हर कर्मचारी उम्मीदों पर खरा नहीं उतरता। जब ऐसा होता है, तो आपको एक अनुशासनात्मक पत्र लिखना होगा या लिखित रूप में व्यक्ति को औपचारिक रूप से समाप्त करना होगा। कुछ कर्मचारी आपकी अपेक्षाओं से इतने कम हो सकते हैं कि आप क्रोधित हो जाते हैं, लेकिन आपको अभी भी एक पेशेवर लहजे में एक अनुशासनात्मक पत्र लिखना होगा क्योंकि पत्र एक कंपनी रिकॉर्ड है और आपका तरीका कंपनी पर प्रतिबिंबित करता है। अपने आप को अव्यवसायिक तरीके से कार्य करके कर्मचारी की व्यावसायिकता की कमी को जटिल न करें।
दिनांक लिखें। एक लाइन छोड़ें, और अलग-अलग लाइनों पर कर्मचारी का नाम और उसके घर का पता लिखें। एक अतिरिक्त लाइन छोड़ें और "प्रिय श्री / एम। एस। (अंतिम नाम)" टाइप करें और उसके बाद एक कोलन टाइप करें। यहां तक कि अगर आप कर्मचारी के साथ पहले नाम के आधार पर हैं, तो आपको उस स्थिति में पेशेवर होने के लिए एक अतिरिक्त प्रयास करना होगा जहां कर्मचारी को अनुशासन की आवश्यकता होती है। अंतिम नाम का उपयोग करने से आपको दूरी बनाने में भी मदद मिलती है, जो समाचार नकारात्मक होने पर सहायक होती है।
कर्मचारी को यह समझाकर पत्र शुरू करें कि काम पर उसका प्रदर्शन उम्मीदों पर खरा नहीं उतरा है, और फिर अपने प्रदर्शन के साथ समस्याओं को पेशेवर और अनौपचारिक तरीके से विस्तार से बताएं। यदि लागू हो, तो विलंब या दुर्घटनाओं जैसी प्रमुख घटनाओं की तारीखों और समयों को सूचीबद्ध करें। किसी भी विशिष्ट नियमों का संदर्भ लें जो कर्मचारी ने उल्लंघन किया है।
आगे क्या होगा, स्पष्ट कीजिए। यदि आप कर्मचारी को अनुशासित कर रहे हैं, तो समझाइए कि यह उसकी पहली चेतावनी है और उसके बाद के अपराध और भी गंभीर परिणामों जैसे कि निलंबन या फायरिंग के साथ आगे की चेतावनी को योग्यता प्रदान करेंगे। यदि आप कर्मचारी को समाप्त कर रहे हैं, तो समाप्ति की प्रभावी तिथि प्रदान करें और किसी भी अन्य जानकारी की उसे आवश्यकता होगी, जैसे कि जब आप उससे अपना कार्यालय खाली करने की अपेक्षा करें।
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो संपर्क जानकारी प्रदान करें, और यदि आपके पास एक है तो अपील प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करें। कर्मचारी को उसके सहयोग के लिए धन्यवाद, और यदि उपयुक्त हो, तो उसे बताएं कि आप भविष्य में उसकी अच्छी तरह से कामना करते हैं।
"साभार," टाइप करके पत्र को बंद करें और तीन पंक्ति स्थान छोड़ें। अपना नाम लिखें। कंपनी के लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अपना नाम लिखें।
