फोन पर किसी के साथ बात करना संवाद करने का एक सुविधाजनक तरीका है। चाहे अपने परिवार से बात कर रहे हों, काम पर या किसी कार्यक्रम की योजना बना रहे हों, आपको यह सीखना चाहिए कि किसी से फोन पर कैसे बात करें, जो संचार प्रभावशीलता को अधिकतम करेगा और किसी भी गलत सूचना और गलत व्याख्या पर कटौती करेगा।
शांत जगह पर रहें। हालांकि कभी-कभी यह अपरिहार्य होता है, आपको ऐसे वातावरण में रहने की कोशिश करनी चाहिए, जिसमें जितना संभव हो उतना कम शोर हो। फोन पर प्रत्येक व्यक्ति स्पष्ट और बिना किसी रुकावट के सुनने में सक्षम होगा।
दूसरी पंक्ति के व्यक्ति को बताएं कि क्या आप उन्हें जितनी जल्दी हो सके समझ नहीं सकते हैं। उस व्यक्ति के पास एक भारी उच्चारण हो सकता है, खराब स्वागत के साथ एक सेल फोन पर हो सकता है या एक विचलित वातावरण में हो सकता है। आपकी ओर से किसी भी गलतफहमी का कारण जो भी हो, रिसीवर को बताएं कि आपके पास उन्हें समझने में कठिन समय है। आप किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को याद नहीं करना चाहते हैं। बदले में, आप उस व्यक्ति से पूछ सकते हैं कि क्या वे आपको समझ सकते हैं। कभी-कभी दूसरी पंक्ति का व्यक्ति आपको बताने में बहुत शर्मिंदा हो सकता है।
फोन पर बातचीत पर ध्यान केंद्रित करें। यदि आप इससे बच सकते हैं, तो आपको कुछ और नहीं करना चाहिए। नोट लेना या उस व्यक्ति के लिए जानकारी देखना उचित है, लेकिन अगर आपको जो कहा जा रहा है, उस पर ध्यान केंद्रित करने पर आपकी बातचीत से बहुत कुछ निकल जाएगा।
अनुमति से पूछें कि क्या आप फ़ोन कॉल की स्थिति बदल सकते हैं। इसमें एक अन्य व्यक्ति को लाइन में शामिल करना, स्पीकर फोन पर बातचीत डालना या वार्तालाप रिकॉर्ड करना शामिल है। यदि आप इन चीजों को उनकी अनुमति के बिना करते हैं तो कई लोग असहज महसूस करेंगे।
उचित समय पर कॉल करें। व्यावसायिक कॉल को एक व्यावसायिक दिन के दौरान रखा जाना चाहिए। यह मत भूलो कि वे लोग दोपहर का भोजन भी कर सकते हैं। इसके अलावा, जब तक कि व्यक्ति व्यक्तिगत स्तर पर आपके कॉल की उम्मीद नहीं कर रहा है, आपको देर रात या सुबह जल्दी नहीं बुलाना चाहिए। रात के खाने के दौरान कॉल करना ज्यादातर लोगों के लिए एक प्रमुख उपद्रव हो सकता है। व्यक्ति के लिए कुछ सम्मान रखें और केवल उनके लिए सुविधाजनक समय पर कॉल करें।
यदि आप उस व्यक्ति को याद कर रहे हैं जिसके साथ आप बोलना चाहते हैं, तो एक संदेश छोड़ दें। उस व्यक्ति को बताएं कि आपकी पकड़ पाने के लिए कौन से समय सबसे अच्छे हैं। यह एक महत्वपूर्ण बातचीत को बंद रखने के लिए काफी उग्र हो सकता है क्योंकि आपका समय मेल नहीं खा रहा है।
टिप्स
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जब फोन पर अपनी सामान्य बात कर रहे आवाज का उपयोग करें।
चेतावनी
किसी के साथ बात करते समय उचित भाषा का प्रयोग करें। आप अपने दोस्तों या परिवार के साथ मूर्खतापूर्ण या अप्रिय होने से दूर हो सकते हैं, लेकिन इसके अलावा, आपको थोड़ा और अधिक पेशेवर होना चाहिए।
