दस्तावेज़ नियंत्रण परिभाषा

दस्तावेज़ नियंत्रण फ़ंक्शन के पास विभिन्न कार्यों और प्रक्रियाओं के माध्यम से एक संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह और भंडारण का प्रबंधन करने की जिम्मेदारी है। इनमें फाइलेन्स को बनाए रखना और उचित वितरण और पुनरीक्षण प्रक्रियाओं का उपयोग करना शामिल है जैसा कि Siliconfareast.com पर उल्लिखित है।

पुस्तकालय प्रणाली

दस्तावेज़ नियंत्रण फ़ंक्शन की आंतरिक लाइब्रेरी प्रक्रियाओं को ठीक से बनाए रखने की भूमिका होती है, ताकि उपयुक्त कर्मियों की पहुंच होती है, लेकिन आधिकारिक प्रलेखन का ठिकाना हर समय ज्ञात रहता है।

भंडारण / फाइलिंग

दस्तावेज़ नियंत्रण फ़ंक्शन की एक अन्य महत्वपूर्ण गतिविधि दस्तावेज़ भंडारण और फाइलिंग है जो सभी आवश्यक फ़ाइलों की उचित पहुंच सुनिश्चित करने के लिए है।

संशोधन

दस्तावेज़ नियंत्रण समारोह में यह सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी भी है कि आधिकारिक रूप से अनुमोदित दस्तावेज केवल उचित प्रक्रियाओं और अनुमोदन के संदर्भ में संशोधित हो। इसमें दस्तावेज़ (या प्रोजेक्ट) परिवर्तन अनुरोध (DCR) की एक प्रणाली शामिल हो सकती है, जिसे पहले स्वीकृत दस्तावेज़ में अतिरिक्त परिवर्तन किए जाने से पहले निर्दिष्ट हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है।

काम का प्रवाह

दस्तावेज़ नियंत्रण कर्मी कुशल कार्य प्रवाह सुनिश्चित करने के लक्ष्य के साथ गतिविधियाँ भी करते हैं जैसे शब्द प्रसंस्करण या स्कैनिंग जैसी गतिविधियों के लिए उपयुक्त लिपिक या सचिवीय कर्मचारियों को दस्तावेज़ सौंपकर।

नज़र रखना

दस्तावेज़ नियंत्रण फ़ंक्शन समग्र कार्य प्रवाह प्रक्रिया के माध्यम से दस्तावेजों के समय पर उत्पादन को भी ट्रैक करता है, जैसे कि आयु सूचियों के उपयोग के माध्यम से संकेत मिलता है कि दस्तावेजों ने कार्य प्रवाह प्रक्रिया से गुजरने में बहुत लंबा समय लगाया है।