SOP टेम्पलेट कैसे बनायें

मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) एक संगठन के भीतर कर्मचारियों को लगातार मार्गदर्शन प्रदान करने का एक लोकप्रिय तरीका है। आदर्श रूप से, यदि आप किसी को सड़क से पकड़ लेते हैं, तो उस व्यक्ति को बिना एसओपी और आवश्यक उपकरण के कुछ भी कार्य पूरा करने में सक्षम होना चाहिए। किसी भी SOP पोर्टफोलियो का एक प्रमुख प्रारंभिक बिंदु स्थिरता के लिए एक SOP टेम्पलेट का निर्माण है। आपको किसी फैंसी सॉफ्टवेयर या कौशल की आवश्यकता नहीं है; आपको बस आवश्यक तत्वों को संतुलित करने की आवश्यकता है और आप क्या चाहते हैं कि टेम्पलेट कैसा दिखे।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कंप्यूटर

• वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर

एक नया शब्द संसाधन दस्तावेज़ खोलें। फ़ाइल को उस नाम से सहेजें जिसे आप अपने SOP टेम्पलेट के लिए उपयोग करना चाहते हैं और संस्करण नियंत्रण की तारीख। उदाहरण के लिए: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010"।

हेडर में एक टेबल डालें। इस तालिका में पंक्तियों और स्तंभों की संख्या आपके ऊपर है; ध्यान रखें कि आपको न्यूनतम, SOP नंबर, शीर्षक और अनुमोदन या दस्तावेज़ की प्रभावी तिथि के लिए एक सेल की आवश्यकता होगी। आप चाहें तो पेज नंबर और कंपनी के लोगो या नाम के लिए सेल का उपयोग भी कर सकते हैं। शीर्ष लेख में तालिका के बारे में अच्छी बात यह है कि जैसे ही आप पृष्ठ जोड़ते हैं, यह पूरे दस्तावेज़ में दोहराएगा।

दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर एक बड़ी तालिका डालें। इस तालिका में शीर्ष पर आपका एसओपी नंबर और शीर्षक होगा, इसके बाद प्रमुख कार्मिकों के हस्ताक्षर, जैसे कि दस्तावेज के लेखक और अनुमोदन करने वाले अधिकारियों के नाम, उनके नाम और हस्ताक्षर के साथ सेल होंगे। प्रत्येक सेल के लिए हेडिंग टाइप करें, जैसे कि टॉप सेल के लिए "एसओपी टाइटल", अगले सेल के लिए "एसओपी ऑथर" और उचित संख्या में सेल के लिए "क्यूए अप्रूवल"।

परिचय, जिम्मेदारियां, सामग्री और उपकरण (यदि लागू हो) और प्रक्रिया के लिए अनुभाग बनाएं। अन्य अनुभागों में शब्दावली, शब्द या उत्पाद शामिल हो सकते हैं। चूंकि यह एक टेम्प्लेट है, इसलिए यदि आप कई एसओपी लेखक होने की योजना बनाते हैं, तो आप प्रत्येक अनुभाग के लिए अपेक्षित एक वाक्य या दो को शामिल करना चाह सकते हैं।

अपने अनुभागों को प्रारूपित करें। एसओपी अनुभागों को प्रस्तुत करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक प्रत्येक अनुभाग के लिए एक लेटरिंग, नंबरिंग या संयोजन प्रणाली शुरू करना है। आप गोलियों और डैश का भी उपयोग कर सकते हैं। याद रखें, हालांकि, SOPs को चिट्ठी / संख्या द्वारा इंगित करना आसान है।अनुक्रम में प्रत्येक अनुक्रमणिका रेखा के लिए अनुक्रमण प्रारूप कैसा दिखना चाहिए, जैसे "ए, बी, सी"; "1, 2, 3"; या "ए 1, ए 2, ए 3, बी 1, बी 2, बी 3।"

टेम्पलेट के अंत में एक और दो टेबल्स डालें। तालिकाओं में से एक बाहरी संदर्भों को सूचीबद्ध करने के लिए या परिशिष्टों और रूपों के लिए होना चाहिए जो आप संस्करण परिवर्तनों के लिए एसओपी से संलग्न कर सकते हैं। दूसरी तालिका एसओपी के संस्करण के इतिहास और परिवर्तनों के लिए किसी भी कारण से दस्तावेज के लिए हो सकती है। ये टेबल्स नंबरिंग / लेटरिंग प्रारूप का उपयोग करना जारी रख सकते हैं जो बाकी टेम्पलेट का उपयोग करता है।

दस्तावेज़ को केवल-पढ़ने के लिए टेम्पलेट फ़ाइल के रूप में सहेजें। यह आपके टेम्पलेट को गलती से अधिलेखित होने पर उपयोगकर्ता को किसी अन्य नाम के तहत दस्तावेज़ को सहेजने के लिए बाध्य करने से रोकने में मदद करेगा यदि बदल गया है।

टिप्स

• अपने टेम्पलेट की बैक-अप कॉपी रखें।