौदा करने की अनुमति देता है। केंद्रीकृत प्रबंधन शैली व्यवसाय संचालन को सही करने के लिए शीर्ष स्तर के प्रबंधकों पर निर्भर करती है।
संसाधन प्रबंधन
एमआईएस रिपोर्टिंग व्यवसाय को यह समझने में मदद करती है कि वे अपने व्यवसाय के संसाधनों का कितना अच्छा उपयोग कर रहे हैं। उत्पादन सुविधाएं, परिसंपत्ति प्रबंधन, और श्रम संसाधनों के उदाहरण हैं जिन्हें प्रबंधन द्वारा समीक्षा की जानी चाहिए। अक्षम रूप से संसाधनों का उपयोग करने से कंपनी की लागत बढ़ सकती है और विकास सीमित हो सकता है, जिससे कम लाभ मार्जिन और कम बिक्री हो सकती है।
निर्णय प्रक्रिया
सभी कंपनियां अपने एमआईएस से एकत्रित जानकारी की समीक्षा करते समय निर्णय प्रक्रिया के कुछ रूप का उपयोग करती हैं। जानकारी के प्रत्येक टुकड़े की समीक्षा की जाती है और यह तय करने के लिए उपयोग किया जाता है कि संचालन को बढ़ाया जाना चाहिए या घटाया जाना चाहिए, उत्पादों के लिए नए बाजार, या लाभ मार्जिन में वृद्धि हुई। निर्णय प्रक्रिया में कंपनी प्रबंधन के सभी हिस्से शामिल हैं, जो सबसे अधिक सूचित निर्णय संभव है, जो ऊपर दी गई सूचना से संबंधित है।
संचार
उचित संचार एमआईएस से मिली जानकारी के आधार पर प्रबंधन के निर्णयों की सफलता में सहायक होता है। संचार शीर्ष स्तर के प्रबंधन को सूचनाओं पर चर्चा करने की अनुमति देगा विभाग स्तर और फ्रंट-लाइन प्रबंधक, निर्णयों के लिए नीचे की ओर संचार प्रवाह बनाते हैं। अपवर्ड संचार भी निर्णयों के बारे में महत्वपूर्ण है, जिससे फ्रंट-लाइन कर्मचारियों को ऊपरी प्रबंधन के साथ एमआईएस जानकारी पर चर्चा करने का अवसर मिलता है। खुली संचार लाइनें कंपनियों को सभी कर्मचारी स्तरों से इनपुट प्राप्त करने की अनुमति देती हैं, जिससे एमआईएस जानकारी से सबसे अच्छा निर्णय लिया जाता है।
