जापानी लोगों के लिए एक व्यावसायिक बैठक की मेजबानी करना किसी भी अन्य व्यावसायिक बैठक के समान है: प्रतिभागियों को उनके अंतिम (परिवार) नामों से संदर्भित करें (और यदि आप जापानी भाषा में बोल रहे हैं, तो सम्मान के साथ परिवार के नाम का पालन करें) शुरुआती समय के प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें; कॉफी, चाय या पानी का विकल्प प्रदान करें; समय पर शुरू करें; जब वे बोल रहे हों तो लोगों को बाधित न करें; विषय पर रहो; हास्य के उपयोग से बचें; और प्रत्यक्ष, व्यक्तिगत प्रश्नों के लिए तैयार रहें।
तैयारी
शुरुआती समय के सभी प्रतिभागियों को जितनी जल्दी हो सके सूचित करें, और सुनिश्चित करें कि हर कोई - जापानी और गैर-जापानी समान - समझता है कि बैठक इस समय शुरू होगी। जापानी संस्कृति दूसरों के लिए विचार पर अधिक जोर देती है, और समय की पाबंदी सम्मान का प्रतीक है।
यदि संभव हो तो एक शांत स्थान चुनें। कई जापानी लोग अंग्रेजी बोलते हैं, या अंग्रेजी का अध्ययन किया है, लेकिन पृष्ठभूमि शोर बातचीत का पालन करना मुश्किल बना सकता है। एक शांत स्थान में बैठक होने से आरामदायक सुनने का वातावरण सुनिश्चित होगा।
पेय पदार्थों का विकल्प प्रदान करें। लोकप्रिय रूढ़ियों के विपरीत, सभी जापानी लोग जापानी चाय नहीं पीते हैं, खासकर गैर-जापानी व्यक्तियों के साथ व्यापारिक बैठकों में नहीं। यह सबसे अच्छा है, यदि संभव हो, तो प्रतिभागियों को कॉफी, चाय, जापानी चाय और पानी का विकल्प प्रदान करें।
सुनिश्चित करें कि लोगों के लिए कागजात रखने के लिए पर्याप्त जगह हो और अगर उन्हें जरूरत हो तो एक इलेक्ट्रॉनिक शब्दकोश। फिर, कई जापानी लोग अंग्रेजी बोलते हैं, लेकिन वे चाहते हैं कि समय-समय पर बैठक के दौरान उपयोग किए जाने वाले अस्पष्ट या अज्ञात शब्दों की जांच कर सकें।
बैठक शुरू होने से पहले लोगों को बिजनेस कार्ड का आदान-प्रदान करने और अनौपचारिक रूप से एक-दूसरे से परिचय कराने के लिए समय दें। व्यवसाय कार्ड का आदान-प्रदान जापानी व्यवसायिक व्यक्तियों के लिए एक महत्वपूर्ण और अनिवार्य कार्य है।
बैठक शुरू
संकेत है कि बैठक शुरू होगी, जिससे लोग खुद को व्यवस्थित कर सकें और तैयारी कर सकें।
प्रतिभागियों का परिचय दें। यदि आप जापानी में बैठक का आयोजन कर रहे हैं, तो परिचय की जापानी शैली का उपयोग करें: संगठन पहले, परिवार का नाम दूसरे के बाद "-सान।" अंतिम नाम दिया गया। आप प्रतिभागियों को अपना परिचय देने का विकल्प चुन सकते हैं; यह पूरी तरह से स्वीकार्य है, और, यदि अंग्रेजी में, जापानी व्यक्ति समूह के सामने अपनी अंग्रेजी क्षमता प्रदर्शित करने की चुनौती का आनंद ले सकता है।
बैठक के उद्देश्य और लक्ष्यों को पुनर्स्थापित करें। यह पहले से घोषित किया जाना चाहिए था, लेकिन यह लोगों को याद दिलाने में मदद करेगा। विषय पर बने रहना जापान में विचार का संकेत है।
बैठक आयोजित करना
जब वे बोल रहे हों तो व्यक्तियों को बाधित न करें। वक्ताओं को अपनी बात रखने का समय दें। जापान में, लोग पहले कारण बताते हैं और फिर बिंदु बताते हैं, जबकि पश्चिमी संस्कृतियों में लोग पहले बिंदु को बताते हैं और फिर कारण बताते हैं। यह विभिन्न संचार शैली पश्चिमी देशों की ओर से अधीरता का एक स्रोत हो सकती है, और सबसे अच्छा व्यवधान नहीं है।
विषय पर बने रहें। अंत या बैठक के लिए कोई भी ऐसिड या उपाख्यान रखें।
हास्य के उपयोग से बचें। भले ही जापानी संस्कृति बदल रही है, और जापान में हास्य काफी आम है, फिर भी व्यावसायिक बैठकों में हास्य से बचना सबसे अच्छा है। हास्य अमेरिकियों के लिए दोस्ती का संकेत हो सकता है, लेकिन जापानी व्यवसाय के लोगों के लिए यह अपरिपक्वता का संकेत हो सकता है, और भाषा या संस्कृति-बाधा के माध्यम से नहीं टूटने का जोखिम भी है।
सीधे सवालों के लिए तैयार रहें। वेबसाइट "फॉरेन ट्रांसलेशन" पाठकों को चेतावनी देती है कि जापानी लोग नए लोगों को जानने के लिए अपने प्रश्नों में प्रत्यक्ष होते हैं (संदर्भ 1 देखें)। जैसे प्रश्न "आप कितना पैसा बनाते हैं?" "क्या आप अविवाहित हैं?" या "आप कितने साल के हैं?" तब हो सकता है। यदि आप ऐसे सवालों का जवाब देने में सहज नहीं हैं, तो सवाल को टालने के लिए एक विनम्र तरीका खोजें और अपराध न करें।
