"मैड मेन?" की शुरुआत में जोआन को याद करें? वह सर्वोच्च आदेश का एक लिपिक अधिकारी था, जो सचिवों के पूरे पूल को चला रहा था और मूल रूप से पूरे कार्यालय को मैनिंग कर रहा था जब यह ठीक नीचे आया था। वह सभी लिपिक कर्तव्यों पर नज़र रखता था, जिसमें टाइपिंग, मीटिंग्स, ऑर्डरिंग सप्लाई, लंच अपॉइंटमेंट और बहुत कुछ शामिल था। या उसने अपने अधीन काम करने वालों को उसके लिए ऐसा करने के लिए कहा। एक लिपिक अधिकारी सरगम को चला सकता है, जोयन जैसे किसी व्यक्ति से खाद्य श्रृंखला के शीर्ष पर एक प्रविष्टि स्तर के सचिव को पीछे के कार्यालय में फोन का जवाब देने के लिए नीचे की ओर।
शिक्षा और प्रशिक्षण
आज के जोन को अपने रिज्यूमे में एक और महत्वपूर्ण कौशल जोड़ना होगा: तकनीक के साथ विशेषज्ञता। क्योंकि आज के कार्यालय कंप्यूटर के साथ चलाए जाते हैं, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल सहित कई कार्यक्रमों को जानते हुए, आप नौकरी के लिए बेहतर योग्यता प्राप्त करेंगे।
हालांकि, कॉलेज की डिग्री को नुकसान नहीं पहुंचाता है, फिर भी आपको क्लर्क के काम के लिए अक्सर हाईस्कूल डिप्लोमा के अलावा अन्य शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, हार्ड स्किल्स आमतौर पर आपके बेल्ट के नीचे होने वाले सर्वश्रेष्ठ उपकरण होते हैं, जैसे कार्यालय उपकरण और सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का टाइपिंग और ज्ञान। एक जटिल फोन प्रणाली के आसपास अपना रास्ता जानने से भी मदद मिलती है।
एक अच्छे लिपिक अधिकारी के लक्षण
उल्लिखित कठिन कौशल के अलावा, कई नरम कौशल या लक्षण हैं जो एक लिपिक अधिकारी की नौकरी के लिए महत्वपूर्ण हैं।
संगठनात्मक कौशल: एक लिपिक अधिकारी के पास सबसे महत्वपूर्ण लक्षणों में से एक उत्कृष्ट संगठनात्मक कौशल हैं। आपको मीटिंग, संदेश, आपूर्ति, बजट और बहुत कुछ का ध्यान रखना चाहिए। एक कुशलतापूर्वक संचालित कार्यालय अक्सर एक महान लिपिक अधिकारी का परिणाम होता है।
निर्णय लेना: यदि आप लिपिक अधिकारी के रूप में काम करते हैं, तो आपको कार्यों को प्राथमिकता देने और कभी-कभी अपने नियोक्ता के लिए निर्णय लेने की आवश्यकता होगी। अच्छा निर्णय और सुविचारित निर्णय महान कौशल होते हैं।
लोगों के साथ अच्छा व्यवहार: सचिव और प्रशासनिक सहायक अक्सर बहुत पहले लोग होते हैं जिन्हें आप किसी बड़े कार्यालय में प्रवेश करते समय देखते हैं। वे रक्षा की अग्रिम पंक्ति और पूरे ऑपरेशन की पहली छाप हैं। वे ग्राहकों, ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ बातचीत भी करते हैं। उन्हें प्रभावी ढंग से संवाद करना चाहिए, सकारात्मक कार्य वातावरण बनाना चाहिए और ग्राहकों के साथ व्यवहार करने का अनुभव होना चाहिए।
लेखन कला। लिखित संचार लिपिक अधिकारियों का एक प्रमुख कौशल है जो ईमेल, ड्राफ्ट मेमो का जवाब देना चाहिए और प्रबंधकों, कर्मचारियों और ग्राहकों के साथ संवाद करना चाहिए। अच्छा व्याकरण, तरल गद्य और एक पेशेवर स्वर सभी लिखित संचार में होना चाहिए।
वेतन
जबकि कई एक लिपिक अधिकारी के काम को पुरस्कृत और उलझाते हुए पाते हैं, यह तब तक अच्छी तरह से भुगतान नहीं करता है जब तक कि आप कार्यकारी सहायक नहीं बन जाते। 2016 के मई में सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए औसत वार्षिक वेतन $ 37,230 था। यह वह मजदूरी है जिस पर एक व्यवसाय में आधे कर्मचारी उस राशि से अधिक कमाते हैं और आधा कम कमाते हैं। सबसे कम 10 प्रतिशत $ 22,930 से कम कमाया, लेकिन सबसे अधिक 10 प्रतिशत $ 62,230 से अधिक कमाया।
