महिला मंत्रालय को स्थानीय चर्च बनाने वाली विविध महिलाओं की जरूरतों को पूरा करने के लिए तैयार किया जाना चाहिए। यदि आप अपने चर्च में महिला मंत्रालय के नेतृत्व में हैं, तो आपको घटनाओं की योजना बनाने, जरूरतों पर चर्चा करने और वर्ष के लिए दिशा निर्धारित करने के लिए कम से कम एक बार नेतृत्व टीम के अन्य सदस्यों के साथ बैठकें करनी चाहिए। उत्पादक महिलाओं की मंत्रालय की बैठकें आयोजित करने की कुंजी वही होती है जो व्यापार की दुनिया में प्रभावी बैठकों को नियंत्रित करती है - एक एजेंडा के साथ आती है, समय पर रहती है, विषय पर रहती है और एक दूसरे की राय का सम्मान करती है। एक सफल मंत्रालय वर्ष के लिए टोन सेट करने के लिए अपनी अगली महिला मंत्रालय की बैठक में इन सिद्धांतों का अभ्यास करें।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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बैठक की कार्यसूची
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महिला मंत्रालय की नेतृत्व टीम
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समय सीमा
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मैदान के नियम
अपनी बैठक के लिए एक स्थान का चयन करें जो आपकी बैठक के आकार और उद्देश्य के अनुकूल हो। कॉफी की दुकानें और लाउंज तीन या चार के समूहों के लिए अच्छी तरह से अनुकूल हैं, जबकि सम्मेलन कक्ष छह से 12 या अधिक के समूहों के लिए अनुकूल हैं।
अपनी बैठक के लिए एक एजेंडा बनाएं जिसमें दो या तीन मुख्य बिंदु शामिल हों जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं। विषय पर चर्चा के लिए केवल महत्वपूर्ण व्यक्तियों को आमंत्रित करें। जानकारी के साथ लोगों को अपडेट करने के लिए बैठकों का उपयोग न करें। उसके लिए ईमेल, पत्र या फोन कॉल का उपयोग करें। निर्णय लेने के लिए बैठकों का उपयोग करें। इस बात पर विचार करें कि आपको अंकों को कवर करने के लिए कितना समय चाहिए और एक समय सीमा निर्धारित करें जो उन्हें अच्छी तरह से चर्चा करने के लिए पर्याप्त समय दे सके। पहले से तय कर लें कि आप प्रत्येक बिंदु पर कितना समय व्यतीत करेंगे।
दो सप्ताह पहले से आमंत्रित करने के लिए बैठक के स्थान को शुरू और समाप्त करने का समय दें, और पहले दिन एजेंडा वितरित करें ताकि मुख्य बिंदुओं पर चर्चा करने के लिए आमंत्रित लोग तैयार हों।
समय पर शुरू करके और मुख्य बिंदुओं के माध्यम से समूह को जोड़कर बैठक का नेतृत्व करें। अगले बिंदु पर जाने से पहले प्रत्येक विषय पर मजबूत बातचीत और एक निर्णय को प्रोत्साहित करें। बैठक की शुरुआत में जमीन के नियमों पर जाएं, जिसमें एक-दूसरे को सुनना और अपनी खुद से अलग राय का सम्मान करना शामिल है।
प्रत्येक मुख्य बिंदु के लिए पुन: निर्णय और कार्रवाई बिंदु उपस्थित लोगों को आवश्यक कार्य सौंपें और स्थगित करने से पहले उन कार्यों की समीक्षा करें। यदि किसी अनुवर्ती बैठक की आवश्यकता है, तो उस अगली बैठक की तारीख और समय को सभी के सामने रखने से पहले निर्धारित करें। बाद में, व्यक्तियों को नियत तारीखों के साथ असाइन किए गए कार्यों की एक सूची ईमेल या मेल करें।
