रसीद के प्राथमिक उद्देश्यों में ग्राहकों या दाताओं को जानकारी प्रदान करना, खरीदारी का दस्तावेजीकरण करना और आंतरिक लेखांकन में सहायता करना शामिल है। लाभ और गैर-लाभकारी संगठनों दोनों के पास संरक्षक को प्राप्तियां देने के कारण हैं।
ग्राहक सूचना
रसीदें ग्राहकों के साथ एक प्रभावी संचार उपकरण के रूप में काम करती हैं। सबसे पहले, वे एक ग्राहक की खरीद का विवरण नोट करते हैं, जिसमें आइटमयुक्त उत्पाद और सेवाएं, इकाई मूल्य, उप-योग, कर और कुल शामिल हैं। रसीद खरीद की तारीख को भी इंगित करती है, जो व्यापार खरीदारों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए प्राप्तियों का उपयोग करते हैं। रसीदें कंपनी की नीतियों को भी बताती हैं और अनुवर्ती सर्वेक्षणों के लिए छूट प्रदान करती हैं।
आंतरिक लेखा
व्यवसाय आंतरिक लेखांकन के लिए प्राप्तियों की प्रतियां रखते हैं। प्राप्तियां बिक्री और राजस्व की सटीक ट्रैकिंग के लिए अनुमति देती हैं। जब कोई विशेष लेनदेन के विवरण के बारे में सवाल उठता है, तो कंपनी का बहीखाता या लेखा विभाग रसीदों का संदर्भ दे सकता है। इसके अलावा, जब कोई व्यवसाय अपने कर रिटर्न पर आंतरिक राजस्व सेवा लेखा परीक्षा का सामना करता है, तो रसीद बिक्री लेनदेन के मूल्यवान दस्तावेज के रूप में कार्य करती है। रसीद बिक्री या भत्ते पर किसी भी छूट को नोट करती है, जिसका उपयोग लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए किया जाता है।
रिटर्न और एक्सचेंज
रिटर्न और एक्सचेंज पॉलिसी देने वाली कंपनियों को अक्सर प्रक्रिया के हिस्से के रूप में रसीद की आवश्यकता होती है। जब एक ग्राहक को एक संगठन या गलत भाग में गलत आकार मिलता है जो फिट नहीं होता है, तो वह आम तौर पर आइटम को वापस करने के लिए रिटेलर को रसीद प्रस्तुत करता है। रसीद के बिना, वह केवल समान-मूल्य वाली वस्तु के लिए आइटम का आदान-प्रदान करने में सक्षम हो सकता है। रसीद वापसी नीति के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी भी बताती है, जैसे कि ग्राहक को खरीद की तारीख से कितने दिनों में आइटम वापस करना है।
गैर-लाभकारी दान
गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए प्राप्तियों का उद्देश्य बहुत अलग है। IRS की वेबसाइट के अनुसार, ऐसे व्यक्ति या व्यवसाय जो IRS द्वारा मान्यता प्राप्त 501 (c) (3) गैर-लाभकारी संगठन को नकद या उपहार योगदान का दावा करना चाहते हैं, उन्हें रसीद की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, जो लोग गुडविल या साल्वेशन आर्मी को आइटम दान करते हैं, उन्हें उनके योगदान के मूल्य में कटौती के लिए रसीद की आवश्यकता होती है। न केवल रसीदें कर दाखिल करते समय धर्मार्थ योगदान को सही ढंग से दर्ज करने में मदद करती हैं, वे एक ऑडिट के दौरान योगदान के प्रलेखन भी प्रदान करती हैं।
