वे दिन गए जब लेखाकारों ने लेखांकन प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने के लिए कागजी खाता बही और एक तेज पेंसिल का उपयोग किया। फॉर्च्यून 100 कंपनियों से लेकर एक-व्यक्ति सोलोप्रीनर व्यवसायों तक सभी तरह से कम्प्यूटरीकृत लेखांकन कई फर्मों में आम हो गया है।
इंटरनेट और ऑनलाइन और डेस्कटॉप-आधारित दोनों प्रणालियों की उपलब्धता के कारण लेखांकन सॉफ्टवेयर की लागत में कमी आई है, और कुछ विक्रेता बिना किसी लागत के स्केल्ड-डाउन ऑनलाइन बुककीपिंग सिस्टम भी प्रदान करते हैं। हालांकि इन प्रणालियों में कुछ सीमाएँ हो सकती हैं, जैसे कि इन्वेंट्री को ट्रैक करने में सक्षम नहीं होना, वे आम तौर पर परामर्श या अन्य सेवा-संबंधित फर्मों जैसे छोटे या सेवा-आधारित व्यवसायों के लिए पर्याप्त कार्यक्षमता प्रदान करते हैं।
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली क्या है?
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में आपकी कंपनी के सभी लेखांकन लेनदेन को ट्रैक करने के लिए डिज़ाइन किया गया सॉफ्टवेयर है, जिसमें मासिक रिपोर्ट, वार्षिक वित्तीय विवरण, टैक्स रिटर्न की जानकारी और आपकी कंपनी के संचालन, दक्षता और लाभप्रदता का विश्लेषण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले अन्य रिपोर्ट कॉन्फ़िगरेशन के लिए वित्तीय उत्पादन होता है।
हालांकि, मुफ्त या कम लागत वाले ऑनलाइन सॉफ्टवेयर सिस्टम आपके विशिष्ट व्यवसाय के लिए बहुत अधिक अनुकूलन क्षमता प्रदान नहीं करते हैं, बड़ी कंपनियां अक्सर एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली सॉफ्टवेयर पैकेज का उपयोग करती हैं जो कंपनी के मेनफ्रेम कंप्यूटर सर्वर पर स्थापित किया गया है और कई उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है।
इस प्रकार के बड़े पैमाने पर कम्प्यूटरीकृत लेखांकन सॉफ्टवेयर अक्सर कस्टमाइज़ेबिलिटी की एक बड़ी डिग्री के साथ आता है। कंपनियों के पास कई मुद्राओं, दुनिया के विभिन्न हिस्सों में स्थित व्यापारिक संस्थाओं और उत्पादों के विभिन्न सेटों को बेचने वाली कंपनी की शाखाओं को समायोजित करने के लिए डिज़ाइन किया गया सॉफ़्टवेयर हो सकता है। इसके अलावा, यह वित्तीय रिपोर्टों की एक सरणी का उत्पादन करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है जो विशेष रूप से कंपनी के उद्योग और परिचालन बेंचमार्क के लिए महत्वपूर्ण प्रदर्शन मैट्रिक्स की गणना करते हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग कौन करता है?
