एक ज्ञापन आपके कार्यालय में दूसरों के साथ संवाद करने का एक तरीका है। मेमो आमतौर पर कुछ पर रिपोर्ट या व्याख्या करते हैं। वे एक अनुरोध भी कर सकते हैं। अनौपचारिक मेमो का उपयोग किसी ऐसी चीज पर रिपोर्ट करने के लिए किया जा सकता है जो अधिक महत्व का नहीं है, या कम संख्या में लोगों को या कम औपचारिक सेटिंग में जानकारी प्रस्तुत करता है। अनौपचारिक ज्ञापन लिखते समय, पेशेवर रहें और इसे संक्षिप्त और बिंदु तक रखें। एक अनौपचारिक ज्ञापन एक पृष्ठ के बारे में होना चाहिए और इसमें आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए।
अनौपचारिक ज्ञापन के पहले पृष्ठ के शीर्ष पर कंपनी का लेटरहेड रखें।
"मेमो" वाक्यांश को केवल लेटरहेड के नीचे रखें।
प्रेषक और प्राप्तकर्ताओं के नाम, साथ ही तिथि और विषय को अगले स्थान पर रखें। यह जानकारी अलग-अलग लाइनों पर होनी चाहिए। एक अनौपचारिक ज्ञापन के लिए, विषय पंक्ति को छोटा लेकिन विशिष्ट रखें ताकि पाठक जल्दी से यह निर्धारित कर सके कि ज्ञापन क्या है। यदि कोई विशिष्ट प्राप्तकर्ता नहीं है, तो आप इस जानकारी को छोड़ सकते हैं।
ज्ञापन के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से पहले पैराग्राफ में बताएं। एक से दो वाक्यों में ऐसा करने का प्रयास करें।
ज्ञापन की मुख्य सिफारिश या अनुरोध की व्याख्या करने के लिए एक संक्षिप्त चर्चा अनुभाग लिखें। क्योंकि यह एक अनौपचारिक ज्ञापन है, आप बस सिफारिश को बता सकते हैं। आपको बहुत अधिक सहायक साक्ष्य, तथ्य या अन्य जानकारी शामिल करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आप संक्षिप्त होना चाहते हैं। इस खंड को संक्षिप्त और बिंदु तक होना चाहिए और ज्ञापन के बिंदु को प्रभावी ढंग से व्यक्त करना चाहिए और पाठक को बताना चाहिए कि आगे क्या करना है।
राज्य स्पष्ट रूप से बताता है कि पाठक को एक छोटी सिफारिश या समापन अनुभाग में आगे क्या करना चाहिए। यद्यपि ज्ञापन अनौपचारिक है, फिर भी एक स्पष्ट बिंदु और सिफारिश को व्यक्त करना महत्वपूर्ण है।
टिप्स
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अनौपचारिक ज्ञापन में सब कुछ संक्षिप्त रखें। जितना संभव हो सके उतने शब्दों में संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से लिखें।
