क्रय एक कंपनी के वित्तीय प्रभाग के भीतर एक विभाग है जो आपूर्ति सुनिश्चित करता है और अन्य विभागों द्वारा आवश्यक सामग्री कुशलता से खरीदी जाती है। हर विभाग के लिए आदेश दिया गया सब कुछ क्रय विभाग के माध्यम से जाना चाहिए। भले ही कंपनियों के पास अलग-अलग क्रय दिशानिर्देश हों, सभी कंपनियों के पास मानक क्रय प्रक्रियाएँ होती हैं।
क्रय आदेश
प्रत्येक विभाग द्वारा अनुरोधित प्रत्येक सेवा, सामग्री या आपूर्ति को खरीद आदेश के रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह खरीद आदेश विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को सही राशि का भुगतान करने के लिए एक लेखांकन संख्या है। संख्या यह सुनिश्चित करने के आदेश को भी ट्रैक करती है कि यह समयबद्ध तरीके से और साथ ही वांछित गुणवत्ता और मात्रा में प्राप्त हो। ऑर्डर की डिलीवरी के बाद कंपनी को बिलिंग करते समय विक्रेता या आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीद ऑर्डर का उपयोग किया जाता है।
क्रय भाव
क्रय विभाग अनुरोधित उत्पाद, सेवा या आपूर्ति खोजने के लिए जिम्मेदार है। एक क्रय एजेंट विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को ढूँढता है, उद्धरणों का अनुरोध करता है और यह तय करता है कि कौन से विक्रेता विभाग के अनुरोधों को पूरा करता है। क्रय प्रक्रिया उस प्रक्रिया को रेखांकित करती है जिसके द्वारा क्रय विभाग आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं से उद्धरण अनुरोध करता है। प्रत्येक विभाग प्रबंधक को क्रय विभाग को आवश्यक वस्तु, वांछित वस्तुओं की बारीकियों और संबंधित विभाग को संचालित करने के लिए आवश्यक मात्रा के बारे में सूचित करना चाहिए।
निगरानी प्रक्रिया
एक बार जब विभागों ने क्रय विभाग को सेवा, आपूर्ति या आवश्यक सामग्री के बारे में जानकारी दे दी है, तो क्रय एजेंट पूरी प्रक्रिया में आदेश की निगरानी करता है। ऑर्डर के लिए दिए गए क्रय एजेंट को विक्रेता के साथ पालन करना होगा, अगर कोई बदलाव या अपडेट होता है और ऑर्डर प्राप्त होने तक उसे मॉनिटर करता है। आइटम प्राप्त होने के बाद, क्रय विभाग सुनिश्चित करता है कि आदेश सही है और अनुबंधित विनिर्देशों के भीतर है।