ऐसा लगता है कि व्यापार में किसी के बारे में बस इन दिनों एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं क्योंकि लगभग किसी भी आकार और कंपनी के प्रकार की जरूरतों को पूरा करने के लिए विभिन्न प्रकार के समाधान उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, एक बहुत लोकप्रिय लेखा सॉफ्टवेयर, क्विकबुक, का उपयोग कई वर्षों से कई कंपनियों द्वारा छोटे से मध्यम आकार के लिए किया गया है। कंपनी अपने सॉफ्टवेयर के ऑनलाइन और डेस्कटॉप दोनों संस्करणों की पेशकश करती है, और सॉफ्टवेयर काफी किफायती मूल्य पर अनुकूलन की एक अच्छी राशि को समायोजित करता है।
सिस्टम की स्थापना
कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर प्रणाली स्थापित करने में शामिल कार्य आपके व्यवसाय के आकार और संरचना के आधार पर भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, यदि आप बिना किसी कर्मचारी के सलाहकार के रूप में काम करते हैं, तो आप अपने क्लाइंट के प्रति घंटे बिताए अपने रिकॉर्ड को दर्ज करने के लिए एक ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करना शुरू कर सकते हैं, अपने सभी ग्राहकों के नाम और पते की जानकारी स्टोर कर सकते हैं, चालान बना सकते हैं और रिकॉर्ड कर सकते हैं। अपने ग्राहकों से भुगतान।
यदि आप क्लाइंट को 30 दिनों के भीतर भुगतान करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, ऑफ-द-शेल्फ अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में प्राप्य खाता बिल्ट-इन है, तो आप लेन-देन रिकॉर्ड कर सकते हैं और फिर तारीखों के साथ, ग्राहकों से बकाया भुगतानों को देख सकते हैं। आपने चालान जारी किया ताकि आप अपने बकाया चालानों की आयु देख सकें।
अधिक जटिल संचालन वाली कंपनी के लिए, अधिकांश सॉफ़्टवेयर आपको खाता कोड और श्रेणियों के साथ आपकी कंपनी और व्यवसाय के प्रकार के लिए एक चार्ट डिज़ाइन करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, जब आप कुछ व्यावसायिक इकाइयों या विभागों के लिए प्रविष्टियाँ रिकॉर्ड करते हैं, तो यह डेटा को व्यवस्थित रखने में मदद कर सकता है। यह आपको यूनिट या विभाग द्वारा आपकी कंपनी की लाभप्रदता को देखने के लिए वित्तीय विवरणों या रिपोर्टों का एक सेट उत्पन्न करने की अनुमति देगा, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने अपना सिस्टम कैसे बनाया है।
सिस्टम में नकद बनाम Accrual लेखा
आप अपने लेखांकन लेनदेन को अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर में नकद या आकस्मिक आधार पर रिकॉर्ड कर सकते हैं। सीधे शब्दों में कहें, नकद और प्रोद्भवन लेखा प्रणालियों के बीच मुख्य अंतर प्राप्य खातों और देय खातों की उपस्थिति में निहित है। आपके द्वारा अपने खर्चों का भुगतान करने के लिए खर्च की गई बिक्री और धन से आपके नकद प्राप्तियों के समय को कैसे रिकॉर्ड किया जाता है, इसके आधार पर नकद और उपार्जित लेखांकन अलग-अलग होते हैं।
जब आप चीजों का भुगतान करते हैं या नकद में भुगतान करते हैं, तो बिक्री और खर्च वास्तविक समय में दर्ज किए जाते हैं। जब आप प्रोद्भवन लेखांकन का उपयोग करते हैं, तो आप बिक्री रिकॉर्ड करते हैं जब आप उन्हें कमाते हैं और व्यय करते हैं जब आप उन्हें खर्च करते हैं, भले ही आपने बिक्री राजस्व प्राप्त नहीं किया हो या अभी तक व्यय का भुगतान नहीं किया हो। उदाहरण के लिए, एक accrual लेखांकन प्रणाली में, आप हर महीने एक बीमा पॉलिसी के लिए धन अर्जित करने के लिए एक प्रविष्टि करेंगे, जिसे आपको वर्ष के अंत में भुगतान करना होगा। आप इस प्रविष्टि को प्रीपेड बीमा नामक परिसंपत्ति खाते में दर्ज करेंगे। आप लेनदेन को रिकॉर्ड करेंगे जैसे कि आपकी कंपनी के नकद खाते के शेष को कम करके पहले से ही पैसा खर्च किया गया था और प्रत्येक माह आपके प्रीपेड बीमा खाते के शेष को बढ़ाता है।
क्या कर रिटर्न नकद या क्रमिक आधार हैं?
लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के अच्छे कारणों में डेटा संग्रह और रिपोर्टिंग फ़ंक्शन शामिल हैं। जब कर का समय आता है, तो सॉफ्टवेयर आपके लिए आपकी आय और व्यय डेटा को सही ढंग से और कुशलता से आपकी कंपनी के संघीय और राज्य कर रिटर्न को पूरा करने के लिए जमा करना आसान बनाता है।
आपके कर रिटर्न को पॉप्युलेट करने के लिए आप जो अकाउंटिंग डेटा इस्तेमाल करते हैं, वह आपकी कंपनी के आकार और आपके द्वारा चुनी गई अकाउंटिंग विधि के आधार पर नकद या आकस्मिक आधार पर हो सकता है। आईआरएस के कुछ नियम हैं जो आपको यह तय करने में मदद करेंगे कि क्या नकद या आकस्मिक लेखा आपके व्यवसाय को सबसे अच्छा लगता है।
उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी प्रत्येक वर्ष राजस्व में $ 1 मिलियन से कम कमाती है, तो आप लेखांकन की नकद विधि का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास इन्वेंट्री है, तो आईआरएस आपको विशेष रूप से आपके व्यवसाय के इन्वेंट्री हिस्से के लिए accrual आधार लेखांकन का उपयोग करने की आवश्यकता है। कुछ अपवादों के साथ, यदि आपका व्यवसाय एक C निगम है, तो IRS को आपको accrual आधार लेखांकन का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, ताकि आप अपने टैक्स रिटर्न को एक accrual आधार पर दर्ज करें।
जब आपकी कंपनी अपना पहला कर रिटर्न दाखिल करती है, तो आप या तो नकद या आकस्मिक पद्धति का चयन करेंगे। आईआरएस को आपको अपनी कंपनी की आय और खर्चों में से जो भी सबसे सही और सटीक दृष्टिकोण प्रदान करना है, चुनना होगा। इसके लिए आपको साल-दर-साल उसी विधि का उपयोग करना होगा। अन्यथा, यह बहुत मुश्किल हो जाता है यदि आईआरएस को आपके वर्तमान आंकड़ों की तुलना आपके ऐतिहासिक आंकड़ों से करने की आवश्यकता है। यदि आप अपनी लेखा पद्धति को बदलने का निर्णय लेते हैं, तो अनुमति के लिए आपको आईआरएस फॉर्म 3115 का उपयोग करना होगा।
सिस्टम की कार्यक्षमता
कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर नंगे-हड्डी हो सकते हैं, बहीखाता मूल बातें प्रदान करते हैं, या आप एक पूरी तरह से विकसित सॉफ्टवेयर समाधान का उपयोग कर सकते हैं जो न केवल बहीखाता पद्धति प्रदान करता है, बल्कि सूची प्रबंधन, वितरण ट्रैकिंग, विनिर्माण और कार्य-प्रगति ट्रैकिंग, ग्राहक संबंध प्रबंधन भी है।, समय और परियोजना प्रबंधन और अधिक।
निरंतर सॉफ़्टवेयर विकास के कारण, लेखांकन पैकेज दिन-प्रतिदिन के ट्रांजेक्शनल कार्यों को अधिक कर सकते हैं और आपके व्यवसाय में अन्य मूल्य वर्धित कार्य करने के लिए आपको मुक्त कर सकते हैं।
यह आगे सोचने के लिए भुगतान करता है कि आप अपने व्यवसाय के विकास की कल्पना कैसे करते हैं और सुनिश्चित करें कि आपका लेखांकन सॉफ्टवेयर स्केलेबल है, इसका मतलब है कि यह अतिरिक्त खातों, अतिरिक्त व्यावसायिक इकाइयों को समायोजित कर सकता है और बड़ी संख्या में इन्वेंट्री इकाइयों को संभाल सकता है या तीसरे पक्ष के बारकोड में टाई कर सकता है। सॉफ्टवेयर प्रणाली, अन्य बातों के अलावा। यदि आप एक खुदरा स्टोर संचालित करते हैं, उदाहरण के लिए, आपके पास आपके सिस्टम में जानकारी दर्ज करने के लिए बारकोड स्कैनर और कोडेड उत्पाद टैग का उपयोग करके आपके द्वारा चुने गए सिस्टम पर निर्भर करते हुए, आप अपने कैश रजिस्टर लेनदेन को स्वचालित रूप से लेखांकन सॉफ्टवेयर में दर्ज कर सकते हैं।
लेखा सॉफ्टवेयर पेशेवरों
लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आपकी कंपनी को कई लाभ प्रदान करता है। और सबसे पहले, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की संरचना और अनुशासन सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी सटीक वित्तीय विवरणों का उत्पादन कर सकती है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर आपकी कंपनी को बाहरी उपयोग जैसे बैंक वित्तपोषण के लिए ये प्रदान करने की आवश्यकता है, या यदि आपको अपने वित्तीय विवरणों को आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों (जीएएपी) के अनुसार प्रस्तुत करने की आवश्यकता है।
लेखांकन सॉफ्टवेयर समय बचा सकता है, खासकर यदि आप एक बजट या पूर्वानुमान बनाना चाहते हैं। आपको अपने ऐतिहासिक डेटा की एक रिपोर्ट तैयार करनी होगी और अपने अगले साल के बजट या पूर्वानुमान का उत्पादन करने के लिए इसे कुछ ट्वीक्स के साथ आगे बढ़ाना होगा।
आप अपनी समग्र लेखांकन प्रक्रिया में दक्षता को भी जोड़ सकते हैं और जोड़ सकते हैं, खासकर अगर आप प्रशासनिक कर्मचारियों को कुछ नियमित बहीखाता कार्यों से मदद करने के लिए प्रशिक्षित कर सकते हैं, जैसे कि आपके भुगतान प्रणाली में बिलों को दर्ज करना, उदाहरण के लिए।
जब आप कंपनी के चालान बनाते हैं, तो आपका अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से आपकी कंपनी के खातों की प्राप्य राशि को जोड़ता है। एक ही लेखा सॉफ्टवेयर के भीतर एक साथ काम करने वाली यह कार्यक्षमता सभी त्रुटियों को कम करती है और आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि आप किसी भी लेनदेन को दरार के माध्यम से फिसलने नहीं देते हैं।
सॉफ्टवेयर विपक्ष
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करने के लिए कुछ डाउनसाइड मौजूद हैं, हालांकि वे अभी भी आपकी पुस्तकों को बहीखाता पेपर और एक पेंसिल के साथ रखने से अधिक अर्थ देते हैं। एक बार जब आप संभावित डाउनसाइड्स को समझ जाते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठा सकते हैं कि ये मुद्दे आपके व्यवसाय में समस्या न बनें। लेखा प्रणाली जटिल और कुछ हद तक कर्मचारियों के उपयोग के लिए कठिन हो सकती है। यदि आप या आपके स्टाफ को लेखांकन की बारीकियों और विस्तार को समझने की कोई इच्छा या आवश्यकता नहीं है, तो नंगे पांव वाला अकाउंटिंग पैकेज सही हो सकता है।
यदि आपके पास एक अधिक स्थापित कंपनी है, या एक जटिल संरचना है जिसमें इन्वेंट्री, वर्क-इन-प्रोग्रेस, कई व्यावसायिक इकाइयां और इंटरकंपनी लेनदेन शामिल हैं, उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी को अधिक उच्च प्रशिक्षित के साथ एक बहुत अधिक जटिल लेखांकन प्रणाली की आवश्यकता होगी इसे प्रबंधित करने के लिए कर्मचारी।
आपके पास एक लेखा प्रणाली के लिए चल रही लागत हो सकती है। यदि आप उदाहरण के लिए क्विकबुक का ऑनलाइन संस्करण चुनते हैं, तो आपके पास एक सतत मासिक शुल्क होगा। बड़े सॉफ़्टवेयर पैकेज, विशेष रूप से आपकी कंपनी के सर्वर पर स्थापित, अक्सर लाइसेंस के लिए शुल्क लेते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपकी कंपनी में 10 लोग हैं जिन्हें आपकी लेखांकन प्रणाली तक पहुंचने की आवश्यकता है। सॉफ़्टवेयर प्रदाता आपसे सॉफ़्टवेयर खरीद के लिए आधार लागत के अलावा प्रत्येक उपयोगकर्ता लाइसेंस के लिए एक बार, वार्षिक या मासिक शुल्क ले सकता है।
किसी भी उद्देश्य के लिए किसी भी सॉफ़्टवेयर के साथ, डेवलपर्स लगातार सॉफ़्टवेयर में सुधार करते हैं और अपडेट करते हैं ताकि यह कंप्यूटिंग में बदलाव या क्षेत्र में बदलाव के साथ विकसित हो सके। इसके कारण, कभी-कभार डाउनटाइम की अपेक्षा करें, खासकर यदि आप ऑनलाइन-आधारित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, और नियमित डेटा बैकअप को आपके अकाउंटिंग सिस्टम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाते हैं।
