एक सकारात्मक कामकाजी वातावरण कर्मचारियों को रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करता है ताकि वे जान सकें कि वे काम की जिम्मेदारियों को कितनी अच्छी तरह से निभा रहे हैं। प्रतिक्रिया आवश्यक होने पर कर्मचारियों को कार्य प्रदर्शन में सुधार करने में सक्षम बनाती है। एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक के रूप में, यह जानना कि कर्मचारियों को सही तरीके से प्रतिक्रिया कैसे दी जाती है, एक अधिक प्रभावी कार्य वातावरण बनाने में मदद कर सकता है। बार-बार संचार कर्मचारियों को यह जानने में मदद करता है कि वे कहां खड़े हैं, जिससे कंपनी और कर्मचारियों दोनों को लाभ होता है।
जितनी जल्दी हो सके कर्मचारियों को सकारात्मक प्रतिक्रिया दें। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी एक प्रभावी प्रस्तुति प्रस्तुत करता है या अच्छी बिक्री करता है, तो तुरंत प्रदर्शन की प्रशंसा करें। जब आप इसे प्रस्तुत करते हैं, तो सटीक कार्यों का उल्लेख करते हुए विशिष्ट प्रतिक्रिया दें।
किसी स्थिति के 24 घंटे के भीतर निजी तौर पर एक कर्मचारी से बात करें जब आपको नकारात्मक प्रतिक्रिया देनी होगी। रचनात्मक प्रतिक्रिया को रचनात्मक रूप से और विशेष रूप से एक कर्मचारी को बेहतर बनाने के लिए सक्षम करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी को उचित टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग नहीं करते हैं, तो उस विशिष्ट मुद्दे का हवाला दें, जिसे आपने सुना है।
व्यवहार के परिणाम को शामिल करने के लिए विशिष्ट नकारात्मक व्यवहार के पिछले फीडबैक का विस्तार करें। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी की टेलीफोन शिष्टाचार की कमी ग्राहकों या ग्राहकों का पीछा कर सकती है, जो कंपनी को प्रभावित कर सकती है।
उस व्यवहार की व्याख्या करें या आप की इच्छा या अपेक्षा का आचरण करें। उदाहरण के लिए, जब आप अपने कर्मचारी को टेलीफोन संचार को अलग तरह से संभालना चाहते हैं, तो आप जो चाहते हैं उसके लिए विशिष्ट उदाहरण दें। आप कह सकते हैं, "जब टेलीफोन बजता है, तो मैं चाहता हूं कि आप कंपनी का नाम कहकर इसका जवाब दें और फिर नाम से खुद की पहचान करें।"
समग्र प्रदर्शन प्रतिक्रिया देने के लिए कर्मचारियों (मासिक या द्वि-मासिक) के साथ नियमित बैठकें करें। प्रतिक्रिया देने से पहले, नकारात्मक या सकारात्मक स्थितियों के विशिष्ट उदाहरणों को संकलित करें जिन्हें आप प्रतिक्रिया के साथ कवर करना चाहते हैं। जब प्रतिक्रिया नकारात्मक होती है, तो कर्मचारियों को यह स्पष्ट रूप से बताएं कि आप उनसे प्रदर्शन में सुधार के लिए क्या उम्मीद करते हैं।
प्रतिक्रिया बढ़ाने के बाद कर्मचारियों को अपने विचारों और चिंताओं को साझा करने का अवसर दें। कर्मचारियों के विचारों को ध्यान से सुनें और उन विचारों को लागू करने पर विचार करें जो कंपनी को बेहतर बनाने में मदद कर सकते हैं।
चेतावनी
जब आप नकारात्मक प्रतिक्रिया पेश करते हैं, तो अपनी टिप्पणियों को विशेष रूप से व्यक्ति के बारे में टिप्पणियों को शामिल किए बिना कार्यों और व्यवहारों पर केंद्रित रखें।
