अधिकांश आधुनिक कंपनियों के पास काम करने वाले कर्मचारियों के घंटों को ट्रैक करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक या कम्प्यूटरीकृत तरीके हैं। यह छोटे व्यवसायों के लिए हमेशा सही नहीं होता है और स्वतंत्र ठेकेदारों के लिए दुर्लभ होता है। यह महत्वपूर्ण है कि आप कर्मचारी रिकॉर्ड को सही ढंग से ट्रैक करने के लिए पेरोल प्रयोजनों के साथ-साथ कर रिकॉर्ड के लिए भी काम करते हैं। उस प्रणाली को ढूंढें जो आपके लिए काम करती है और सबसे अच्छे और सबसे सटीक रिकॉर्ड के लिए पूरे वर्ष लगातार उसके साथ रहती है।
ट्रैकिंग के विभिन्न तरीकों का अध्ययन करें और निर्णय लें कि कौन सा आपके कार्यस्थल के लिए सबसे अच्छा काम करता है। कई बहुत छोटे व्यवसायों को एक पेपर वर्क लॉग के साथ मिलता है, प्रत्येक सप्ताह की शीट एक रिंग बाइंडर में रखी जाती है। यदि आपके पास साइट पर कंप्यूटर है, तो आप पेरोल रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किए गए एक्सेल प्रोग्राम का उपयोग करना चाह सकते हैं। ऐसी विधि चुनें जो सभी के लिए निरंतर उपयोग में आसान हो।
घंटे ट्रैकिंग के बारे में सभी नियमों को लिखें और उन्हें एक प्रमुख स्थान पर पोस्ट करें। यदि आप शुरुआती या देर से जाँच कर रहे हैं तो क्या करना है, इसके बारे में विवरण शामिल करें, चाहे आप सैन्य या नागरिक समय का उपयोग करेंगे, मिनटों के राउंडिंग के नियम और किसी भी अन्य नियम जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं।
रिकॉर्ड रखने की वस्तु जहां सभी की पहुंच हो, वहां रखें। कार्यालय में एक शेल्फ पर या मुख्य रजिस्टर के ऊपर टाइम शीट के साथ एक बांधने की मशीन रखें। सभी को एक्सेल प्रोग्राम या टाइम शीट के साथ कंप्यूटर तक पहुंचने की अनुमति दें, यदि उन्हें प्रबंधक द्वारा कार्यक्रम में स्थानांतरित किया जाएगा।
प्रत्येक कर्मचारी के लिए कुल घंटे रिकॉर्ड करने के लिए साप्ताहिक आधार पर अपनी ट्रैकिंग विधि की जाँच करें। रिकॉर्ड कीपिंग में त्रुटियों की तलाश करें, जैसे कर्मचारी इन समस्याओं को ठीक करने के लिए जांच करना या इन तरीकों को लागू करना भूल जाते हैं।
