एक लाभ पर उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादों का उत्पादन और कानूनों और नियमों के दायरे में रहकर संचालन में निरंतरता की आवश्यकता होती है। कई कंपनियां मानक संचालन प्रक्रियाओं या एसओपी को स्थापित करके खुद की मदद करती हैं, जो महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को लागू करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करती हैं। एसओपी सटीकता और गुणवत्ता नियंत्रण सुनिश्चित करने में मदद करते हैं। वे कई कंपनियों और संगठनों में उपयोग किए जाते हैं, विशेष रूप से सरकार, विनिर्माण, अनुसंधान और विकास, प्रयोगशालाओं और शिक्षाविदों में। क्योंकि कंपनियों के भीतर अलग-अलग इकाइयों के पास असंख्य प्रक्रियाएं हैं, उन्हें प्रत्येक को अलग-अलग SOP की आवश्यकता होती है। तो यह एसओपी टेम्पलेट के साथ प्रत्येक इकाई के प्रमुखों को प्रदान करने में मददगार है, जो उन्हें अपनी प्रक्रिया और एसओजी मैनुअल लिखने के लिए शुरुआती बिंदु प्रदान करता है। SOP टेम्प्लेट सभी महत्वपूर्ण घटक प्रदान करते हैं जो प्रत्येक प्रक्रिया की जरूरत होती है।
यह निर्धारित करने के लिए कि किस प्रकार की प्रक्रिया को लिखने की आवश्यकता है, यह निर्धारित करने में एसओपी लेखकों का मार्गदर्शन करें। टेम्पलेट को उन निर्णयों की संख्या के आधार पर एक आसान निर्णय लेने वाला उपकरण प्रदान करना चाहिए जो प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए श्रमिकों द्वारा किए जाने चाहिए। सलाह है कि नियमित प्रक्रियाएं जो कम होती हैं, केवल कार्यकर्ता को कुछ निर्णय लेने की आवश्यकता होती है और इसे सरल चरणों के प्रारूप में लिखा जा सकता है। उदाहरण के लिए: A करें, फिर B, C. ध्यान दें कि कुछ प्रक्रियाओं की आवश्यकता वाली लंबी प्रक्रियाओं में एक पदानुक्रमित चरण प्रारूप का उपयोग किया जा सकता है, कार्यकर्ता को बता रहा है कि प्रक्रिया किस क्रम में होनी चाहिए, और अक्सर ऐसे विकल्प शामिल हैं जिन्हें पूरा करने के लिए प्रदर्शन किया जाना चाहिए। संपूर्ण कार्य। ऐसी प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए फ़्लोचार्ट या इन्फोग्राफिक्स के उदाहरण पेश करें जो जटिल, लंबी और कई निर्णय लेने की आवश्यकता होती हैं। उदाहरण के लिए: Do A. If "normal," do B, C and D. यदि "असामान्य," पुष्टि करने के लिए A दोहराएं और फिर E, F और G करें।
प्रत्येक प्रक्रिया लिखने के नट और बोल्ट का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, प्रत्येक प्रक्रिया का शीर्षक, उद्देश्य, कार्यक्षेत्र और प्रक्रिया को पूरा करने के तरीके और जिम्मेदारियाँ होनी चाहिए। शीर्षक प्रक्रियाओं के लिए एक समान नामकरण सम्मेलन का उपयोग करने के लिए एसओपी लेखकों को प्रोत्साहित करना या उनकी आवश्यकता होती है। प्रक्रिया के दायरे को निर्धारित करने के लिए उन्हें सलाह दें, जैसे कि प्रक्रिया किन परिस्थितियों में और कब लागू होती है। आप प्रत्येक प्रक्रिया का उपयोग नहीं करने पर भी वर्णन कर सकते हैं। विधियों और जिम्मेदारियों के अनुभाग में, प्रक्रिया को निष्पादित करने पर चरण-दर-चरण प्रोटोकॉल प्रदान करें। टेम्पलेट को क्रिया क्रियाओं के साथ सरल, छोटे वाक्यांश प्रदान करने चाहिए।
परिभाषाएँ और संसाधन आवश्यकताएँ प्रदान करें। प्रत्येक प्रक्रिया में एक खंड होना चाहिए जो दस्तावेज़ में इस्तेमाल की गई शर्तों को परिभाषित करता है और किसी भी परिवर्णी शब्द को वर्तनी देता है। इसके अलावा, यह कर्मचारियों को यह बताना चाहिए कि प्रक्रिया को पूरा करने के लिए उन्हें कौन से दस्तावेज़, उपकरण या अन्य सामग्री की आवश्यकता होगी। किसी भी अन्य संबंधित प्रक्रियाओं का संदर्भ दें जो नियोक्ताओं को समय से पहले प्रदर्शन करने की आवश्यकता होती है या कार्य को पूरा करने के लिए जागरूक होने की आवश्यकता होती है। अन्य महत्वपूर्ण घटकों को मत भूलना टेम्पलेट अवश्य होना चाहिए। इनमें प्रक्रिया के लिए प्रभावी तिथि और अंतिम तिथि प्रक्रिया शामिल थी।
टिप्स
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आपकी कंपनी के आधार पर, प्रक्रिया को पूरा करने के लिए प्राधिकरण के किस स्तर की आवश्यकता है, यह स्पष्ट करने के लिए एसओपी को एक सुरक्षा स्तर प्रदान करना भी महत्वपूर्ण हो सकता है। उन शर्तों का वर्णन करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें, जिसके तहत कर्मचारी मज़बूती से प्रक्रिया को सुरक्षित रूप से कर सकता है।
चेतावनी
हमेशा स्वास्थ्य और सुरक्षा या नियामक उल्लंघन पर मार्गदर्शन शामिल करें जहां उपयुक्त हो। टेम्पलेट में एक जगह प्रदान करें और इन संदेशों को बोल्डफेस या साइड-बॉक्सिंग जैसे महत्वपूर्ण चेतावनियों पर जोर देने के लिए तरीकों का उपयोग करें। वर्णन करें कि क्या होगा यदि प्रक्रिया का पालन नहीं किया जाता है या गलत तरीके से पालन किया जाता है, चाहे वह व्यक्तिगत चोट, जीवन की हानि, उपकरण को नुकसान, दोषपूर्ण उत्पादों, जुर्माना, मुकदमेबाजी या व्यवसाय बंद होने के परिणामस्वरूप हो।
