एक कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल नए कर्मचारी प्रशिक्षण के साथ कई और उद्देश्यों को पूरा करता है। अच्छी तरह से निर्मित प्रशिक्षण मैनुअल लिखित प्रशिक्षण सामग्री प्रदान करते हैं, प्रमुख कर्मचारियों की अनुपस्थिति में विभागीय कार्यों को सक्षम करते हैं, नए कर्मचारियों को मूल्यवान जानकारी प्रदान करते हैं और कार्यस्थल नियमों और दिशानिर्देशों को संहिताबद्ध करते हैं। मानव संसाधन विभाग जो कर्मचारी प्रशिक्षण नियमावली विकसित करते हैं, उन्हें लिखित सामग्री के साथ कार्यस्थल उन्मुखीकरण और कर्मचारी प्रशिक्षण प्रदान करना भी आसान लगता है।
प्रशिक्षण सामग्री
कर्मचारी उन्मुखीकरण प्रदान करने वाली कंपनियां अक्सर एक प्रशिक्षण पुस्तिका के रूप में एक कर्मचारी हैंडबुक के साथ नई हायर प्रदान करती हैं। कर्मचारी की हैंडबुक में कार्यस्थल के नियम और दिशानिर्देश होते हैं जिनके साथ कर्मचारियों को परिचित होना चाहिए इससे पहले कि वे अपने काम के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को मान लें। कर्मचारी हैंडबुक में आमतौर पर पावती प्रपत्र होते हैं जिन्हें कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों की प्राप्ति और समझ को इंगित करने के लिए हस्ताक्षर करना चाहिए। हस्ताक्षरित फॉर्म प्रत्येक कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में डाल दिए जाते हैं और पूर्ण रोजगार रिकॉर्ड का हिस्सा बने रहते हैं। कर्मचारी प्रशिक्षण नियमावली या कर्मचारी हैंडबुक कर्मचारियों को कार्यस्थल के नियमों को सीखने के लिए बहुत आवश्यक समर्थन देते हैं और संदर्भ सामग्री के रूप में सेवा करते हैं, कंपनी की नीतियों के बारे में सवाल उठने चाहिए।
गुणवत्ता प्रबंधन
कई कार्य स्थलों वाले संगठन कार्यस्थल प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने के लिए कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल का उपयोग करते हैं। एक कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल जिसमें सर्वोत्तम प्रथाएं या अतीत की प्रथाएं सफल साबित होती हैं, उन नियोक्ताओं के लिए मूल्यवान है, जिनके पास एक विस्तृत भौगोलिक क्षेत्र में फैले हुए कार्य स्थल हैं। संगत प्रदर्शन और गुणवत्ता प्रबंधन के लिए कंपनी प्रक्रियाओं को मानकीकृत करना आवश्यक है।
पेपरलेस करने के लिए संक्रमण
जब एक कंपनी एक ऐसी कंपनी होने से संक्रमण करती है जो लिखित प्रलेखन पर निर्भर होती है जो कि प्रौद्योगिकी-चालित है, तो एक कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों के लिए मूल्यवान हो सकता है। उदाहरण के लिए, कंपनी की भर्ती प्रक्रियाओं को संहिताबद्ध करने के लिए जिम्मेदार एक मानव संसाधन सूचना प्रणाली विशेषज्ञ कंप्यूटर आधारित भर्ती और चयन प्रक्रिया को विकसित करने के लिए कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल को संदर्भित कर सकता है। कागज से कंप्यूटर-आधारित कार्यों में परिवर्तन करने वाली कंपनियां यह पा सकती हैं कि कर्मचारी प्रशिक्षण नियमावली जानकारी का एक बड़ा हिस्सा प्रदान करती है जिसे कंपनी के इंट्रानेट पर उपयोग के लिए वेब प्रारूप में परिवर्तित किया जा सकता है।
ऐतिहासिक संदर्भ
कंपनी की प्रक्रियाएं समय के साथ बदलती हैं; हालांकि, पिछली प्रथाओं का एक ऐतिहासिक रिकॉर्ड नई और अद्यतन प्रक्रियाओं के निर्माण के लिए एक अच्छी नींव हो सकता है। कर्मचारी प्रशिक्षण नियमावली जैसे लिखित रिकॉर्ड रखने वाले संगठनों के पास नई प्रक्रियाओं को तैयार करने और नई प्रक्रियाओं के प्रलेखन बनाने का एक आसान समय होता है। कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल ऐतिहासिक संदर्भ के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं।
प्रक्रिया नियमावली
कई कंपनियां कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल विकसित करती हैं जिसमें विशिष्ट नौकरी प्रक्रियाएं होती हैं। प्रक्रिया नियमावली नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और कर्मचारी नौकरी के कार्यों को बदलने के लिए आसान बनाती है। कुछ विभागों में विभाग या अनुभाग के भीतर हर स्थिति के लिए कर्मचारी मैनुअल होते हैं, और अन्य मैनुअल में एक मात्रा में सभी विभागीय प्रक्रियाओं का वर्णन होता है। इन नियमावली को विकसित करने में कर्मचारियों को काफी मदद मिलती है। वे एक कर्मचारी प्रशिक्षण मैनुअल के महत्व की सराहना करते हैं और विशिष्ट कार्य कार्यों के लिए चरणों का वर्णन करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं का प्रथम ज्ञान रखते हैं। कर्मचारी प्रशिक्षण नियमावली काम में आती है जब कोई कर्मचारी अनुपस्थित रहता है, छुट्टी पर या अन्यथा कार्य करने में असमर्थ होता है या किसी अन्य कर्मचारी को काम करने का तरीका बताता है।