अपनी कंपनी के लिए सही कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर का चयन करते समय अपने शोध करें। यह मजेदार नहीं है जब आप सॉफ्टवेयर को लागू करने और अपने डेटा को लोड करने के लिए सभी काम करते हैं, केवल एक या दो साल के बाद पता लगाने के लिए कि आपके चुने हुए सॉफ़्टवेयर में या तो बहुत कम विशेषताएं हैं और आपके बढ़ते व्यवसाय को समायोजित नहीं कर सकते हैं, या बहुत अधिक बाहरी विशेषताएं हैं कि इसे और अधिक जटिल बनाने की जरूरत है की तुलना में यह हो सकता है।
ग्राहक सेवा एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व है, इसलिए एक ऐसी कंपनी चुनें जो आपको ऑनलाइन ज्ञान आधार की बजाय बात करने के लिए अधिमानतः 24/7 सहायता और एक जीवित व्यक्ति प्रदान कर सके। यह भी ध्यान रखें कि यदि आप क्लाउड-आधारित लेखा प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो संवेदनशील वित्तीय जानकारी ऑनलाइन हैकर्स के सामने आ सकती है, इसलिए अपनी कंपनी के इंटरनेट कनेक्शन और डेटा को सुरक्षित करने के लिए कदम उठाएं।
सिस्टम को अपग्रेड करना
यदि आपने pared-down लेखांकन सॉफ्टवेयर, या यहां तक कि एक पुस्तिका बहीखाता पद्धति का उपयोग करके अपना व्यवसाय शुरू किया है, तो कुछ बिंदु पर आप अपने व्यवसाय को अगले स्तर पर लाने के लिए अपने कम्प्यूटरीकृत लेखांकन को अपग्रेड करने का निर्णय ले सकते हैं। संक्रमण को दर्द रहित बनाने के लिए और अपनी कंपनी को लेखांकन सफलता के लिए स्थापित करने के लिए, नए लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज में संक्रमण करने से पहले यह कुछ प्रस्तुत करने का काम करने में मदद करता है।
अपने ऐतिहासिक डेटा को साफ करके शुरू करें, क्योंकि यदि आपके पास लेखांकन जानकारी है जिसमें गलत, गलत जानकारी या अधूरी जानकारी है, तो ये गलतियाँ आपके नए सिस्टम पर ले जाएंगी और आपके लिए अपनी लेखांकन पुस्तकों में सत्यनिष्ठा रखना अधिक कठिन बना देगी।
आपकी नई प्रणाली में वर्ष के अंत में या कम से कम एक तिमाही के अंत में संक्रमण, ताकि आपके पास एक साफ-सुथरी तारीख हो। यह भविष्य में आपकी मदद करेगा जब आपको कुछ ऐतिहासिक लेनदेन को देखने की आवश्यकता होगी। इसके बाद, किसी भी त्रुटि के लिए अपनी कंपनी के खातों का चार्ट देखें और आवश्यकतानुसार कोई भी नया खाता जोड़ें। अपने ग्राहक सूची, विक्रेता सूची, कर्मचारियों की सूची और आपके लेखांकन सॉफ्टवेयर में निहित किसी भी अन्य सूची की समीक्षा करें जिसमें पुराने, अप्रयुक्त खाते या डुप्लिकेट प्रविष्टियां शामिल हो सकती हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी कंपनी का ट्रायल बैलेंस है, अकाउंट बैलेंस वास्तव में सही है, इसके लिए अपने अकाउंटेंट ऑडिट पर अपने अकाउंटेंट का ऑडिट कराएं। आपका नया सिस्टम इन लेन-देन के पीछे के विवरण को समायोजित करने में सक्षम नहीं हो सकता है, जिसका अर्थ है कि यदि आप त्रुटियों वाले खाता शेष को आगे बढ़ाते हैं, तो आपको गलतियों या अशुद्धियों को सुलझाने में मदद करने के लिए नई प्रणाली में कोई जानकारी नहीं होगी। अंत में, अपने अकाउंटेंट या सीपीए के साथ परामर्श करके देखें कि क्या वह आपके सिस्टम सेटअप की समीक्षा कर सकता है, और ऐसे किसी भी संशोधन की सिफारिश कर सकता है जो आपके अकाउंटिंग वर्कफ़्लो को कारगर बना सके या जोड़ सके।
