अनुबंध प्रबंधन सर्वोत्तम अभ्यास नियमित अनुबंध अनुपालन ऑडिट की सलाह देते हैं। हालांकि, वित्तीय विवरण ऑडिट के विपरीत, जो आमतौर पर सालाना होता है, अनुबंध की समीक्षा अधिक बार होती है। उदाहरण के लिए, इंजीनियरिंग और कंस्ट्रक्शन कॉन्ट्रैक्ट्स के ऑडिट शेड्यूल में अक्सर मासिक भुगतान ऑडिट के साथ-साथ लंबी परियोजनाओं के लिए त्रैमासिक, अर्ध-वार्षिक या वार्षिक ऑडिट शामिल होते हैं। पूरी तरह से अनुपालन ऑडिटिंग प्रक्रियाओं को समझने से आप उन गलतियों को पकड़ सकते हैं जिनसे आप गलत तरीके से खर्च कर सकते हैं और इसके परिणामस्वरूप व्यर्थ खर्च और अधिक लागत हो सकती है।
ऑडिट ऑब्जेक्टिव स्थापित करें
जहां अनुबंध जीवन चक्र के भीतर समीक्षा होती है, ऑडिट उद्देश्यों को निर्धारित करेगा। एक नियंत्रण ऑडिट - एक जो अनुबंध जीवन चक्र में जल्दी होता है - आमतौर पर ठेकेदार की प्रक्रियाओं और आंतरिक नियंत्रण का मूल्यांकन करने पर केंद्रित होता है। लक्ष्य संचार में सुधार करना और ओवरस्पेंडिंग के लिए जोखिम की प्रक्रियाओं को पहचानना और सुव्यवस्थित करना है। एक रिकवरी ऑडिट - एक जो मासिक अनुबंध से पहले या अंतिम अनुबंध भुगतान के कारण होता है - बिलिंग विसंगतियों, जैसे कि अमान्य, ओवरस्टेटेड और डुप्लिकेट शुल्क के लिए दिखता है। लक्ष्य बिलिंग त्रुटियों को रोकने और ओवरपेमेंट को पुनर्प्राप्त करना है।
ऑडिट टीम को इकट्ठा करें
ऑडिट टीम के आकार और संरचना पर निर्णय लेने में, अनुबंध के आकार और जटिलता को देखें। कम से कम, दोनों नियंत्रण और रिकवरी ऑडिट टीमों में अनुबंध प्रबंधक, लेखा विभाग का एक प्रतिनिधि और एक तटस्थ तृतीय पक्ष शामिल होना चाहिए। हालांकि, बड़े या जटिल अनुबंधों में अतिरिक्त टीम के सदस्यों की आवश्यकता हो सकती है जो अनुबंध प्रबंधन और लेखा परीक्षा प्रक्रियाओं से परिचित हैं। यदि लेखापरीक्षा धोखाधड़ी गतिविधियों को उजागर करती है, तो एक अनुभवी फोरेंसिक एकाउंटेंट या धोखाधड़ी जांचकर्ता को लाना आवश्यक हो सकता है।
नियंत्रण लेखा परीक्षा प्रक्रियाओं
एक नियंत्रण ऑडिट मुख्य रूप से बिलिंग और भुगतान प्रक्रियाओं और निवारक नियंत्रणों को देखता है। प्रक्रियाओं में अनुबंध की गहन समीक्षा और दोनों ठेकेदार और देय देय बिलिंग और भुगतान डेटा-एंट्री प्रक्रिया शामिल हैं। समीक्षा पर्याप्त आंतरिक नियंत्रणों जैसे कर्तव्यों के पृथक्करण, एक प्राधिकरण प्रणाली और सूचना सुरक्षा के लिए देखती है। टेस्ट में नमूना चालान बनाना, प्रसंस्करण और भुगतान करना शामिल हो सकता है, अक्सर यह देखने के लिए कि क्या मौजूदा नियंत्रण प्रभावी हैं, जानबूझकर त्रुटियों का परिचय देते हैं।
रिकवरी ऑडिट प्रक्रिया
मासिक वसूली ऑडिट ठेकेदार की वर्तमान जॉब-कॉस्ट रिपोर्ट को वर्तमान अवधि के दौरान बिल की गई राशि में समेट देता है। ऑडिटर नौकरी की लागत रिपोर्ट की समीक्षा करके और इसकी तुलना बिलिंग और भुगतान शर्तों से करते हैं। किसी भी लाल झंडे की उपस्थिति के आधार पर, ऑडिटर विभिन्न प्रकार की लागतों जैसे श्रम, सामग्री, प्रशासनिक और ओवरहेड लागत के लिए बस कुछ या कई नमूना लेनदेन का चयन और परीक्षण कर सकते हैं। लेन-देन परीक्षणों में आम तौर पर पुनर्गणना और ऑडिट ट्रेल्स का निर्माण होता है। केपीएमजी के अनुसार, एक ऑडिट, कर और सलाहकार सेवा फर्म, ऑडिटर विसंगतियों की तलाश करते हैं जैसे कि महत्वपूर्ण ओवरटाइम, लागत पुनर्वितरण, लागत accruals, असामान्य या लापता लागत विवरण, बड़ी या असामान्य डॉलर की मात्रा, अनुबंध शुरू होने से पहले होने वाली लागत और होम ऑफिस ओवरहेड। लागत।
एक अनुवर्ती रिपोर्ट बनाएँ
ऑडिट के बाद, टीम व्यवसाय के मालिक और ठेकेदार को अंतिम रिपोर्ट तैयार करती है और प्रस्तुत करती है, आमतौर पर आमने-सामने की बैठक में। यद्यपि निष्कर्ष यह निर्धारित करते हैं कि रिपोर्ट में कितनी जानकारी है, विसंगतियों या अक्षम प्रक्रियाओं को सुधारने के लिए सिफारिशों को पहचानने, समझाने और प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित किया गया है। ऑडिटर उद्देश्यों को भी बताते हैं, साथ ही अनुबंध की समीक्षा और ऑडिट टेस्ट प्रक्रियाओं की व्याख्या करते हैं।
