स्वयंसेवकों और संगठनों के प्रशासनिक कर्मचारी जहां उन्हें स्वयंसेवक को विभिन्न कारणों से स्वयंसेवक घंटों का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है। स्वयंसेवकों को शैक्षणिक ऋण के लिए या अदालत या अन्य आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए घंटों की आवश्यकता हो सकती है। अनुदानित और दाता रिपोर्ट के लिए गैर-लाभार्थियों के लिए दान किए गए स्वयंसेवक घंटों की संख्या पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है। कई अपेक्षाकृत आसान तरीके हैं जिनसे आप अपने स्वयंसेवक के घंटों पर नज़र रख सकते हैं।
वालंटियर आवर्स का ट्रैक रखना
अपने पर्स में एक छोटी सी पत्रिका या अपनी कार के दस्ताने डिब्बे में रखें। हर बार जब आप एक स्वयंसेवक पारी को पूरा करते हैं तो अपने घंटों को रिकॉर्ड करें। जब भी आपको जानकारी की आवश्यकता हो, अपने घंटों का मिलान करें।
एक व्यक्तिगत स्वयंसेवक घंटे डेटाबेस बनाएँ। अपने घर के कंप्यूटर पर एक्सेल या एक्सेस का उपयोग करके एक साधारण डेटाबेस सेट करें। अपने स्वयंसेवक को दैनिक या सप्ताह में एक बार दर्ज करें। अपने डेटाबेस को उतना ही सरल या उतने ही जटिल बनाएं जितने की जरूरत हो। सबसे बुनियादी टेम्पलेट के लिए केवल तीन या चार क्षेत्रों की आवश्यकता होगी।
उस संगठन में स्वयंसेवक समन्वयक या अन्य व्यवस्थापक के साथ जाँच करें जहाँ आप स्वेच्छा से आते हैं और उससे पूछते हैं कि आप अपने स्वयंसेवक को आपको (प्रतिवर्ष या जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो) घंटों तक आगे बढ़ाएँ। लगभग सभी स्वयंसेवी गतिविधियों के लिए आज किसी प्रकार के साइन इन / साइन आउट (अक्सर ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से) या अन्य रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है, इसलिए उनके पास आपके स्वयंसेवक घंटों के दस्तावेज उपलब्ध होने चाहिए।
