एक सतत सूची प्रणाली लेखांकन प्रक्रियाओं का एक समूह है जो कंपनी को वित्तीय सूची डेटा की रिपोर्ट करने में मदद करती है। कई कंपनियां इस प्रणाली का उपयोग करती हैं - विशेष रूप से नौकरी ऑर्डर लागत लेखांकन प्रणाली का उपयोग करने वाले, या कई अलग-अलग प्रकार की इन्वेंट्री को बेचने के लिए। कंपनियों को इसे लागू करने से पहले एक स्थायी प्रणाली के फायदे और नुकसान को संतुलित करना चाहिए।
सटीक रिपोर्टिंग
कंपनियां अक्सर एक सतत सूची प्रणाली के साथ अधिक सटीक वित्तीय रिपोर्टिंग का अनुभव करती हैं। लेखाकार प्रत्येक इन्वेंट्री लेनदेन के बाद सामान्य खाता बही को अद्यतन करते हैं। यह सामान्य खाता बही में परिणाम देता है जो हाथ पर वास्तविक भौतिक सूची को बारीकी से दिखाता है। स्वामी और प्रबंधक तब इन्वेंट्री मानों की रिपोर्टिंग की सटीकता के आधार पर गुणवत्ता निर्णय ले सकते हैं। एकाधिक इन्वेंट्री प्रकार भी इस विधि से लाभान्वित होते हैं, क्योंकि लेखाकार सामान्य बही के माध्यम से प्रत्येक को सही तरीके से ट्रैक करते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक प्रबंधन
सतत इन्वेंट्री सिस्टम अक्सर लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक तरीकों का उपयोग करते हैं। एक उदाहरण एक बारकोड प्रणाली है जिसे कपड़े बेचने वाला सामान बेचते समय उपयोग करता है। प्रत्येक स्कैन डेटा को रिकॉर्ड करता है जो कंपनी के इन्वेंट्री मूल्य को अपडेट करता है। लेखाकार इस जानकारी का उपयोग सामान्य खाता बही को संतुलित करने के लिए करते हैं। कंपनियां डेटा का उपयोग सिर्फ ऑर्डर सिस्टम में माल का ऑर्डर करने के लिए करती हैं। इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डरिंग से स्टॉक आउट और खोई बिक्री को रोकने में मदद मिलती है।
लागत
कई सतत इन्वेंट्री सिस्टम महंगे हैं। इन प्रणालियों के लिए लागत दो गुना है। सिस्टम को काम करने के लिए आवश्यक तकनीक एक प्रमुख पूंजीगत व्यय हो सकता है। तकनीक में नए बदलाव के लिए सिस्टम को अपडेट करना भी महंगा है। प्रशिक्षण कर्मचारियों को सिस्टम का ठीक से उपयोग करने के लिए अभी तक एक और खर्च है। प्रशासनिक पक्ष पर, कंपनियों को ऐसे एकाउंटेंट ढूंढने चाहिए जो सिस्टम का काम कर सकें और सामान्य खाता बही में लगातार बदलावों का प्रबंधन कर सकें।
प्रक्रिया
सदा सूची प्रणाली अक्सर समय लेने वाली होती हैं। कंपनी के सामान्य खाता बही में इलेक्ट्रॉनिक अपडेट के परिणामस्वरूप खाता सामंजस्य की आवश्यकता हो सकती है। लेखाकार अक्सर इन्वेंट्री को समेटने के लिए प्रत्येक सप्ताह या महीने में प्रचुर समय बिताते हैं। लगातार त्रुटियां आगे जटिलताओं का कारण भी बन सकती हैं। कंपनी की पुस्तकों को बंद करने से पहले एकाउंटेंट को त्रुटियों को ठीक करने और सूची खाते को संतुलित करने की आवश्यकता होती है। गलत इन्वेंट्री आंकड़ों की रिपोर्ट करने से ऑडिट शुरू हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप कंपनी के लिए संभावित समस्याएं हो सकती हैं।
