चर्च की बैठक के मिनट बोर्ड या समिति के कार्यों का आधिकारिक, कानूनी रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। वे ऐतिहासिक सटीकता के लिए आंतरिक रूप से महत्वपूर्ण हैं और बाहरी पार्टियों द्वारा भी उपयोग किए जाते हैं; उदाहरण के लिए, ऋण संस्थानों द्वारा यह स्थापित करने के लिए कि चर्च ने इसके लिए ऋण जारी करने से पहले एक भवन परियोजना को मंजूरी दी है। लेखा परीक्षकों और आईआरएस इस बात को भी प्रमाण के रूप में देखते हैं कि कुछ वित्तीय लेनदेन अधिकृत थे। ज्यादातर संगठनों में, सचिव या रिकॉर्डिंग सचिव को मिनट लगते हैं।
अंतर्वस्तु
जबकि विशिष्ट सामग्री समिति द्वारा भिन्न होती है, सामान्य तौर पर, सभी चर्च संगठनों के लिए मिनट शामिल हैं:
- बैठक के विवरण, जैसे समय, तिथि, स्थान, किसने भाग लिया और किसने अध्यक्षता की।
- क्या बैठक नियमित रूप से निर्धारित है या एक विशेष बैठक और, यदि विशेष है, जो बैठक को बुलाते हैं और किस उद्देश्य से - बैठक की सूचना की एक प्रति संलग्न करते हैं।
- बैठक में जो कुछ हुआ उसका रिकॉर्ड रखने का आदेश दिया।
- स्थगन और समय।
- सचिव के हस्ताक्षर और, एक बार मिनट मंजूर होने के बाद, पीठासीन अधिकारी।
मिनट-टेकिंग के सबसे चुनौतीपूर्ण पहलुओं में से एक यह निर्धारित करना है कि रिकॉर्ड करने के लिए कितना विवरण है। मेनोनाइट ब्रेथ्रेन हिस्टोरिकल कमिशन सुझाव देने वाले सुझावों के मुख्य बिंदुओं को रिकॉर्ड करने का सुझाव देता है, साथ ही साथ जिन विकल्पों पर विचार किया जाता है और समिति ने दूसरों पर एक विकल्प क्यों चुना है, इसका एक सारांश। इंजीलिकल काउंसिल फॉर फाइनेंशियल अकाउंटेबिलिटी का सुझाव है कि बोर्ड विवरणों के बारे में एक नीति स्थापित करता है जो व्यक्तिगत सचिव की परवाह किए बिना सुसंगत है। यह यह बताने के लिए पर्याप्त विवरण सहित बताता है कि बोर्ड विवेकपूर्ण था, लेकिन इतना नहीं कि मिनट एक उपन्यास की तरह पढ़ें।
मिनट लेना
बैठक शुरू होने से पहले, एजेंडे की एक प्रति प्राप्त करें। जैसे-जैसे बैठक आगे बढ़ रही है, विवरण, बोर्ड रिपोर्ट, चर्चा और कार्यों को पूरा करने से संबंधित विस्तृत नोट्स लें बोर्ड एजेंडा के प्रत्येक आइटम के माध्यम से आगे बढ़ता है। रिकॉर्ड गति, संकल्प और फैसले शब्दशः, लेकिन विचार-विमर्श को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें जो एक प्रस्ताव बनाता है या जो कार्रवाई शुरू करता है, और ब्याज के किसी भी संघर्ष को कहा गया है। एक बार जब बैठक समाप्त हो जाती है, तो उचित विवरण को शामिल करने के लिए अपने नोट्स को स्थानांतरित और गाढ़ा करें और उन्हें उचित प्रारूप में रखें, बैठक विशेष से शुरू करें, फिर एजेंडे के क्रम में आगे बढ़ें।
मिनटों का संरक्षण
एक बार जब आप मिनटों का मसौदा पूरा कर लेते हैं, तो दस्तावेज़ को सदस्यों को प्रसारित करें। इस मीटिंग के लिए आपके द्वारा लिखे गए मिनटों को अगली मीटिंग में, सुधार के साथ या बिना सुधार के अनुमोदित किया जाएगा। एक बार मिनट स्वीकृत हो जाने के बाद, एक अंतिम प्रति तैयार करें, फिर दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें और पीठासीन अधिकारी से इस पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें। मिनटों को कालक्रम से संचित करें बैठक के एजेंडे के साथ एक ढीली-पत्ता मिनट बुक में। उस ढीली-पत्ती पुस्तक में सामग्री की एक तालिका और चर्च के उपनियम और संविधान की प्रतियां भी होनी चाहिए। कुछ बिंदु पर, शायद सालाना, मिनट पेशेवर रूप से बाध्य हो सकते हैं।
