एक सफल व्यावसायिक बैठक रखने से न केवल सामग्री और बैठक के सदस्यों को शामिल किया जाता है, बल्कि फर्नीचर की व्यवस्था भी होती है। प्रभावी ढंग से एक व्यावसायिक बैठक के लिए एक कमरे की व्यवस्था करने के लिए आप बैठक के कार्य पर विचार करना चाहते हैं और उत्पादकता के लिए उपयुक्त वातावरण और कार्यक्षेत्र बना सकते हैं। यदि कमरा आपकी बैठक के लिए अच्छी तरह से व्यवस्थित है, तो सहयोगी बैठक के समय का पूरी तरह से उपयोग करने के लिए विघटन या व्याकुलता के बिना काम करने और कार्य करने में सक्षम होंगे।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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टेबल्स
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कुर्सियों
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प्रस्तुति का सामान
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ज़िप बंध
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डक्ट टेप
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लैंप
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साइड टेबल, आवश्यकतानुसार
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खाने-पीने का सामान
कमरे के कार्य पर विचार करें और तदनुसार टेबल रखें। एक चर्चा-शैली की बैठक को गोल-गोल शैली का उपयोग करना चाहिए ताकि एक सर्कल या अर्धवृत्त में टेबल की व्यवस्था की जा सके ताकि प्रत्येक प्रतिभागी अन्य सभी को देख सके। प्रस्तुतियाँ एक बड़े आयत के साथ स्थापित बोर्डरूम का उपयोग कर सकती हैं या एक ही दिशा का सामना कर रहे प्रत्येक प्रतिभागी के साथ पंक्तियों में छोटी टेबल लगा सकती हैं।
बैठक की लंबाई के लिए उपयुक्त आरामदायक कुर्सियों का उपयोग करके अपनी टेबल लेआउट के अनुसार मेज के चारों ओर बैठने की व्यवस्था करें। कर्मचारियों को केंद्रित और आरामदायक रखने के लिए हार्ड प्लास्टिक की कुर्सियों का उपयोग केवल छोटी (घंटे या उससे कम) बैठकों के लिए किया जाना चाहिए। कमरे के किनारे पर दो से तीन अतिरिक्त कुर्सियां रखें अगर प्रत्याशित या कुर्सी टूटने से अधिक मेहमान हों।
कमरे के सामने एक स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाले क्षेत्र में पोड्स, फ्लिप चार्ट, प्रोजेक्टर स्क्रीन या प्रस्तुति पोस्टर जैसे कोई भी प्रॉप्स रखें ताकि प्रत्येक प्रतिभागी इसे आसानी से देख सकें। यदि आप हैंडआउट या फ़ोल्डर का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें टेबल के साथ प्रत्येक कुर्सी पर रखें, या बैठक में बाद में वितरित करने के लिए उन्हें बंद कर दें। इन वस्तुओं को कार्य स्थान को अव्यवस्थित करने या कमरे के भीतर चलने को मुश्किल बनाने की अनुमति न दें, जैसे कि उन्हें फर्श पर ढेर करना।
विघटन से बचने के लिए कमरे में किसी भी फोन पर घंटी बंद करें; हालांकि, आपातकालीन स्थिति में आउटगोइंग कॉल की अनुमति देने के लिए फोन को अनप्लग न करें। यदि कंप्यूटर का उपयोग मीटिंग के लिए किया जाता है, तो पैरों के साथ छेड़छाड़ से बचने के लिए किसी भी केबल को बंडल करें और किसी भी डोर को फर्श पर चलने वाले फर्श पर टेप करें।
वातावरण को नरम करने और लंबे समय तक बैठकें कम नेत्रहीन तनाव बनाने के लिए कमरे में उपरि प्रकाश व्यवस्था से परे अतिरिक्त प्रकाश व्यवस्था जोड़ें। साइड टेबल पर लैंप सेट करें, जहां वे रास्ते में नहीं हैं या विचारों को अवरुद्ध नहीं करते हैं, लेकिन मोमबत्तियों से बचें, जो नरम प्रकाश और सुगंध का उत्सर्जन कर सकते हैं लेकिन एक खतरा पैदा कर सकते हैं।
बोतलबंद पानी, सोडा, कॉफी या स्नैक फूड जैसे कुकीज, ब्राउनी या फल और मीट ट्रे की आपूर्ति के लिए कमरे के एक कोने में या दरवाजे के पास एक दीवार के साथ एक छोटे से खाद्य सेवा क्षेत्र को स्थापित करें। यदि लंबी बैठकों के लिए भोजन का उपयोग करते हैं, तो उच्च-चीनी खाद्य पदार्थों से बचें, और सुनिश्चित करें कि भोजन का समय पूरा होने पर तालिका को साफ और सुव्यवस्थित रखने के लिए सेवा क्षेत्र के पास एक ट्रशकैन है।
टिप्स
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यदि आपके पास बैठक कक्ष का चयन करने का विकल्प है, तो भवन के एक ही तल पर बैठक कक्ष को बाथरूम के लिए सुविधाजनक रखते हुए अतिरिक्त शोर और विचलित होने से दूर एक शांत कमरे को खोजने का प्रयास करें।
यदि संभव हो तो, कमरे में थर्मोस्टेट को एक आरामदायक सेटिंग में समायोजित करें ताकि जो लोग बहुत गर्म या ठंडा न हों, वे असुविधा और व्याकुलता के लिए जहां वे काम पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम न हों।
