व्यावसायिक लेन-देन में, ऐसे समय हो सकते हैं जब कोई समस्या उत्पन्न होती है जिसे आसानी से फोन कॉल द्वारा हल नहीं किया जा सकता है। प्राप्त माल की गुणवत्ता, देर से डिलीवरी, खराब सेवा, देर से भुगतान दंड, या आवश्यक समय सीमा में कार्य पूरा नहीं करने से समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। आपको अपनी चिंताओं को लिखित रूप में रखने की आवश्यकता है।
उन शर्तों के लिए खरीद आदेश और अनुबंध की समीक्षा करें, जो आपके द्वारा असंतुष्ट वस्तुओं या सेवाओं के बारे में हैं। यदि आपने पहले ही फोन कॉल कर दिया है, तो अपनी समस्याओं को रेखांकित करते हुए एक पत्र भेजें और विक्रेता ने जवाब में क्या कहा।
अपनी चिंताओं को रेखांकित करने वाले विक्रेता को एक पत्र लिखें। विक्रेता को आपके द्वारा भेजे गए सभी पत्रों की प्रतियां रखें। प्रत्येक संपर्क के बाद, विक्रेता को उन ईमेलों की पुष्टि करने वाले ईमेल भेजें, जिन्हें संतोषजनक रूप से संबोधित किया गया था और कोई भी बकाया मुद्दे। यह एक छोटी टिप्पणी हो सकती है लेकिन इसे सम्मानजनक और पेशेवर रखें।
यदि आपको पूर्ण संतुष्टि नहीं मिली है, तो आपको अपनी शिकायतों को एक विक्रेता के लिए एक अधिक औपचारिक असंतोष पत्र में संहिताबद्ध करना होगा। पत्र में शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण आइटम हैं: समझौते, वितरण या प्रदर्शन की तारीखों, समस्याओं का सामना करना पड़ा, और आपके द्वारा भेजे गए ईमेल की प्रतियां।
जबकि एक विक्रेता के साथ एक समस्या को हल करने के लिए मुकदमा हमेशा संभव है, यह अंतिम उपाय होना चाहिए। मुकदमे महंगे और समय लेने वाले होते हैं। यदि मुकदमा बिल्कुल आवश्यक है, तो विक्रेता शिकायत पत्र आपके मामले की एक बड़ी संपत्ति होगी।
टिप्स
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स्वर को पेशेवर रखें और कटाक्ष या धमकी का प्रयोग न करें। लक्ष्य उन समस्याओं को हल करना है जो उन्हें कम नहीं करती हैं।
