एक व्यवसाय राज्य के कानून के अनुसार एक गठन दस्तावेज दाखिल करके शामिल होता है, आमतौर पर राज्य के सचिव के कार्यालय के साथ जहां व्यवसाय स्थित होना चाहता है। इस गठन दस्तावेज़ को अधिकांश राज्यों में निगमन के लेख कहा जाता है, लेकिन विभिन्न शब्दावली के उपयोग के इतिहास के साथ कुछ राज्यों में निगमन या चार्टर के प्रमाण पत्र के रूप में भी जाना जाता है। व्यवसाय को उस क्षण में शामिल माना जाता है जब राज्य कार्यालय दाखिल करना स्वीकार करता है और राज्य की मुहर या दस्तावेज पर मुहर लगाता है, राज्य में संचालन करने के लिए प्राधिकारी को सम्मानित करता है। निगमन के लेखों पर राज्य का निशान निगमन का आधिकारिक प्रमाण है, यह दर्शाता है कि राज्य ने दाखिल करने की सही तारीख का संकेत दिया है और निगम एक मान्यता प्राप्त संस्था के रूप में आया है।राज्य फाइलिंग का रिकॉर्ड रखता है और जनता को यह आश्वासन देने के अनुरोध पर प्रमाणित प्रतियां और प्रमाण पत्र प्रदान करता है कि निगम राज्य के साथ पंजीकृत है और अच्छी स्थिति में है।
दाखिल रसीद
राज्य के साथ निगमन के लेख दाखिल करने पर, व्यवसाय को मेल द्वारा रसीद प्राप्त होगी। जब तक कागजी कार्रवाई दायर नहीं होती है, तब तक व्यापार के आदेश (और भुगतान करता है) लेखों की एक प्रमाणित प्रति, जब तक कि यह स्वीकार नहीं किया जाता है कि रसीद राज्य द्वारा लौटाया गया एकमात्र आइटम हो सकता है। यह फाइलिंग रसीद एक व्यापार कॉर्पोरेट रिकॉर्ड के साथ रखी जानी चाहिए। कई उदाहरणों में, निगमन के लेखों की एक सादा (गैर-प्रमाणित) प्रतिलिपि के साथ मूल फाइलिंग रसीद को शामिल करना, निगमन का पर्याप्त प्रमाण है, हर बार निगम द्वारा आधिकारिक दस्तावेज प्रदान करने की आवश्यकता होने पर लेखों की प्रमाणित प्रतियों का भुगतान करने की आवश्यकता होती है। ।
निगमन के लेखों की प्रति
निगमन के लेख एक सार्वजनिक दस्तावेज हैं। सभी राज्य फाइलिंग का एक छवि डेटाबेस बनाए रखते हैं, और अधिकांश राज्य इस डेटाबेस को इंटरनेट पर उपलब्ध कराते हैं। जनता का कोई भी सदस्य डेटाबेस तक पहुंच सकता है, और यदि सुविधा उपलब्ध है, तो निगमन के लेखों की एक प्रति डाउनलोड करें जो राज्य के साथ दायर की गई थी (अन्यथा कोई व्यक्ति राज्य कार्यालय को एक कॉपी ऑर्डर करने के लिए कॉल कर सकता है)।
इस डाउनलोड में राज्य का निशान और एक कवर शीट होगी, जो निगम द्वारा पंजीकृत होने की तारीख को दर्शाती है, लेकिन यह केवल एक प्रति होगी। यह संस्करण, एक साथ दाखिल रसीद के साथ, बैंक खाता खोलने के लिए निगमन का पर्याप्त प्रमाण माना जा सकता है, लेकिन ऋण आवेदन के लिए उचित परिश्रम की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं होगा। सबसे अच्छा समाधान कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक में निगमन के लेखों की कम से कम एक प्रमाणित प्रति होना है।
एक प्रमाणित प्रति के लिए एक अनुरोध एक अतिरिक्त शुल्क के भुगतान के साथ दाखिल करने के समय आसानी से किया जाता है और दाखिल रसीद की वापसी में परिणाम और मूल राज्य की मुहर या उठाए गए मुहर के साथ लेख की एक प्रति। लिखित अनुरोध करने और शुल्क का भुगतान करने के बाद किसी भी समय लेखों की प्रमाणित प्रति प्राप्त की जा सकती है।
निगमन प्रमाणपत्र
कुछ राज्य (जैसे मिसौरी, न्यू मैक्सिको और जॉर्जिया) जारी करते हैं कि वे एक बार "निगमन का प्रमाण पत्र" कहते हैं, जब कोई व्यवसाय निगमन के लेख को फाइल करता है। कुछ उदाहरणों में एक शुल्क है जो प्रमाण पत्र का उत्पादन करने के लिए दाखिल करने के समय मूल्यांकन किया जाता है। इन राज्यों में, जब निगमन के प्रमाण का अनुरोध किया जाता है, निगमन का एक मूल प्रमाण पत्र एकमात्र स्वीकार्य प्रमाण होता है। यदि किसी व्यवसाय में लेखों की मोहर या प्रमाणित प्रति है, लेकिन कोई प्रमाण पत्र नहीं है, तो व्यवसाय में समस्याओं का सामना करना पड़ेगा। व्यवसाय शुल्क के भुगतान पर डुप्लिकेट प्रमाण पत्र के लिए राज्य का अनुरोध कर सकता है।
अच्छाई का प्रमाण पत्र
निगमन का एक और स्वीकार्य प्रमाण जो लेखों की प्रमाणित प्रति का स्थान ले सकता है, वह है अच्छे खड़े होने का प्रमाण पत्र। यह राज्य द्वारा जारी किया गया एक दस्तावेज है जो यह पुष्टि करता है कि एक निश्चित तारीख के रूप में राज्य के साथ पंजीकृत एक व्यवसाय है और वर्तमान में सभी आवश्यक राज्य फाइलिंग पर सक्रिय और अद्यतित है। यह प्रमाण पत्र भी सील के तहत रखा गया है। यह किसी भी समय, आमतौर पर शुल्क के भुगतान पर राज्य से आदेश दिया जा सकता है।
कारोबार कर रहा है
राज्य निगमन को नियंत्रित करता है और एकमात्र इकाई है जो निश्चित रूप से स्थापित कर सकता है जब एक निगम राज्य के साथ पंजीकृत होता है और चाहे वह वर्तमान में व्यवसाय करने के लिए अधिकृत हो। हालांकि, निगम के नियंत्रण में कौन है और क्या यह योजना के अनुसार चल रहा है, इस बारे में नवीनतम जानकारी के साथ निगमन के लेखों को अद्यतन करने की आवश्यकता नहीं है। अक्सर, जब निगमन के प्रमाण का अनुरोध किया जाता है, तो अर्थ का विस्तार स्वामित्व का प्रमाण, संचालन का प्रमाण, पते का प्रमाण या अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का प्रमाण शामिल करने के लिए किया जाता है।
इसलिए जब प्रमाणित लेख या अच्छी स्थिति का प्रमाण पत्र तकनीकी रूप से निगमन का प्रमाण है, तो व्यवसाय को अपने उपनियमों की एक प्रति, बोर्ड मीटिंग की मिनट्स, एक कॉर्पोरेट कार्रवाई का अधिकार देने वाले प्राधिकरण को एक विशिष्ट कार्रवाई या उपयोगिता बिल प्रदान करने के लिए कहा जा सकता है। पता, या अन्य चीजें स्थापित करें जो राज्य में व्यवसाय करने के अपने अधिकार और इरादे को सत्यापित करती हैं।
